حقيبة تدريبية
إدارة المكاتب إلكترونيا
5 أيام، 25 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل "التمارين والحالات العملية" Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- نموذج تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم انفوجرافيك)
الهدف العام:
إكساب المشاركين الأسس المهنية المتقدمة لإدارة المكاتب والسكرتارية الحديثة، وتمكينهم من توظيف تطبيقات الحاسب الآلي ونظم المعلومات في إدارة الأعمال اليومية بكفاءة عالية، بما يسهم في تحسين جودة المخرجات، وتسريع تداول المعلومات، وتعزيز التحول نحو المكاتب الإلكترونية الذكية.
الأهداف التفصيلية:
- بنهاية الدورة يصبح المشارك قادراً على فهم طبيعة أعمال المكاتب الحديثة ومهام السكرتارية المتقدمة
- اكتساب مهارات السكرتير ومدير المكتب المحترف
- تنظيم الاجتماعات واللجان باستخدام جدول أعمال إلكتروني
- إدارة المراسلات والبريد الإلكتروني بكفاءة عالية
- تطبيق نظم الاتصال الإلكتروني الحديثة
- إتقان مهارات الكتابة الإدارية باستخدام الحاسب الآلي
- تطبيق مبادئ إدارة الوقت عبر التطبيقات الرقمية
- استخدام التقنيات الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات
- بناء قواعد بيانات مكتبية داعمة لاتخاذ القرار
الفئة المستهدفة:
- مدراء المكاتب
- العاملون في أقسام السكرتارية
- العاملين في الشؤون الإدارية والمالية والفنية
- موظفو العلاقات العامة والسجل العام
- الموظفون المرشحون أو المهيؤون للعمل في وظائف السكرتارية وإدارة المكاتب.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول: مدخل إلى الإدارة المكتبية ونظم المعلومات
الجلسة التدريبية الأولى: مفاهيم الإدارة المكتبية والسكرتارية الحديثة
- مفهوم الإدارة المكتبية وتطورها ودورها في المنظمات الحديثة
- العلاقة بين الإدارة المكتبية والسكرتارية التنفيذية
- طبيعة النشاط المكتبي ومكوناته الأساسية
- المقارنة بين السكرتارية العربية ونماذج السكرتارية في أوروبا واليابان
- الأدوار الحديثة لمدير المكتب في بيئة العمل الرقمية
الجلسة التدريبية الثانية: نظم المعلومات والاتصال الفعال في المكاتب
- مفهوم نظم المعلومات المكتبية ودورها في تحسين المخرجات
- بروتوكولات الاتصالات المعلوماتية داخل المؤسسات
- مبادئ الاتصال الفعال ومقوماته
- معوقات الاتصال في بيئة العمل المكتبي وسبل معالجتها
- مهارات مدراء المكاتب في إدارة الاتصال المؤسسي
اليوم التدريبي الثاني: جدول الأعمال والمراسلات الإلكترونية
الجلسة التدريبية الأولى: تنظيم المواعيد والاجتماعات إلكترونياً
- مهارات استقبال الزوار وإدارة واجهة المكتب
- تنظيم مواعيد الإدارة العليا باحترافية
- إدارة الاجتماعات واللجان ومتطلبات الاجتماع الفعال
- تبسيط إجراءات العمل المكتبي وتحسين التدفق الإداري
- التخطيط المسبق للاجتماعات وجدولة الأعمال
الجلسة التدريبية الثانية: تطبيقات Outlook في العمل المكتبي
- مفهوم الأجندة الإلكترونية وأهميتها
- إعداد الأجندة الإلكترونية باستخدام Outlook
- تنظيم الاجتماعات واللجان عبر Outlook
- إدارة البريد الإلكتروني باحترافية
- ضبط إعدادات Outlook بما يخدم العمل المؤسسي
اليوم التدريبي الثالث: الأرشفة والفهرسة الإلكترونية
الجلسة التدريبية الأولى: الأرشفة الإلكترونية وإدارة المراسلات
- مفهوم الأرشفة الإلكترونية وأهميتها
- إجراءات التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة
- متابعة البريد الوارد وضمان سرية المعلومات
- تقليل الاعتماد على الأعمال الورقية في المكاتب
- التحول من الأرشفة التقليدية إلى الأرشفة الرقمية
الجلسة التدريبية الثانية: الفهرسة واسترجاع المعلومات إلكترونياً
- أساليب التصنيف والترقيم في حفظ المعلومات
- مفاهيم الفهرسة المكتبية الحديثة
- طرق استرجاع المعلومات بسرعة ودقة
- إنشاء الفهارس الإلكترونية باستخدام MS Excel
- تطبيقات عملية على تنظيم المعلومات
اليوم التدريبي الرابع: النظم الحديثة لحفظ وتداول المستندات
الجلسة التدريبية الأولى: نظم الحفظ والتداول الإلكتروني
- مفهوم حفظ وتداول السجلات والمستندات
- طرق حفظ الملفات التقليدية والإلكترونية
- الحفظ المعتمد على الفهرسة والأنظمة الرقمية
- استخدام برمجيات الحاسب في إدارة الوثائق
- إدارة دورة حياة المستندات
الجلسة التدريبية الثانية: أمن المعلومات وسلامة الوثائق
- مستويات السرية في الوثائق المكتبية
- سياسات أمن وسلامة المعلومات
- إجراءات النسخ الاحتياطي للبيانات
- مخاطر الفيروسات والبرمجيات الخبيثة
- أساليب حماية البيانات في بيئة العمل المكتبي
اليوم التدريبي الخامس: قواعد البيانات والتحول إلى المكاتب الإلكترونية
الجلسة التدريبية الأولى: مفاهيم قواعد البيانات في المكاتب الحديثة
- مفهوم قواعد البيانات وأشكالها
- أهمية قواعد البيانات في دعم العمل المكتبي
- دور قواعد البيانات في تنظيم المعلومات
- متطلبات بناء قواعد بيانات مكتبية فعالة
- التحول إلى المكاتب الإلكترونية الذكية
الجلسة التدريبية الثانية: التطبيقات العملية وبناء قواعد البيانات
- التطبيق العملي على إعداد قواعد البيانات باستخدام MS Access
- تصميم الجداول والنماذج والاستعلامات
- ربط قواعد البيانات بالعمل المكتبي اليومي
- نماذج تطبيقية من بيئة العمل
- أنشطة جماعية وتقييم ختامي للدورة
