حقيبة تدريبية

دورة التخطيط والتنظيم والرقابة

Planning, Organizing and Administrative Control

5 أيام، 25 ساعة تدريبية

تتضمن الحقيبة الملفات التالية:

1. شرائح العرض PowerPoint
2. دليل المدرب Word
3. مذكرة المتدرب Word
4. أوراق العمل والحالات العملية Word
5. الاختبار القبلي والبعدي Word
6. الدليل التعريفي للحقيبة Word
7. استمارة تقييم دورة تدريبية Word

جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم إنفوجرافيك)

المقدمة:

تُعد وظائف التخطيط والتنظيم والرقابة منظومة إدارية مترابطة تمكّن المؤسسات من تحويل رؤيتها وأهدافها إلى نتائج قابلة للقياس. وفي ظل التحول الرقمي وتسارع المتغيرات، لم تعد كفاءة الإدارة تعتمد على إعداد الخطط والهياكل التقليدية فقط، بل أصبحت تتطلب التخطيط المرن، واستشراف السيناريوهات، وإدارة المخاطر، وتصميم العمليات، وبناء مؤشرات الأداء، واستخدام لوحات المتابعة والتحليلات الرقمية، تركز هذه الدورة على تزويد المشاركين بمنهجية عملية متكاملة تبدأ بتحليل البيئة وصياغة الأهداف، مروراً بتنظيم الموارد والصلاحيات والعمليات، وانتهاءً ببناء نظام رقابي حديث قائم على المخاطر والبيانات والشفافية والمساءلة. كما تتناول منظومة الرقابة في المملكة العربية السعودية، والقيم الإسلامية الحاكمة للمسؤولية والرقابة، والتطبيقات الحديثة للذكاء الاصطناعي في المتابعة والإنذار المبكر ودعم اتخاذ القرار.

الهدف العام:

تمكين المشاركين من تخطيط الأعمال وتنظيم الموارد والاختصاصات، وتصميم نظم رقابية حديثة قائمة على الأداء والمخاطر والبيانات، بما يضمن تحويل الأهداف الاستراتيجية إلى خطط قابلة للتنفيذ، ورفع كفاءة العمليات، واكتشاف الانحرافات ومعالجتها، وتعزيز الشفافية والمساءلة والتحسين المستمر.

الأهداف التفصيلية:

• التعرف على المفاهيم والاتجاهات الحديثة في التخطيط والتنظيم والرقابة وعلاقتها بالوظائف الإدارية الأخرى.
• إعداد الخطط الاستراتيجية والتشغيلية باستخدام أدوات التحليل والاستشراف وإدارة المخاطر.
• تصميم الهياكل والعمليات وتوزيع الاختصاصات والصلاحيات وفق متطلبات الكفاءة والمرونة.
• بناء مؤشرات أداء فعّالة ولوحات متابعة تدعم قياس الإنجاز واتخاذ القرارات.
• تطبيق مراحل الرقابة الإدارية وتصميم الضوابط الوقائية والكاشفة والتصحيحية القائمة على المخاطر.
• توظيف التقنيات الرقمية وتحليلات البيانات والذكاء الاصطناعي في المتابعة والرقابة والتحسين المستمر.

الفئة المستهدفة:

• المديرون والقادة في المؤسسات الحكومية والخاصة وغير الربحية.
• رؤساء الأقسام والوحدات الإدارية والمشرفون وقادة فرق العمل.
• العاملون في إدارات التخطيط الاستراتيجي وقياس الأداء والتميز المؤسسي.
• مسؤولو الرقابة الداخلية والمراجعة الداخلية والحوكمة والمخاطر والالتزام.
• مديرو المشاريع والعمليات والجودة والتطوير المؤسسي.
• الموظفون المرشحون لتولي المناصب الإدارية والقيادية.

المحاور التدريبية:

اليوم التدريبي الأول:

الجلسة الأولى: الأسس الحديثة للتخطيط الإداري والاستراتيجي

أهداف الجلسة:

• توضيح مفهوم التخطيط وأهميته ومستوياته.
• التمييز بين أنواع الخطط وعلاقتها بالأهداف المؤسسية.
• تحليل البيئة الداخلية والخارجية المؤثرة في التخطيط.

محاور الجلسة:

• مفهوم التخطيط الإداري وخصائص التخطيط الفعّال.
• العلاقة بين الرؤية والرسالة والقيم والأهداف الاستراتيجية.
• مستويات التخطيط: الاستراتيجي والتكتيكي والتشغيلي.
• أنواع الخطط وفق المدة والمستوى والوظيفة ودرجة المرونة.
• تحليل البيئة باستخدام أدوات PESTLE وSWOT وتحليل أصحاب المصلحة.
• أخطاء التخطيط الشائعة وأسباب تعثر الخطط المؤسسية.

الجلسة الثانية: بناء الخطط المرنة واستشراف المستقبل

أهداف الجلسة:

• صياغة أهداف قابلة للقياس والتنفيذ.
• تقييم البدائل واختيار المسار الأنسب.
• إعداد خطة تشغيلية مرنة مرتبطة بالمخاطر والموارد.

محاور الجلسة:

• مراحل التخطيط: التشخيص، تحديد الأهداف، توليد البدائل، التقييم والاختيار.
• صياغة الأهداف وفق SMART واستخدام الأهداف والنتائج الرئيسية OKRs.
• التخطيط بالسيناريوهات والاستشراف والاستعداد لحالات عدم اليقين.
• تحليل البدائل باستخدام مصفوفات القرار وتحليل التكلفة والمنفعة.
• دمج المخاطر والفرص والافتراضات في عملية التخطيط.
• ورشة عمل: إعداد خريطة استراتيجية وخطة تشغيلية أولية.

اليوم التدريبي الثاني:

الجلسة الأولى: تصميم التنظيم والهياكل الإدارية المرنة

أهداف الجلسة:

• التعرف على مبادئ وخطوات التنظيم الإداري.
• اختيار الهيكل التنظيمي الملائم لطبيعة المؤسسة.
• توزيع الأدوار والصلاحيات بصورة واضحة.

محاور الجلسة:

• مفهوم التنظيم الإداري وأهميته وعلاقته بالتخطيط.
• خطوات التنظيم: تحديد الأنشطة، تجميعها، توزيعها وتنسيقها.
• الهياكل الوظيفية والقطاعية والمصفوفية والشبكية والرشيقة.
• نطاق الإشراف والمستويات الإدارية والمركزية واللامركزية.
• تصميم الوظائف وتحديد الاختصاصات ومنع تداخل المسؤوليات.
• مصفوفة توزيع المسؤوليات RACI ومصفوفة الصلاحيات.

الجلسة الثانية: تنظيم العمليات والتفويض والتنسيق المؤسسي

أهداف الجلسة:

• تحليل العمليات وتبسيط إجراءات العمل.
• تطبيق التفويض الفعّال مع المحافظة على المساءلة.
• تحسين التنسيق وتدفق المعلومات بين الوحدات التنظيمية.

محاور الجلسة:

• تحليل العمليات ورسم خرائط تدفق العمل.
• إعادة هندسة الإجراءات والتخلص من الهدر والازدواجية.
• بناء الأدلة الإجرائية وإجراءات العمل القياسية SOPs.
• التفويض الإداري: مستوياته وشروطه ومعوقاته وضوابطه.
• تنظيم العلاقات الرأسية والأفقية وآليات التنسيق المؤسسي.
• ورشة عمل: إعادة تصميم عملية إدارية وتوزيع مسؤولياتها.

اليوم التدريبي الثالث:

الجلسة الأولى: برمجة الخطط وإدارة التنفيذ والمتابعة

أهداف الجلسة:

• تحويل الخطط إلى أنشطة ومبادرات قابلة للتنفيذ.
• جدولة الأعمال وتخصيص الموارد ومتابعة الإنجاز.
• التعامل المبكر مع مخاطر وتعثر التنفيذ.

محاور الجلسة:

• تحويل الأهداف إلى مبادرات ومشروعات وخطط عمل تنفيذية.
• تحديد الأولويات باستخدام مصفوفة الأهمية والاستعجال.
• جدولة الأعمال باستخدام مخططات جانت والمسار الحرج وPERT.
• تخطيط الموارد البشرية والمالية والتقنية وتقدير الاحتياجات.
• إعداد سجل المخاطر وخطط الاستجابة والطوارئ والاستمرارية.
• آليات المتابعة الدورية واجتماعات مراجعة الإنجاز.

الجلسة الثانية: قياس الأداء وبناء لوحات المتابعة الذكية

أهداف الجلسة:

• تصميم مؤشرات أداء مرتبطة بالأهداف.
• تحليل الفجوات والانحرافات في الأداء.
• بناء لوحة متابعة تدعم اتخاذ القرارات.

محاور الجلسة:

• مفهوم قياس الأداء ودوره في التخطيط والرقابة.
• تصميم مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs وبطاقات تعريف المؤشرات.
• المؤشرات القائدة واللاحقة ومؤشرات الكفاءة والفاعلية والجودة.
• الربط بين مؤشرات الأداء والأهداف والنتائج الرئيسية والموازنات.
• لوحات المعلومات والتقارير البصرية وتحليل الاتجاهات.
• ورشة عمل: تصميم بطاقة أداء ولوحة متابعة لوحدة إدارية.

اليوم التدريبي الرابع:

الجلسة الأولى: الرقابة الإدارية الحديثة ومراحلها وأدواتها

أهداف الجلسة:

• توضيح مفهوم الرقابة الإدارية ومبادئها ومجالاتها.
• تطبيق المراحل الأساسية للعملية الرقابية.
• اختيار الأدوات الرقابية المناسبة لطبيعة النشاط.

محاور الجلسة:

• تطور الرقابة من التفتيش التقليدي إلى الرقابة على الأداء والمخاطر.
• أهداف الرقابة وعلاقتها بالتخطيط والتنظيم والتوجيه واتخاذ القرار.
• أنواع الرقابة: الوقائية والمتزامنة واللاحقة والتصحيحية.
• مصادر الرقابة: الذاتية والداخلية والخارجية.
• مراحل الرقابة: وضع المعايير، القياس، المقارنة، تحليل الانحراف والتصحيح.
• القيم الإسلامية للرقابة: الأمانة والمساءلة والشفافية والرقابة الذاتية.

الجلسة الثانية: الرقابة الداخلية وإدارة المخاطر والالتزام

أهداف الجلسة:

• التعرف على الأطر الحديثة للرقابة وإدارة المخاطر.
• تصميم ضوابط رقابية تتناسب مع مستوى المخاطر.
• تعزيز التكامل بين الإدارة والمخاطر والالتزام والمراجعة الداخلية.

محاور الجلسة:

• مكونات الرقابة الداخلية وفق إطار COSO.
• إدارة المخاطر وفق ISO 31000 وربطها بالأهداف والعمليات.
• نموذج الخطوط الثلاثة وتوزيع أدوار الحوكمة والتأكيد.
• نظام إدارة الالتزام وفق ISO 37301 وقياس فاعليته وفق ISO 37302.
• تصميم الضوابط الوقائية والكاشفة والتصحيحية واختبار فاعليتها.
• المعايير العالمية للمراجعة الداخلية ودورها في تعزيز الحوكمة.

اليوم التدريبي الخامس:

الجلسة الأولى: منظومة الرقابة والمساءلة في المملكة العربية السعودية

أهداف الجلسة:

• التعرف على مكونات المنظومة الرقابية السعودية.
• توضيح أدوار الجهات ذات العلاقة بالرقابة والمساءلة.
• تعزيز المسؤولية الإدارية وأخلاقيات الوظيفة العامة.

محاور الجلسة:

• مبادئ النزاهة والشفافية والمساءلة في الأجهزة الحكومية السعودية.
• اختصاصات هيئة الرقابة ومكافحة الفساد «نزاهة».
• دور الديوان العام للمحاسبة في الرقابة المالية والرقابة على الأداء.
• دور ديوان المظالم في القضاء الإداري والرقابة القضائية.
• دور هيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية في رفع كفاءة الإنفاق والمتابعة.
• وحدات المراجعة الداخلية والمسؤولية الإدارية والتعامل مع البلاغات والمخالفات.

الجلسة الثانية: الرقابة الرقمية والتطبيق المتكامل للدورة الإدارية

أهداف الجلسة:

• توظيف الأدوات الرقمية في الرقابة والمتابعة المستمرة.
• إدراك فرص ومخاطر استخدام الذكاء الاصطناعي في الرقابة.
• بناء نموذج متكامل يربط التخطيط والتنظيم والرقابة.

محاور الجلسة:

• الرقابة الرقمية والأتمتة ومسارات الاعتماد وسجلات التدقيق الإلكترونية.
• استخدام تحليلات البيانات في اكتشاف الانحرافات والأنماط غير الطبيعية.
• تطبيقات الذكاء الاصطناعي في التنبؤ والإنذار المبكر وإعداد التقارير.
• حوكمة البيانات وجودتها وخصوصيتها والأمن السيبراني في النظم الرقابية.
• الإجراءات التصحيحية وتحليل الأسباب الجذرية والتحسين المستمر وفق PDCA.
• المشروع الختامي: تصميم منظومة متكاملة للتخطيط والتنظيم والرقابة.