حقيبة تدريبية
دورة الأساليب الحديثة في عمليات الشراء وتقييم أداء الموردين
Modern Purchasing Methods and Supplier Performance Evaluation
5 أيام، 25 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل "التمارين والحالات العملية" Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- نموذج تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل "تصميم إنفوجرافيك"
المقدمة:
ترتبط كفاءة عمليات الشراء بوضوح الاحتياجات، وجودة بيانات الأصناف والموردين، وسلامة الإجراءات، ومتابعة نتائج التوريد. ويتطلب تطوير هذه العمليات تقييم الموردين قبل التعاقد، ثم قياس أدائهم الفعلي ومناقشة النتائج معهم لتحقيق التحسين المستمر، تركز الحقيبة على تطوير دورة الشراء من تخطيط الاحتياجات إلى الاستلام والدفع، وبناء نظام موضوعي لتقييم أداء الموردين، مع توظيف الأنظمة الرقمية والتحليلات والذكاء الاصطناعي في دعم القرارات وتحسين الرقابة.
الهدف العام:
تمكين المشاركين من تخطيط وتنفيذ وضبط عمليات الشراء باستخدام الأساليب الحديثة والأدوات الرقمية، وتصميم نظام متكامل لتقييم أداء الموردين وإدارة مخاطرهم وتطويرهم، بما يحقق جودة التوريد وكفاءة التكلفة واستمرارية الإمداد.
الأهداف التفصيلية:
بنهاية الدورة، يُتوقع أن يكون المشارك قادرًا على:
- تنظيم مسؤوليات المشتريات وتحديد علاقتها بالإدارات الأخرى.
- تحليل الاحتياجات والإنفاق وإعداد خطة مشتريات قابلة للتنفيذ.
- تطوير بيانات الأصناف والموردين وتحسين جودتها.
- اختيار أسلوب الشراء المناسب وتطبيق ضوابطه.
- تقييم الموردين وتأهيلهم قبل التعاقد.
- مقارنة العروض على أساس الجودة والتكلفة والمخاطر.
- متابعة أوامر الشراء والاستلام والفحص والمرتجعات والمدفوعات.
- تصميم مؤشرات وبطاقات لتقييم أداء الموردين.
- تحليل أسباب ضعف الأداء وإعداد خطط تصحيحية.
- تقييم مخاطر الموردين ووضع بدائل لاستمرارية التوريد.
- استخدام التحليلات والذكاء الاصطناعي لدعم المتابعة والتقييم.
- إعداد خطة لتحسين عمليات الشراء وأداء الموردين.
الفئة المستهدفة:
- مديرو ورؤساء أقسام المشتريات والعاملون فيها.
- مسؤولو التوريد وسلاسل الإمداد والعلاقات مع الموردين.
- مسؤولو العقود ومتابعة أوامر الشراء.
- العاملون في المخازن والاستلام والفحص والجودة.
- المختصون الماليون والرقابيون المرتبطون بعمليات الشراء.
- مسؤولو المشاريع والتشغيل المعنيون بتقييم الموردين.
- المرشحون لشغل وظائف المشتريات والتوريد.
المنهجية التدريبية:
- مناقشات تفاعلية واستبيانات لتشخيص الممارسات الحالية.
- دراسات حالة من مؤسسات إنتاجية وخدمية.
- تمارين فردية وجماعية لتحليل الاحتياجات والعروض.
- محاكاة عمليات الشراء واجتماعات مراجعة أداء الموردين.
- تطبيقات باستخدام Excel، وعروض توضيحية للوحات Power BI.
- تطبيقات للذكاء الاصطناعي باستخدام بيانات افتراضية أو غير سرية.
- مشروع ختامي يجمع تطوير إجراءات الشراء وتقييم الموردين.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول: تنظيم عمليات الشراء وتخطيط الاحتياجات
الجلسة الأولى: الإدارة الحديثة للمشتريات وحوكمة الإجراءات
أهداف الجلسة:
- تحديد دور المشتريات في تحقيق أهداف المؤسسة.
- توزيع المسؤوليات ومنع التداخل والازدواجية.
- تحديد ضوابط الرقابة على دورة الشراء.
محاور الجلسة:
- مفهوم الشراء الحديث والقيمة المضافة لإدارة المشتريات.
- الهيكل التنظيمي والعلاقة بالمخازن والمالية والجودة والجهات المستفيدة.
- مصفوفة المسؤوليات «RACI» والصلاحيات وفصل المهام.
- السياسات والإجراءات ومستويات اعتماد الطلبات.
- النزاهة وتعارض المصالح والتعامل المهني مع الموردين.
- مخاطر تجزئة الطلبات والشراء غير المعتمد وتجاوز العقود.
- تطبيق عملي: رسم دورة الشراء وتحديد مسؤوليات الإدارات ونقاط الرقابة.
الجلسة الثانية: تحليل الاحتياجات والإنفاق وإعداد خطة المشتريات
أهداف الجلسة:
- التحقق من الاحتياجات وربطها بالمخزون وخطط التشغيل.
- تحليل الإنفاق لتحديد أولويات الشراء.
- إعداد خطة مشتريات بجدول زمني وموازنة تقديرية.
محاور الجلسة:
- مراجعة الاحتياجات والمخزون والطلبات والعقود القائمة.
- تحليل الاستهلاك ومدد التوريد والطلبات الطارئة.
- تصنيف المشتريات بحسب القيمة والأهمية ومخاطر التوريد.
- تجميع الاحتياجات وتوحيد الأصناف والمواصفات.
- بناء قاعدة بيانات للأصناف والموردين ومنع تكرار السجلات.
- إعداد الخطة السنوية ومتابعة الانحرافات عن الموازنة والجدول الزمني.
- تطبيق عملي باستخدام Excel: تحليل إنفاق وإعداد خطة مشتريات مختصرة.
اليوم التدريبي الثاني: اختيار أساليب الشراء وتأهيل الموردين
الجلسة الأولى: أساليب الشراء والدورة الرقمية للطلبات
أهداف الجلسة:
- اختيار أسلوب شراء مناسب للاحتياج والسوق.
- إعداد طلب شراء واضح ومستوفٍ للموافقات.
- تحديد فرص رقمنة الإجراءات وأتمتتها.
محاور الجلسة:
- إعداد طلب الشراء والمواصفات والكميات ومواعيد الاحتياج.
- طلب المعلومات «RFI» وطلب عرض السعر «RFQ» وطلب المقترحات «RFP».
- المنافسات والشراء المباشر والشراء الطارئ والنثري وضوابطها.
- الاتفاقيات الإطارية والكتالوجات الإلكترونية وأوامر الشراء المتكررة.
- المزادات العكسية الإلكترونية ومدى ملاءمتها للأصناف القابلة للمقارنة.
- مسارات الموافقة الإلكترونية والتكامل مع نظم تخطيط الموارد «ERP».
- أتمتة المهام المتكررة مع توثيق الاستثناءات والصلاحيات.
- تطبيق عملي: اختيار أسلوب شراء وتصميم مسار اعتماد رقمي لطلبه.
الجلسة الثانية: البحث عن الموردين والتقييم المسبق والتأهيل
أهداف الجلسة:
- تحديد مصادر توريد مناسبة.
- تطبيق معايير موضوعية لتأهيل الموردين.
- التمييز بين التأهيل المسبق وتقييم الأداء بعد التوريد.
محاور الجلسة:
- البحث السوقي وبناء قائمة الموردين المحتملين.
- تقييم القدرة الفنية والطاقة الإنتاجية والخبرة والملاءة المالية.
- التحقق من نظم الجودة والتراخيص والمراجع والمستندات.
- استبيانات التأهيل والزيارات الميدانية وفحص العينات.
- متطلبات الاستدامة وحماية البيانات بحسب طبيعة التوريد.
- تحديد شروط القبول ومعايير المفاضلة وتوثيق نتائج التأهيل.
- تحديث سجل الموردين ومراجعة صلاحية بياناتهم.
- تطبيق عملي: إعداد نموذج تأهيل ومقارنة ثلاثة موردين افتراضيين.
اليوم التدريبي الثالث: تقييم العروض وتنفيذ أوامر الشراء
الجلسة الأولى: مقارنة العروض والتفاوض وتحقيق القيمة
أهداف الجلسة:
- مقارنة العروض وفق الاحتياج ومعايير معلنة.
- تحليل التكلفة الكلية بدل الاكتفاء بالسعر.
- إعداد موقف تفاوضي يستند إلى البيانات.
محاور الجلسة:
- فحص مطابقة العروض للمواصفات وشروط التوريد.
- التمييز بين معايير القبول ومعايير المفاضلة.
- مصفوفة التقييم الفني والمالي والأوزان المعتمدة.
- التكلفة الكلية للملكية: النقل والتشغيل والصيانة والمرتجعات.
- مقارنة شروط التسليم والدفع والضمان والدعم.
- التفاوض على القضايا ذات الأولوية ضمن الصلاحيات.
- استخدام الذكاء الاصطناعي لاستخراج بيانات العروض ومقارنتها مع التحقق من الدقة.
- تطبيق عملي: تقييم عروض وإعداد توصية شراء وخطة تفاوض.
الجلسة الثانية: أوامر الشراء والاستلام والفحص والدفع
أهداف الجلسة:
- إعداد أمر شراء أو عقد توريد واضح.
- متابعة التنفيذ ومعالجة فروقات الاستلام.
- تطبيق ضوابط المطابقة والدفع والإغلاق.
محاور الجلسة:
- بيانات أمر الشراء وشروطه وربطه بالعرض المعتمد.
- متابعة التسليم وإدارة التأخير والتنبيهات.
- الفحص الكمي والفني وتوثيق القبول والرفض.
- معالجة النقص والزيادة وعدم المطابقة والتلف.
- إدارة المرتجعات والاستبدال ومطالبات المورد.
- المطابقة بين أمر الشراء وإثبات الاستلام والفاتورة.
- إقفال أمر الشراء وتوثيق النتائج وربطها بسجل أداء المورد.
- تطبيق عملي: معالجة حالة توريد تتضمن تأخيرًا وفروقات وفاتورة غير مطابقة.
اليوم التدريبي الرابع: بناء نظام تقييم أداء الموردين
الجلسة الأولى: تصميم مؤشرات وبطاقات أداء الموردين
أهداف الجلسة:
- اختيار مؤشرات تتناسب مع طبيعة التوريد.
- تعريف طرق القياس ومصادر البيانات.
- تصميم بطاقة تقييم بأوزان وحدود أداء واضحة.
محاور الجلسة:
- الفرق بين تقييم المورد قبل التعاقد وقياس أدائه أثناء التنفيذ.
- مؤشرات الجودة ونسب العيوب والرفض والمرتجعات.
- التسليم في الموعد وبالكميات المطلوبة «OTIF».
- زمن الاستجابة ومعالجة الشكاوى والالتزام بمستويات الخدمة.
- دقة الفواتير والمستندات والالتزام بالشروط التجارية.
- تحديد المستهدفات والأوزان ودورية القياس والمسؤوليات.
- اختلاف المؤشرات بين موردي السلع والخدمات والموردين الاستراتيجيين.
- تطبيق عملي: تصميم بطاقة أداء تتضمن تعريف كل مؤشر وطريقة حسابه.
الجلسة الثانية: تحليل النتائج وتصنيف الموردين ولوحات المتابعة
أهداف الجلسة:
- احتساب درجات أداء قابلة للتحقق.
- تفسير النتائج والاتجاهات دون إخفاء الإخفاقات الحرجة.
- إعداد لوحة متابعة تدعم قرارات التعامل مع الموردين.
محاور الجلسة:
- جمع بيانات الشراء والاستلام والجودة والمالية والتحقق منها.
- احتساب النتائج الموزونة وتحديد مستويات الأداء.
- معالجة البيانات الناقصة والفروق في حجم التعامل.
- وضع حدود مستقلة للإخفاقات الحرجة في الجودة أو السلامة.
- الفصل بين تقييم الأداء الفعلي وتقييم المخاطر المستقبلية.
- تحليل اتجاهات الأداء وربط التراجع بأسبابه.
- عرض النتائج ومراجعتها مع المورد وتوثيق الملاحظات.
- تطبيق عملي باستخدام Excel: إعداد بطاقة تقييم ولوحة متابعة ومقارنة نتائج الموردين.
اليوم التدريبي الخامس: تطوير الموردين وإدارة المخاطر والتحسين الذكي
الجلسة الأولى: معالجة ضعف الأداء وتطوير العلاقات مع الموردين
أهداف الجلسة:
- تشخيص أسباب ضعف أداء المورد.
- إعداد خطة تصحيح وتحسين بمسؤوليات ومواعيد.
- اختيار مستوى العلاقة المناسب لكل فئة من الموردين.
محاور الجلسة:
- تحليل الأسباب الجذرية باستخدام «لماذا خمس مرات» ومخطط السبب والأثر.
- التمييز بين مسؤولية المورد وأثر تغييرات المشتري أو ضعف المواصفات.
- الإجراءات التصحيحية والوقائية ومتابعة فعاليتها.
- اجتماعات مراجعة الأداء والتصعيد وفق العقد والصلاحيات.
- تطوير قدرات الموردين وتحسين الجودة والتسليم بصورة مشتركة.
- تصنيف العلاقات إلى معاملات تشغيلية وعلاقات استراتيجية.
- قرارات الاستمرار والتطوير وتقليل التعامل أو الاستبدال وفق أدلة موثقة.
- تطبيق عملي: محاكاة اجتماع مراجعة أداء وإعداد خطة تحسين لمورد متعثر.
الجلسة الثانية: مخاطر الموردين والذكاء الاصطناعي وخطة التطوير
أهداف الجلسة:
- تحديد مخاطر الموردين وخيارات استمرارية التوريد.
- اختيار استخدامات مناسبة للذكاء الاصطناعي والتحليلات.
- إعداد خطة متكاملة لتحسين الشراء وتقييم الموردين.
محاور الجلسة:
- مخاطر التركّز والاعتماد على مورد واحد والتعثر المالي والتشغيلي.
- مخاطر النقل والجغرافيا والأمن السيبراني بحسب طبيعة العلاقة.
- الموردون البدلاء وخطط الطوارئ والتحقق من جاهزية البدائل.
- استخدام التحليلات لرصد تراجع الجودة والتسليم وزيادة الشكاوى.
- توظيف الذكاء الاصطناعي في تلخيص التقارير واقتراح إجراءات للتحقق والمتابعة.
- حماية بيانات الموردين والتحقق من المصادر والمراجعة البشرية للنتائج.
- قياس كفاءة دورة الشراء والوفورات والتحسن في أداء الموردين.
- مشروع ختامي: إعداد خطة لمدة 90 يومًا تتضمن تطوير إجراء شراء، وبطاقة أداء مورد، وسجل مخاطر، وخطة تحسين بمؤشرات نجاح محددة.
