حقيبة تدريبية

دورة الاتجاهات الحديثة في تنظيم وإدارة المعارض والمؤتمرات الدولية

Modern Trends in Organizing and Managing International Exhibitions and Conferences

5 أيام، 25 ساعة تدريبية

تتضمن الحقيبة الملفات التالية:

1. شرائح العرض PowerPoint
2. دليل المدرب Word
3. مذكرة المتدرب Word
4. أوراق العمل «التمارين والحالات العملية» Word
5. الاختبار القبلي والبعدي Word
6. الدليل التعريفي للحقيبة Word
7. نموذج تقييم دورة تدريبية Word

جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم إنفوجرافيك)

المقدمة:

أصبحت صناعة المعارض والمؤتمرات الدولية منظومة متكاملة تجمع بين التخطيط الاستراتيجي، وإدارة المشروعات، وتصميم تجربة الحضور، والبروتوكول الدولي، والتسويق الرقمي، وإدارة الرعاة والعارضين والمتحدثين، والإنتاج التقني، والاستدامة وإدارة المخاطر. ولم يعد نجاح الفعالية يقاس بعدد الحضور فقط، بل بقدرتها على تحقيق أهدافها، وصناعة تجربة ذات قيمة، وتوليد العلاقات والفرص، وتعزيز السمعة المؤسسية، وتحقيق عائد قابل للقياس، وقد أحدث التحول الرقمي والذكاء الاصطناعي تغيرات كبيرة في هذه الصناعة، من خلال منصات إدارة الفعاليات والتسجيل الذكي، وتخصيص تجربة الحضور، والمطابقة بين المشاركين، والترجمة الفورية، والمساعدات الافتراضية، وتحليل البيانات والتنبؤ بالإقبال وقياس الأثر. وتتناول الدورة أحدث الممارسات الدولية لتنظيم المعارض والمؤتمرات الحضورية والافتراضية والهجينة، مع الالتزام بالاستدامة والشمول والأمن السيبراني والاستخدام المسؤول للذكاء الاصطناعي.

الهدف العام:

تمكين المشاركين من تخطيط وتصميم وتنظيم وتسويق وتنفيذ المعارض والمؤتمرات الدولية باحترافية، وتوظيف التقنيات الرقمية والذكاء الاصطناعي في تحسين تجربة المشاركين وكفاءة العمليات وقياس النتائج، وفق أفضل الممارسات والمعايير الدولية.

الأهداف التفصيلية:

يتوقع في نهاية الدورة أن يكون المشاركون قادرين على:

• تحليل الاتجاهات الحديثة ودورة حياة المعارض والمؤتمرات الدولية.
• إعداد خطة متكاملة للفعالية تشمل النطاق والميزانية والجدول واللجان والمخاطر.
• تصميم تجربة حضورية ورقمية وهجينة مبتكرة وشاملة لمختلف فئات المشاركين.
• إدارة التسويق والرعاية والعارضين والمتحدثين والمراسم والبروتوكول الدولي.
• توظيف منصات إدارة الفعاليات والتحليلات والذكاء الاصطناعي بصورة آمنة ومسؤولة.
• إدارة التنفيذ وقياس رضا المشاركين والعائد والأثر واستخلاص فرص التحسين.

الفئة المستهدفة:

• مديرو ومنظمو المعارض والمؤتمرات والفعاليات.
• العاملون في إدارات العلاقات العامة والاتصال المؤسسي والمراسم والبروتوكول.
• مسؤولو التسويق والرعاية والإعلام وإدارة المحتوى.
• العاملون في قطاعات السياحة والضيافة ومراكز المعارض والمؤتمرات.
• أعضاء اللجان التنظيمية ومديرو المشروعات والمبادرات.
• العاملون في الجهات الحكومية والخاصة والمنظمات الدولية وغير الربحية.

المحاور التدريبية:

اليوم التدريبي الأول: صناعة الفعاليات والتخطيط الاستراتيجي

الجلسة الأولى: الاتجاهات الحديثة في صناعة المعارض والمؤتمرات

أهداف الجلسة:

• توضيح المفاهيم والمكونات الأساسية لصناعة الفعاليات الدولية.
• استشراف الاتجاهات التقنية والتنظيمية المؤثرة في مستقبل الصناعة.

محاور الجلسة:

• مفهوم الفعالية والفرق بين المؤتمر والمعرض والملتقى والمنتدى والقمة.
• دورة حياة الفعالية: ما قبل الحدث وأثناءه وما بعده.
• أهمية الفعاليات في تحقيق الأهداف الاقتصادية والتسويقية والمؤسسية.
• الفعاليات الحضورية والافتراضية والهجينة ومجالات استخدام كل منها.
• الاتجاهات الحديثة: التخصيص، والتفاعل، والاستدامة، والفعاليات الممتدة طوال العام.
• تأثير الذكاء الاصطناعي والتقنيات الغامرة في مستقبل المعارض والمؤتمرات.

الجلسة الثانية: التخطيط المتكامل للفعالية الدولية

أهداف الجلسة:

• تحويل فكرة الفعالية إلى خطة قابلة للتنفيذ والقياس.
• تحديد نطاق المشروع والميزانية والحوكمة والمسؤوليات.

محاور الجلسة:

• إعداد مبررات الفعالية وتحديد الرؤية والأهداف والنتائج المستهدفة.
• تحليل أصحاب المصلحة والجمهور وبناء شخصيات المشاركين.
• تحديد النطاق والمخرجات وهيكل تجزئة العمل والجدول الزمني.
• تشكيل اللجان وفرق العمل وتوزيع المسؤوليات باستخدام مصفوفة RACI.
• إعداد الميزانية وتقدير الإيرادات والتكاليف والتدفقات النقدية.
• تحديد مؤشرات النجاح وإعداد لوحة متابعة تنفيذية للفعالية.

اليوم التدريبي الثاني: تصميم التجربة والتحول الرقمي والذكاء الاصطناعي

الجلسة الأولى: التصميم الإبداعي لتجربة المشاركين

أهداف الجلسة:

• تصميم رحلة متكاملة للمشارك والعارض والمتحدث والضيف.
• تطوير محتوى وتجارب تفاعلية ومبتكرة وشاملة.

محاور الجلسة:

• رسم رحلة المشارك من الاكتشاف والتسجيل حتى المتابعة بعد الفعالية.
• تصميم الهوية والموضوع الإبداعي والسرد العام للحدث.
• بناء البرنامج وتوزيع الجلسات وإدارة المسارات والمحتوى.
• تصميم مساحات المعرض والأجنحة ومناطق التواصل وتجارب العلامة التجارية.
• توظيف الألعاب والتصويت والتحديات والتجارب الغامرة في رفع التفاعل.
• تصميم تجربة شاملة تراعي اللغة والثقافة وإمكانية الوصول لذوي الإعاقة.

الجلسة الثانية: تقنيات إدارة الفعاليات وتطبيقات الذكاء الاصطناعي

أهداف الجلسة:

• اختيار التقنيات المناسبة لإدارة الفعالية وتحسين تجربة الحضور.
• تطبيق الذكاء الاصطناعي مع إدارة مخاطره وحماية البيانات.

محاور الجلسة:

• منصات إدارة الفعاليات والتسجيل والتذاكر وإدارة علاقات الحضور CRM.
• تطبيقات الهواتف والشارات الذكية ورموز QR وتقنيات RFID وتتبع التدفق.
• تقنيات البث والإنتاج السمعي والبصري وإدارة الفعاليات الهجينة.
• تطبيقات الذكاء الاصطناعي في التخطيط والمحتوى والتخصيص والمطابقة والترجمة.
• المساعدات الافتراضية وروبوتات المحادثة وتحليل المشاعر والتنبؤ بالإقبال.
• حوكمة البيانات والخصوصية والأمن السيبراني والتحقق البشري من مخرجات الذكاء الاصطناعي.

اليوم التدريبي الثالث: التسويق والرعاية وإدارة الأطراف المشاركة

الجلسة الأولى: التسويق الرقمي والاتصال الدولي للفعالية

أهداف الجلسة:

• إعداد خطة تسويقية واتصالية متكاملة للفعالية.
• استخدام البيانات والأتمتة في استقطاب الجمهور وتحسين التحويل.

محاور الجلسة:

• بناء العلامة التجارية للفعالية وصياغة القيمة المقدمة للجمهور.
• تقسيم الجمهور وتحديد الأسواق والقنوات المحلية والدولية.
• التسويق بالمحتوى والبريد الإلكتروني ومحركات البحث ومنصات التواصل.
• استخدام الأتمتة والذكاء الاصطناعي في تخصيص الرسائل والحملات.
• إدارة العلاقات الإعلامية والمؤثرين والتغطية الصحفية والبث المباشر.
• قياس الوصول والتفاعل والتسجيل والتحويل وتحسين الحملات رقمياً.

الجلسة الثانية: إدارة الرعاة والعارضين والمتحدثين

أهداف الجلسة:

• بناء عروض رعاية جاذبة وقابلة للقياس.
• إدارة دورة مشاركة العارضين والمتحدثين من الاستقطاب إلى التقييم.

محاور الجلسة:

• تحليل احتياجات الرعاة وإعداد عرض القيمة وملف الرعاية.
• تصميم باقات الرعاية وتسعيرها وتحديد الحقوق والمزايا والعقود.
• استقطاب العارضين وتسعير المساحات وتوزيع الأجنحة.
• إعداد دليل العارض وإدارة الطلبات والخدمات والمواعيد.
• اختيار المتحدثين والتواصل والتعاقد والإحاطة والتدريب الفني.
• تقنيات التقاط العملاء المحتملين والمطابقة الذكية وقياس عائد الرعاة والعارضين.

اليوم التدريبي الرابع: البروتوكول والعمليات اللوجستية والاستدامة

الجلسة الأولى: المراسم والبروتوكول في الفعاليات الدولية

أهداف الجلسة:

• تطبيق قواعد الإتيكيت والبروتوكول في المناسبات الرسمية والدولية.
• إدارة الضيوف والوفود والمراسلات الرسمية باحترافية.

محاور الجلسة:

• مفهوم الإتيكيت والبروتوكول والفرق بينهما وتطبيقاتهما الحديثة.
• الانطباع الأول والصورة الذهنية والذكاء الثقافي في التعامل الدولي.
• قواعد المصافحة والتقديم والتعارف والحديث والإصغاء.
• بروتوكول الدعوات الرسمية وقوائم الضيوف وتأكيد الحضور RSVP.
• الأسبقية والجلوس والأعلام والأناشيد واستقبال كبار الشخصيات والوفود.
• صياغة المراسلات الرسمية والدبلوماسية وبروتوكول البريد الإلكتروني والاتصال الرقمي.

الجلسة الثانية: اللوجستيات والسلامة والاستدامة

أهداف الجلسة:

• تخطيط العمليات اللوجستية وإدارة الموردين والمواقع.
• تطبيق متطلبات السلامة والاستدامة واستمرارية الفعالية.

محاور الجلسة:

• اختيار الوجهة والموقع والحصول على التراخيص والتصاريح والتأمينات.
• تصميم المساحات ومسارات الدخول والخروج والحشود واللافتات الإرشادية.
• إدارة السفر والتأشيرات والإقامة والنقل والضيافة وخدمات الطعام.
• اختيار الموردين والتعاقد معهم ومتابعة اتفاقيات مستوى الخدمة والجودة.
• إدارة مخاطر السلامة والأمن والطوارئ والأزمات وخطط استمرارية الفعالية.
• استدامة الفعاليات وفق ISO 20121:2024 وإدارة الطاقة والنفايات والكربون والإرث المجتمعي.

اليوم التدريبي الخامس: التنفيذ وقياس العائد والتحسين المستمر

الجلسة الأولى: إدارة فرق العمل والتنفيذ أثناء الفعالية

أهداف الجلسة:

• تنسيق فرق العمل واللجان والموردين خلال التنفيذ.
• إدارة التشغيل الفعلي والتعامل السريع مع المشكلات والمتغيرات.

محاور الجلسة:

• الهيكل التنظيمي للفعالية وأدوار اللجان والفرق والمتطوعين.
• إعداد جدول التشغيل التفصيلي Run of Show وقوائم التحقق.
• غرفة العمليات والاتصال الميداني ومسارات الإبلاغ والتصعيد.
• تدريب الفرق والمتطوعين وإجراء البروفات والاختبارات التقنية.
• إدارة المتحدثين والضيوف والعارضين والإعلام خلال يوم الفعالية.
• متابعة جودة الخدمة وتجربة الحضور وتنفيذ خطط الطوارئ والبدائل.

الجلسة الثانية: تقييم الفعالية وقياس العائد والتطبيق العملي

أهداف الجلسة:

• قياس نتائج الفعالية وتحويل البيانات إلى قرارات تطويرية.
• إعداد مشروع متكامل لتنظيم معرض أو مؤتمر دولي.

محاور الجلسة:

• الإغلاق المالي والتعاقدي وتسوية الالتزامات مع الموردين والشركاء.
• قياس رضا المشاركين وتجربة الحضور وصافي نقاط الترويج NPS.
• قياس العائد على الاستثمار ROI والعائد على الأهداف ROO والأثر.
• تحليل بيانات التسجيل والحضور والتفاعل والعملاء المحتملين والتغطية الإعلامية.
• استخدام الذكاء الاصطناعي في تحليل النتائج وإعداد التقارير واستخلاص الأنماط.
• تطبيق عملي متكامل: تصميم خطة معرض أو مؤتمر دولي وعرضها وتقييمها.