حقيبة تدريبية
الأرشفة الالكترونية وإدارة الوثائق
5 أيام 25 ساعة
المقدمة:
أحدثت المعلوماتية ونظم الاتصالات الإلكترونية في وقتنا المعاصر ثورة حقيقة وانقلابا جذريا على الأساليب التقليدية في معالجة المعلومات والوثائق والملفات وحفظها وتداولها، بناء على المفاهيم الجديدة والتقنيات المتقدمة في عملية الأرشفة وحفظ المستندات والوثائق والملفات، بما سيلزم المؤسسات والوزارات والشركات والمكاتب الحكومية والأهلية على اختلافها، التحول إلى استخدام الحاسب والبرمجيات المتخصصة في حفظ المستندات والوثائق والمراسلات، وهذا ما سيحاول البرنامج توضيحه وتهيئة المشاركين له. حيث يهدف هذا البرنامج إلى تزويد المشاركين بمفاهيم وقضايا أساسية في مجال برامج الأرشفة وإدارة الوثائق المتكاملة وأهميتها وتقنياتها في مجال التصنيف والحفظ والمداولة والسرية. وكذلك تأهيلهم بمهارات متقدمة في استخدام الحاسب والتقنيات الإلكترونية لاستحداث نظم الفهرسة والأرشفة وكذلك مهارات حمايتها وكذلك إتلافها.
وتعتبر حلول "الأرشفة وإدارة السجلات إلكترونياً "من اهم التقنيات التي تساعد المؤسسات في مواجهة هذه المتطلبات والتقليل من تخزين الورق ومخاطر تلف الأوراق، والحد من التكلفة. وتستخدم نظم إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية في متابعة وتخزين الوثائق الإلكترونية أو صور عن الوثائق الورقية والاحتفاظ بإصدارات متعددة منها. ويعتبر نظام إدارة الوثائق جزءاً من أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي المتعلقة بإدارة الأصول الرقمية والوثائق المصورة ونظم سير العمل ونظام إدارة السجلات.
الهدف العام:
- إثراء المشاركين بالمفاهيم للإدارة والأرشفة الالكترونية وإدارة الوثائق.
الأهداف التفصيلية:
في نهاية البرنامج يتوقع أن يكون المتدرب قادراً على:
- دراسة الارشفة الالكترونية.
- دراسة تعريف التوثيق الالكتروني.
- التعرف على الوسائط التي يتم التوثيق عليها.
- تحديد متطلبات التوثيق الالكتروني.
- إبراز المشاكل المتعلقة بالمعلومات المدونة على الورق.
- اكتشاف الأهداف الرئيسية للتوثيق الإلكتروني.
- الاطلاع على اساسيات الارشفة الالكترونية.
- توضيح الإعداد لبناء الأرشيف.
- اكتشاف إدارة وأرشفة رسائل البريد الالكتروني.
- التعرف على امن وسرية المعلومات.
- التمكن من انشاء قاعدة بيانات جديدة.
- التعرف على جوجل درايف.
- الاطلاع على واجهة جوجل درايف وطريقة عرض الملفات.
- توضيح اعدادات جوجل درايف وكيفية مشاركة الملفات.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول:
الجلسة التدريبية الأولى: الارشفة الالكترونية
- الادارة الالكترونية (مفهومها- أهدافها، أساسها، فوائدها).
- مفهوم الأرشفة.
- مراحل التخطيط للأرشفة الإلكترونية.
- المراحل التنفيذية للأرشفة الالكترونية.
- الجهات المستفيدة من الأرشفة الالكترونية.
- اهداف الأرشفة الالكترونية.
- خصائص الارشفة الالكترونية.
الجلسة التدريبية الثانية: اساسيات الارشفة الالكترونية
- مميزات الارشفة الالكترونية.
- سلبيات الارشفة الالكترونية.
- اهم الصعوبات التي تواجه الارشفة الالكترونية وكيفية التغلب عليها.
- الاسباب التي دعت إلى ظهور الارشفة الالكترونية.
- وظائف الارشفة الالكترونية.
- متطلبات عملية الأرشفة الالكترونية.
- المقارنة بين الأرشيف التقليدي والأرشيف الإلكتروني.
اليوم التدريبي الثاني:
الجلسة التدريبية الأولى: الإعداد لبناء الأرشيف
- التصنيف.
- الترميز.
- الفهارس.
- تنظيم عمليات الحفظ.
الجلسة التدريبية الثانية: التوثيق الالكتروني
- تعريف التوثيق الالكتروني.
- الوسائط التي يتم التوثيق عليها.
- متطلبات التوثيق الالكتروني.
- المشاكل المتعلقة بالمعلومات المدونة على الورق.
- الأهداف الرئيسية للتوثيق الإلكتروني.
اليوم التدريبي الثالث:
الجلسة التدريبية الأولى: إدارة وأرشفة رسائل البريد الالكتروني
- البريد الالكتروني.
- شكل وتكوين رسالة البريد الالكتروني.
- مميزات وعيوب البريد الالكتروني.
- رسائل البريد الالكتروني الرسمية.
- إدارة رسائل البريد الالكتروني.
- أرشفة رسائل البريد الالكتروني.
الجلسة التدريبية الثانية: امن وسرية المعلومات
- عناصر امن المعلومات.
- منطلقات خطة حماية المعلومات.
- اتجاه المخاطر والاعتداءات في بيئة المعلومات.
- عمليات المعلومات الرئيسية المتصلة بأمن المعلومات.
- تحديد المخاطر ونقاط الضعف.
- ماهي وسائل الامن التقنية.
- وسائل الامن الشائعة.
اليوم التدريبي الربع:
الجلسة التدريبية الأولى: انشاء قاعدة بيانات جديدة
- التعرف على صفحة الشروع في استخدام Microsoft office access.
- انشاء قاعدة بيانات باستخدام قالب.
- انشاء قاعدة بيانات بدون استخدام قالب.
- انشاء قاعدة بيانات فارغة.
- إضافة جدول.
- نسخ بيانات من مصدر أخر الي جدول في Access.
- استيراد بيانات من مصدر اخر أو الحاقها أو الارتباط بها.
- فتح قاعدة بيانات access موجودة.
الجلسة التدريبية الثانية: جوجل درايف
- خطوات إنشاء حساب جيميل في Google.
- ما هو جوجل درايف؟
- ما هي خدمة التخزين السحابي؟
- ما هو الفرق بين خدمة التخزين السحابي ومواقع رفع الملفات؟
- 35 ميزة في خدمة التخزين السحابي Google Drive للحصول على أقصى استفادة.
اليوم التدريبي الخامس:
الجلسة التدريبية الأولى: واجهة جوجل درايف وطريقة عرض الملفات
- طريقة استخدام جوجل درايف جوجل درايف خطوة بخطوة.
- البحث في جوجل درايف.
- طريقة عرض الملفات.
- الحفظ التلقائي AutoSave.
- مراجعة التاريخ Revision History.
- واجهة جوجل درايف.
الجلسة التدريبية الثانية: اعدادات جوجل درايف ومشاركة الملفات
- مشاركة الملفات.
- مشاركة جداول Google Sheets.
- مشاركة عرض Google Slides.
- مشاركة مستند Google Docs.
- الإعدادات.
- حذفت شيئًا وتريد استرداده في جوجل درايف.
- الخروج من جوجل درايف.
الفئة المستهدفة:
القائمون والمعنيون بحفظ المستندات والأرشيف بالأعمال الكتابية وأعمال السكرتارية التنفيذية والإدارية والعاملين بأرشيفات المصالح الحكومية والشركات الخاصة ومديرو المكاتب والإدارات والسجلات والأرشيف والتوثيق والعاملون في إدارات تنظيم المعلومات والاتصال الخارجي والنشر والتبادل العلمي والثقافي ومنسقو المعلومات بين الجهات المعنية.
- العاملون في أقسام المحفوظات والوثائق ومراكز المعلومات.
- رؤساء أقسام إدارة الموارد البشرية وشؤون العاملين.
- العاملون في نظم ادارة الجود
