حقيبة تدريبية
بناء وإدارة المجموعات الرقمية بالمكتبات ومراكز المعلومات
5 أيام 25 ساعة
مقدمة:
عَرًف الكثير من المتخصصين في علم المكتبات الرقمية Digital Library بأنها المكتبة التي تملك مصادر إلكترونية محوسبة فقط، ولا تستخدم مصادر تقليدية مطبوعة بغض النظر عن أن تكون متاحة على الإنترنت أو لا. وربما كان أشهر تعريف للمكتبة الرقمية هو أنها مجموعات منظمة من المعلومات الرقمية، ويجمع هذا التعريف بين تنظيم المعلومات وجمعها، تلك العمليات التي تقوم بها المكتبات ودور الأرشيف التقليدية، ولكن مع عملية التمثيل الرقمي digital representation التي غدت ممكنةً بواسطة الحاسبات.
حيث يهدف هذا البرنامج إلى تزويد المشاركين بمفاهيم وقضايا أساسية في مجال برامج الأرشفة وإدارة الوثائق المتكاملة وأهميتها وتقنياتها في مجال التصنيف والحفظ والمداولة والسرية. وكذلك تأهيلهم بمهارات متقدمة في استخدام الحاسب والتقنيات الإلكترونية لاستحداث نظم الفهرسة والأرشفة وكذلك مهارات حمايتها وكذلك إتلافها.
وتعتبر حلول “الأرشفة وإدارة السجلات إلكترونياً “من اهم التقنيات التي تساعد المؤسسات في مواجهة هذه المتطلبات والتقليل من تخزين الورق ومخاطر تلف الأوراق، والحد من التكلفة. وتستخدم نظم إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية في متابعة وتخزين الوثائق الإلكترونية أو صور عن الوثائق الورقية والاحتفاظ بإصدارات متعددة منها. ويعتبر نظام إدارة الوثائق جزءاً من أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي المتعلقة بإدارة الأصول الرقمية والوثائق المصورة ونظم سير العمل ونظام إدارة السجلات.
أهداف البرنامج:
- تنمية مهارات المشاركين في مجال التوثيق والفهرسة والمهارات اللازمة لحفظ وتأمين واسترجاع الوثائق والمستندات إلكترونياً.
- تنمية مهارات المشاركين في التعامل مع تطبيقات الحاسبات الآلية واستخداماتها في مجال حفظ واسترجاع وإدارة وتداول الوثائق والمستندات.
- تنمية مهارات المشاركين في مجال تقنيات الاسترجاع والوسائل اللغوية المساعدة على الاسترجاع.
- تزويد المتدربين بالأساليب المتبعة في عمليات تأمين وحماية الأرشيف الإلكتروني.
- التعرف على أهمية الوثائق والمعلومات وكيفية حفظها.
- التعرف على طرق تصنيف الوثائق / المستندات وتبويبها وسهولة استرجاعها.
- إنشاء نظام للملفات والمعلومات وفهرس كامل لمستندات المؤسسة.
المحاور الرئيسية:
اليوم الأول: الأرشفة الإلكترونية
- الإدارة الإلكترونية.
- عناصر الإدارة الإليكترونية.
- اهم فوائد ومزايا الأرشفة الإلكترونية.
- اهم المعوقات والتحديات التي تحد من تطبيق الأرشفة الإلكترونية.
- نظم الأرشفة الإلكترونية.
- مميزات نظام إدارة وأرشفة الوثائق.
- المعايير التي تحدد ما هو أفضل تطبيق لإدارة الوثائق.
- المكونات الأساسية لإدارة الوثائق
اليوم الثاني: الأرشفة الإلكترونية وتنظيم الملفات
- طرق التصنيف والفهرسة.
- متطلبات الأرشفة الإلكترونية.
- خصائص الأرشفة الإلكترونية.
- طرق صيانة الملفات.
- البيئة الحديثة الخاصة بالأرشفة.
- الحماية من الأخطار الإلكترونية.
- أهم برامج الأرشفة الإلكترونية.
اليوم الثالث: نظم إدارة الوثائق
- التعامل مع البرمجيات الجاهزة.
- معرفة طرق الحفظ الإلكتروني وطرق تحويل المعلومات إلكترونياً.
- التعامل مع البرامج المصممة والبرمجيات الجاهزة والمستندات ذات الطبيعة السرية والخاصة.
- عناصر الأمن والحماية للمعلومات والقدرة على توفيرها.
- طرق حماية وحفظ المستندات السرية وكذلك تحديد المستويات الإدارية التي يحق لها تداول المستندات.
- استخدامات EXCEL لتسهيل الحفظ والاسترجاع.
- استخدامات Outlook في المراسلات الإلكترونية.
- استخدامات Access في بناء قواعد البيانات.
- استخدامات Acrobatفي الأرشفة والحفظ.
- تطبيقات في الأرشيف وتدفق الإعمال.
بناء نظام للتوثيق والحفظ والفهرسة
- إنشاء نظام حفظ مناسبا للمنظمة.
- تنظيم وإدارة الوثائق الإلكترونية.
- النظم الإلكترونية لإدارة الوثائق.
- إدارة أنظمة الأرشفة الإلكترونية الفرعية.
- أمن المعلومات والحفظ الاحتياطي.
اليوم الرابع: المفاهيم الأساسية لنظم حفظ واسترجاع الوثائق والملفات
- التحديات التي تواجه مجتمع الأعمال الحديث.
- تعريف المحفوظات والمسارات التي تسلكه عبر تداولها.
- مفهوم حفظ المحفوظات وتعريف أماكن الحفظ.
- شروط أحكام الوثائق والملفات.
- أهم التوجيهات الخاصة بالمحفوظات.
- أهم معايير اختيار معدات الحفظ الملائمة.
- التنظيم الفني للمحفوظات.
- مجموعة النماذج الاسترشادية في بطاقة تداول المحفوظات:
- نموذج فهرس دليل المحفوظات.
- نموذج فهرس محتويات ملف.
- نموذج بطاقة تعريف وعاء الحفظ.
- نموذج بطاقة تعريف وعاء الحفظ.
- نموذج بطاقة إحالة محفوظة.
- استرجاع الوثائق والملفات.
- مفهوم استرجاع الوثائق والملفات.
- إعداد الكشافات في تنظيم استرجاع الوثائق.
اليوم الخامس: الإعداد لبناء الأرشيف
- التصنيف – الترميز – الترتيب – الفهرسة.
- المراحل الثلاثة لإدارة الأرشيف.
- المفهوم التقليدي والمفهوم الحديث للأرشيف.
- الإعداد لبناء الأرشيف.
- تحديد محتويات الأرشيف.
- تشخيص واقع الوثائق.
- جداول مدد استيفاء الوثائق.
- مراحل التنظيم الفني للوثائق:
- المرحلة الأولى: التصنيف.
- المرحلة الثانية: الترميز (التكوير).
- المرحلة الثالثة: الترتيب.
- المرحلة الرابعة: الفهرسة.
الفئة المستهدفة:
- القائمون والمعنيون بحفظ المستندات والأرشيف بالأعمال الكتابية وأعمال السكرتارية التنفيذية والإدارية والعاملين بأرشيفات المصالح الحكومية والشركات الخاصة ومديرو المكاتب والإدارات والسجلات والأرشيف والتوثيق والعاملون في إدارات تنظيم المعلومات والاتصال الخارجي والنشر والتبادل العلمي والثقافي ومنسقو المعلومات بين الجهات المعنية.
- العاملون في أقسام المحفوظات والوثائق ومراكز المعلومات.
- رؤساء أقسام إدارة الموارد البشرية وشؤون العاملين.
- العاملون في نظم إدارة الجودة ومراقبي الوثائق.
