حقيبة تدريبية

دورة حفظ وإدارة الوثائق إلكترونيا

Electronic Document Preservation and Management

5 أيام، 25 ساعة تدريبية

تتضمن الحقيبة الملفات التالية:

1. شرائح العرض Power Point
2. دليل المدرب Word
3. مذكرة المتدرب Word
4. أوراق العمل Word
5. الدليل التعريفي للحقيبة Word
6. الاختبار القبلي والبعدي Word
7. استمارة تقييم دورة تدريبية Word

جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم إنفورافيك)

مقدمة:

أصبحت الإدارة الإلكترونية للوثائق والسجلات ضرورة أساسية لضمان سرعة الوصول إلى المعلومات، وحماية الذاكرة المؤسسية، وتحسين كفاءة الأعمال، وتقليل الاعتماد على المعاملات الورقية. ولم تعد إدارة الوثائق تقتصر على حفظ الملفات، بل أصبحت منظومة متكاملة تشمل إنشاء الوثيقة، وتصنيفها وفهرستها، وضبط تداولها، وتحديد صلاحيات الوصول إليها، وحمايتها، والاحتفاظ بها، ثم إتلافها أو ترحيلها إلى الأرشيف وفق ضوابط معتمدة.

تركز هذه الدورة على تزويد المشاركين بالمعارف والمهارات العملية اللازمة لبناء منظومة حديثة لإدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية، وتطبيق تقنيات المسح الضوئي والتعرف البصري على النصوص، وإعداد خطط التصنيف والفهرسة ومدد الاستبقاء، وإدارة سير العمل والمراسلات الإلكترونية، وحماية الوثائق من الفقد والتلاعب والوصول غير المصرح به. كما تتناول الدورة تطبيقات الحوسبة السحابية والذكاء الاصطناعي في تصنيف الوثائق واستخراج بياناتها واسترجاعها، وفق أفضل الممارسات والمعايير المهنية ذات العلاقة.

الهدف العام:

تمكين المشاركين من تصميم وتشغيل وتطوير منظومة متكاملة لحفظ وإدارة الوثائق والسجلات إلكترونياً، بما يضمن تنظيمها وفهرستها وسهولة استرجاعها، وضبط دورة حياتها، وحماية سريتها وسلامتها، وتحقيق الامتثال للسياسات والتشريعات والمعايير المهنية.

الأهداف التفصيلية:

بنهاية الدورة سيكون المشارك قادراً على:

• توضيح المفاهيم الحديثة لإدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية وأهميتها المؤسسية.
• تحليل دورة حياة الوثيقة منذ إنشائها وحتى ترحيلها أو إتلافها.
• إعداد خطط تصنيف وترميز وفهرسة متوافقة مع طبيعة أعمال المؤسسة.
• تطبيق إجراءات التحويل الرقمي والمسح الضوئي وضبط جودة الوثائق الرقمية.
• استخدام البيانات الوصفية وتقنيات البحث للوصول السريع والدقيق إلى الوثائق.
• إدارة المراسلات والوثائق المتداولة من خلال مسارات العمل الإلكترونية.
• إعداد جداول مدد الاستبقاء وإجراءات الترحيل والإتلاف المنظم للوثائق.
• تطبيق ضوابط أمن المعلومات والصلاحيات والنسخ الاحتياطي واستمرارية الأعمال.
• تقييم واختيار نظام إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية المناسب.
• توظيف تطبيقات الذكاء الاصطناعي في تصنيف الوثائق واستخراج البيانات واسترجاع المعلومات.

الفئة المستهدفة:

• مديرو وموظفو إدارات الوثائق والمحفوظات والأرشيف.
• مديرو المكاتب وموظفو السكرتارية التنفيذية.
• موظفو السجلات العامة والمراسلات الإدارية.
• العاملون في الشؤون الإدارية والمالية والقانونية والفنية.
• مسؤولو التحول الرقمي وتقنية المعلومات.
• مسؤولو الجودة والحوكمة والامتثال وإدارة المخاطر.
• مسؤولو أمن المعلومات وحماية البيانات.
• العاملون في العلاقات العامة وخدمة المتعاملين.
• جميع المهتمين بحفظ الوثائق وفهرستها وإدارتها إلكترونياً.

المحاور التدريبية:

اليوم الأول: الأسس الحديثة لإدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية

الجلسة الأولى: مدخل إلى إدارة الوثائق والمعلومات المؤسسية

أهداف الجلسة:

• التعرف على المفاهيم الأساسية لإدارة الوثائق والسجلات.
• التمييز بين الوثيقة والسجل والملف والأرشيف.
• إدراك القيمة الإدارية والقانونية والتاريخية للوثائق.

محاور الجلسة:

• مفهوم الوثائق والسجلات والمحفوظات الإلكترونية.
• الفرق بين إدارة الوثائق وإدارة السجلات وإدارة المحتوى المؤسسي.
• أنواع الوثائق الورقية والرقمية وتصنيفاتها الأساسية.
• أهمية الوثائق في اتخاذ القرار وحفظ الحقوق والذاكرة المؤسسية.
• خصائص الوثيقة الموثوقة: الأصالة، السلامة، الموثوقية، وقابلية الاستخدام.
• المعايير والمبادئ المهنية المنظمة لإدارة الوثائق والسجلات.

الجلسة الثانية: دورة حياة الوثيقة والحوكمة المؤسسية

أهداف الجلسة:

• تحليل مراحل دورة حياة الوثائق.
• تحديد المسؤوليات التنظيمية المرتبطة بإدارة الوثائق.
• إعداد إطار أولي لحوكمة الوثائق الإلكترونية.

محاور الجلسة:

• مراحل إنشاء الوثيقة واستلامها وتسجيلها واستخدامها وحفظها.
• الوثائق النشطة وشبه النشطة وغير النشطة.
• تحديد ملكية الوثائق والمسؤوليات والصلاحيات المؤسسية.
• إعداد سياسة إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية.
• الأدوار والمسؤوليات: المنشئ، المستخدم، مسؤول الوثائق، ومدير النظام.
• مخاطر ضعف إدارة الوثائق وآثارها التشغيلية والقانونية.

اليوم الثاني: التصنيف والفهرسة والتحويل الرقمي

الجلسة الأولى: بناء خطط التصنيف والترميز والفهرسة

أهداف الجلسة:

• إعداد خطة تصنيف وظيفية للوثائق.
• تطبيق أساليب الترميز والترقيم المناسبة.
• تصميم بيانات وصفية تدعم البحث والاسترجاع.

محاور الجلسة:

• مفهوم التصنيف الوظيفي والموضوعي والهيكلي للوثائق.
• بناء شجرة الملفات والمجلدات الإلكترونية.
• تصميم نظام الترميز والترقيم الموحد للوثائق.
• قواعد تسمية الملفات وإدارة المجلدات والإصدارات.
• إعداد حقول البيانات الوصفية Metadata.
• إعداد أدوات الفهرسة والكلمات المفتاحية ومكانز المصطلحات.

الجلسة الثانية: التحويل الرقمي والمسح الضوئي وضبط الجودة

أهداف الجلسة:

• تخطيط مشروع تحويل الوثائق الورقية إلى صيغة رقمية.
• تطبيق متطلبات المسح الضوئي والفهرسة.
• التحقق من جودة وسلامة الوثائق الرقمية.

محاور الجلسة:

• مراحل مشروع التحويل الرقمي وتحديد الأولويات.
• تجهيز الوثائق الورقية قبل المسح الضوئي.
• اختيار أجهزة المسح والدقة والألوان وصيغ الملفات المناسبة.
• تقنيات التعرف البصري على النصوص OCR واستخراج البيانات.
• فهرسة الوثائق الممسوحة وربطها بالبيانات الوصفية.
• ضبط الجودة والتحقق من الوضوح والاكتمال وعدم التكرار.

اليوم الثالث: أنظمة إدارة الوثائق والمراسلات الإلكترونية

الجلسة الأولى: نظم إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية

أهداف الجلسة:

• التعرف على مكونات نظم إدارة الوثائق الإلكترونية.
• تحديد المتطلبات الوظيفية والتقنية للنظام.
• تقييم الأنظمة واختيار الحل الملائم للمؤسسة.

محاور الجلسة:

• مفهوم نظام إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية EDRMS.
• المكونات والوظائف الأساسية لنظام إدارة الوثائق.
• إنشاء الوثائق وتسجيلها وحفظها والبحث عنها.
• التحكم في إصدارات الوثائق وتتبع التعديلات.
• التكامل مع البريد الإلكتروني والأنظمة الإدارية الأخرى.
• معايير تقييم واختيار نظام إدارة الوثائق المناسب.

الجلسة الثانية: إدارة المراسلات وسير العمل الإلكتروني

أهداف الجلسة:

• تنظيم المراسلات الواردة والصادرة إلكترونياً.
• تصميم مسارات اعتماد ومتابعة الوثائق.
• تطبيق التوقيع الإلكتروني ومسارات العمل الرقمية.

محاور الجلسة:

• تسجيل وتصنيف المراسلات الواردة والصادرة.
• تحويل البريد الإلكتروني إلى سجل مؤسسي معتمد.
• تصميم مسارات العمل الإلكترونية Workflow.
• الإحالة والمتابعة والتنبيه وضبط مدد الإنجاز.
• التوقيع الإلكتروني والتحقق من هوية المعتمدين.
• إعداد تقارير متابعة المعاملات وقياس مستوى الإنجاز.

اليوم الرابع: الاسترجاع والاستبقاء والأمن والحماية

الجلسة الأولى: البحث والاسترجاع وإدارة مدد الاستبقاء

أهداف الجلسة:

• استخدام تقنيات البحث المتقدم واسترجاع الوثائق.
• تحديد مدد الاحتفاظ بالوثائق والسجلات.
• تطبيق إجراءات الترحيل والإتلاف المنظم.

محاور الجلسة:

• أساليب البحث البسيط والمتقدم والبحث في النصوص الكاملة.
• استرجاع الوثائق باستخدام التصنيف والبيانات الوصفية.
• مفهوم جداول مدد الاستبقاء Retention Schedules.
• تحديد القيمة الإدارية والمالية والقانونية والتاريخية للوثائق.
• إجراءات الترحيل إلى الحفظ الوسيط أو الأرشيف الدائم.
• الإتلاف الآمن للوثائق وتوثيق قرارات الإتلاف.

الجلسة الثانية: أمن الوثائق والنسخ الاحتياطي واستمرارية الأعمال

أهداف الجلسة:

• تحديد المخاطر التي تهدد الوثائق الإلكترونية.
• تطبيق صلاحيات الوصول والحماية المناسبة.
• إعداد إجراءات النسخ الاحتياطي والتعافي من الكوارث.

محاور الجلسة:

• مخاطر الفقد والتلف والتلاعب والتسريب والوصول غير المصرح به.
• تصنيف الوثائق حسب درجات الحساسية والسرية.
• إدارة المستخدمين والأدوار وصلاحيات الوصول.
• التشفير والتوقيع الرقمي وسجلات التدقيق Audit Trails.
• استراتيجيات النسخ الاحتياطي والاستعادة واختبار النسخ.
• استمرارية الأعمال والتعافي من الكوارث وحماية الأرشيف الإلكتروني.

اليوم الخامس: التقنيات الذكية وبناء منظومة إدارة الوثائق

الجلسة الأولى: الحوسبة السحابية والذكاء الاصطناعي في إدارة الوثائق

أهداف الجلسة:

• التعرف على تطبيقات التقنيات الحديثة في إدارة الوثائق.
• توظيف الذكاء الاصطناعي في التصنيف والاستخراج والاسترجاع.
• تقييم مخاطر وفرص استخدام الحلول السحابية.

محاور الجلسة:

• إدارة الوثائق باستخدام الحوسبة السحابية.
• التصنيف والفهرسة الآلية للوثائق باستخدام الذكاء الاصطناعي.
• الاستخراج الذكي للبيانات من النماذج والفواتير والمراسلات.
• البحث الدلالي والتعرف الذكي على محتوى الوثائق.
• اكتشاف التكرار والأخطاء والبيانات الحساسة داخل الوثائق.
• ضوابط الخصوصية والحوكمة والمراجعة البشرية لمخرجات الذكاء الاصطناعي.

الجلسة الثانية: تصميم مشروع متكامل لإدارة الوثائق الإلكترونية

أهداف الجلسة:

• تقييم الوضع الحالي لإدارة الوثائق في المؤسسة.
• إعداد خطة تنفيذ عملية للتحول إلى الإدارة الإلكترونية.
• تصميم نموذج أولي لمنظومة إدارة الوثائق.

محاور الجلسة:

• تحليل الوضع الراهن وحصر أنواع الوثائق ومصادرها.
• تحديد الفجوات والمخاطر والأولويات والمتطلبات.
• إعداد سياسة وخطة تصنيف وجدول مدد استبقاء.
• تصميم إجراءات التحويل الرقمي ومسارات العمل والصلاحيات.
• إعداد خطة التنفيذ والتدريب وإدارة التغيير.
• تحديد مؤشرات الأداء وقياس جودة وكفاءة منظومة الوثائق.

الأساليب التدريبية:

• العروض التفاعلية والمناقشات الموجهة.
• التمارين الفردية والجماعية.
• دراسة حالات واقعية.
• تطبيقات على التصنيف والفهرسة والترميز.
• محاكاة مسارات المراسلات والاعتمادات الإلكترونية.
• ورشة تصميم مشروع متكامل لإدارة الوثائق.
• الاختبار القبلي والبعدي وقياس التحسن المعرفي.

التطبيقات العملية المقترحة:

• إعداد شجرة تصنيف للوثائق الإدارية.
• تصميم نموذج فهرسة وبيانات وصفية.
• وضع قواعد موحدة لتسمية الملفات الإلكترونية.
• إعداد جدول مدد استبقاء لعينة من الوثائق.
• تصميم مصفوفة صلاحيات الوصول إلى الوثائق.
• تقييم نموذج لنظام إدارة وثائق إلكتروني.
• إعداد خطة مختصرة للتحول من الأرشيف الورقي إلى الإلكتروني.