حقيبة تدريبية
بناء وإدارة المجموعات الرقمية بالمكتبات ومراكز المعلومات
5 أيام 25 ساعة
الهدف العام:
- تمكين المشاركين من اكتساب المهارات اللازمة لبناء وإدارة المجموعات الرقمية في المكتبات ومراكز المعلومات، من خلال التعرف على أحدث الممارسات والتقنيات في الأرشفة الإلكترونية، وإدارة الوثائق، وحماية البيانات، وتنظيم واسترجاع الملفات والمحتوى الرقمي بكفاءة واحترافية.
الأهداف التفصيلية:
- تنمية مهارات المشاركين في تصميم وتنفيذ أنظمة الأرشفة الرقمية وفهرسة الوثائق.
- تعريف المتدربين بأحدث نظم إدارة الوثائق والمحفوظات الرقمية.
- تمكين المشاركين من بناء أنظمة حفظ واسترجاع إلكترونية متكاملة.
- رفع كفاءة العاملين في تطبيق مفاهيم الحماية والأمن المعلوماتي في بيئة الأرشفة الرقمية.
- إكساب المشاركين القدرة على تحليل احتياجات الأرشفة وتصميم حلول تقنية مناسبة للمؤسسات.
- تدريب المشاركين على التعامل مع أهم البرمجيات الداعمة لإدارة الوثائق والمحتوى الرقمي.
- تطوير قدرات المتدربين في إعداد جداول استيفاء الوثائق ومراحل التنظيم الفني للأرشيف.
الفئة المستهدفة:
- العاملون في المكتبات ومراكز المعلومات.
- موظفو الأرشيف والتوثيق في الجهات الحكومية والخاصة.
- مديرو المكاتب، والإدارات والسجلات والمحفوظات.
- العاملون في إدارات تنظيم المعلومات والاتصال الخارجي والنشر العلمي.
- المختصون في نظم إدارة الجودة ومراقبة الوثائق.
- مسؤولو التحول الرقمي وحوكمة البيانات في المؤسسات التعليمية والإدارية.
المحاور التدريبية:
اليوم الأول: التحول الرقمي في المكتبات وإدارة الأرشفة الإلكترونية
الجلسة الأولى: مفهوم المجموعات الرقمية وأهمية التحول الرقمي
- مفهوم المكتبة والمجموعة الرقمية
- الفرق بين الأرشيف التقليدي والإلكتروني
- أهمية التحول الرقمي في حفظ وإدارة المعلومات
- التحديات التقنية والتنظيمية للتحول الرقمي
- الإطار المؤسسي لإدارة المعلومات الرقمية
الجلسة الثانية: الإدارة الإلكترونية ونظم الأرشفة الحديثة
- مفهوم الإدارة الإلكترونية وأهدافها
- عناصر الإدارة الإلكترونية ودورها في تطوير بيئة العمل
- مزايا الأرشفة الإلكترونية في المؤسسات
- المعوقات التي تواجه تطبيق نظم الأرشفة الرقمية
- المكونات الأساسية لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية
اليوم الثاني: الفهرسة الرقمية وتنظيم الملفات الإلكترونية
الجلسة الأولى: أسس التصنيف والفهرسة الإلكترونية
- مبادئ الفهرسة الرقمية وأهميتها في استرجاع المعلومات
- طرق التصنيف وفهرسة الملفات والمستندات
- أدوات ومعايير الفهرسة في البيئة الرقمية
- تنظيم البيانات الوصفية (Metadata) للمجموعات الرقمية
الجلسة الثانية: التنظيم الفني وإدارة الملفات الرقمية
- متطلبات بيئة الأرشفة الإلكترونية
- خصائص الأرشفة الرقمية الفعالة
- الحماية من الأخطار الإلكترونية
- برامج الأرشفة الرقمية الشائعة واستخداماتها
- أسس صيانة الملفات والنسخ الاحتياطي الدوري
اليوم الثالث: نظم إدارة الوثائق الرقمية وتطبيقاتها التقنية
الجلسة الأولى: إدارة الوثائق الإلكترونية وبرامج الحفظ
- مفهوم نظم إدارة الوثائق (DMS)
- مكونات النظام ووظائفه الأساسية
- التعامل مع البرمجيات الجاهزة والمصممة خصيصاً
- إدارة المستندات ذات الطبيعة السرية
- تحديد الصلاحيات والمستويات الإدارية لتداول الوثائق
الجلسة الثانية: تطبيقات عملية في إدارة الوثائق الرقمية
- تطبيقات Excel وAccess في الحفظ والفهرسة
- استخدام Outlook في المراسلات وأرشفة البريد الإلكتروني
- استخدام Acrobat في إدارة الملفات والمحفوظات
- تطبيق عملي على بناء قاعدة بيانات للأرشيف المؤسسي
- بناء نظام متكامل للتوثيق والفهرسة الإلكترونية
اليوم الرابع: حفظ واسترجاع الوثائق في البيئة الرقمية
الجلسة الأولى: المفاهيم الأساسية لحفظ الوثائق
- تعريف المحفوظات ومسار تداولها
- شروط حفظ الوثائق والملفات
- معايير اختيار معدات وأدوات الحفظ
- النماذج الأساسية لتوثيق العمليات الأرشيفية
- التنظيم الفني للمحفوظات
الجلسة الثانية: استرجاع الوثائق الرقمية وكشافات البحث
- مفهوم استرجاع الوثائق والملفات
- أساليب بناء الكشافات والفهارس الإلكترونية
- تصميم دليل المحتويات للمحفوظات الرقمية
- أدوات البحث الذكية في أنظمة الأرشفة
- تقييم جودة عمليات الاسترجاع
اليوم الخامس: الإعداد لبناء أرشيف رقمي متكامل
الجلسة الأولى: مراحل بناء الأرشيف المؤسسي
- التصنيف والترميز والترتيب والفهرسة
- مراحل إدارة الأرشيف الثلاث
- المفهوم الحديث للأرشيف الإلكتروني
- تشخيص واقع الوثائق في المؤسسة
- إعداد جداول مدد استيفاء الوثائق
الجلسة الثانية: التطبيق العملي وإدارة أمن المعلومات
- بناء خطة الأرشفة الرقمية الشاملة
- تحديد الهيكل التنظيمي للأرشيف
- إجراءات الأمان والحماية والتخزين الاحتياطي
- التقييم الدوري لأنظمة الأرشفة
- دراسة حالة: نموذج تطبيقي لمكتبة رقمية متكاملة
