حقيبة تدريبية
دورة إعداد المناقصات وتحليل العطاءات وإدارة العقود باستخدام التقنيات الحديثة
Tender Preparation, Bid Evaluation and Contract Management Using Modern Technologies
5 أيام، 25 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل «التمارين والحالات العملية» Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- نموذج تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم إنفوجرافيك)
مقدمة:
تتناول الدورة دورة الشراء من تحديد الاحتياج وإعداد وثائق المناقصة إلى تقييم العطاءات وإرساء العقد ومتابعة تنفيذه. وتدمج التطبيقات الرقمية وتحليل البيانات والذكاء الاصطناعي في الأعمال التي تدعم الدقة وسرعة المراجعة، مع بقاء معايير التقييم والقرارات والاعتمادات خاضعة للمختصين والأنظمة المعمول بها. ويتسق هذا البناء مع الاتجاه نحو ربط مراحل المشتريات رقميًا واستخدام البيانات في اتخاذ القرار.
الهدف العام:
تمكين المشاركين من إعداد مناقصات واضحة وقابلة للمنافسة، وتحليل العطاءات وفق معايير معلنة، وإدارة العقود ومخاطرها وأدائها، باستخدام الأدوات الرقمية والتقنيات الحديثة بصورة مهنية ومنضبطة.
الأهداف التفصيلية:
بنهاية الدورة، يُتوقع أن يكون المشارك قادرًا على:
- تحديد الاحتياج وإعداد خطة شراء وجدول زمني للمناقصة.
- صياغة نطاق العمل والمواصفات ومخرجات العقد ومعايير القبول.
- إعداد وثائق المناقصة وشروط المشاركة ومعايير التقييم.
- تنظيم الاستفسارات وتلقي العطاءات وتوثيق مراحل العملية عبر المنصات الإلكترونية.
- فحص العطاءات فنيًا وماليًا وإعداد تقرير تقييم موثق.
- استخدام الجداول الإلكترونية وتحليل البيانات للمقارنة بين العطاءات.
- توظيف الذكاء الاصطناعي في مراجعة المسودات واستخراج المعلومات، مع التحقق البشري وحماية البيانات.
- إعداد خطة لإدارة العقد ومتابعة المدد والتكاليف والجودة والتغييرات.
- إدارة المخاطر والمطالبات والتعثر وإغلاق العقد وتقييم أداء المورد.
الفئة المستهدفة:
- العاملون في المشتريات والمناقصات والعطاءات.
- أعضاء لجان إعداد المواصفات وفحص العروض والتقييم.
- مديرو العقود والمشروعات والموردين.
- المختصون بالشؤون المالية والقانونية والرقابة الداخلية ذوو الصلة.
- المسؤولون عن التحول الرقمي في المشتريات وإدارة العقود.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول: التخطيط للمناقصة وإعداد المتطلبات
الجلسة الأولى: تخطيط المشتريات وتحديد الاحتياج
أهداف الجلسة:
- ربط المناقصة بالاحتياج الفعلي وأهداف الجهة.
- اختيار أسلوب الشراء المناسب وفق طبيعة المتطلب والإطار المعمول به.
- تحديد المخاطر والجدول الزمني والأدوار قبل طرح المناقصة.
محاور الجلسة:
- مراحل دورة المشتريات من تحديد الاحتياج إلى إغلاق العقد.
- توصيف الاحتياج والتمييز بين المتطلبات الأساسية والتفضيلية.
- بحث السوق وتقدير التكلفة وتحديد الموردين المحتملين.
- إعداد خطة الشراء والجدول الزمني ومسؤوليات الأطراف.
- مبادئ المنافسة والشفافية وتكافؤ الفرص وتعارض المصالح.
- استخدام قواعد البيانات ولوحات المتابعة في التخطيط.
- تطبيق عملي: إعداد بطاقة احتياج وخطة شراء مختصرة لمشروع افتراضي.
الجلسة الثانية: صياغة نطاق العمل والمواصفات
أهداف الجلسة:
- إعداد نطاق عمل واضح ومحدد المخرجات.
- صياغة مواصفات ومتطلبات قابلة للفحص والتحقق.
- تحديد معايير قبول مرتبطة بالتنفيذ.
محاور الجلسة:
- عناصر نطاق العمل: المهام، المخرجات، المدد، والمسؤوليات.
- المواصفات القائمة على الأداء والمواصفات الفنية التفصيلية.
- شروط التأهيل والمتطلبات الإلزامية دون تقييد غير مبرر للمنافسة.
- مؤشرات الأداء ومعايير الاستلام والقبول.
- مراجعة اتساق النطاق والمواصفات والميزانية والمدة.
- استخدام الذكاء الاصطناعي لاكتشاف الغموض والتعارض في مسودة المتطلبات، ثم التحقق منها مهنيًا.
- تطبيق عملي: تصحيح نطاق عمل يحتوي على مواصفات غامضة أو غير قابلة للقياس.
اليوم التدريبي الثاني: إعداد وثائق المناقصة وطرحها إلكترونيًا
الجلسة الأولى: بناء وثائق المناقصة ومعايير التقييم
أهداف الجلسة:
- تجميع وثائق مناقصة متسقة وواضحة للمتنافسين.
- تحديد متطلبات الاستجابة وطريقة التقييم قبل الطرح.
- تصميم معايير فنية ومالية قابلة للتطبيق والتوثيق.
محاور الجلسة:
- مكونات حزمة المناقصة: التعليمات، النطاق، المواصفات، النماذج، ومسودة العقد.
- شروط المشاركة والوثائق المطلوبة والجداول الزمنية.
- معايير الفحص الأولي والتأهيل والتقييم الفني والمالي.
- الأوزان والدرجات وحدود الاجتياز، حيث يسمح الإطار المعمول به.
- صياغة أسئلة التقييم وأدلة إثبات استيفاء المعايير.
- مراجعة الوثائق لاكتشاف التناقضات بين الملاحق.
- تطبيق عملي: إعداد مصفوفة تقييم وإرشادات استخدامها لمناقصة افتراضية.
الجلسة الثانية: الطرح الإلكتروني وإدارة الاستفسارات
أهداف الجلسة:
- تنظيم الطرح وتلقي العطاءات عبر القنوات المعتمدة.
- إدارة الاستفسارات والتوضيحات بصورة موحدة وموثقة.
- الحفاظ على سلامة السجلات وسرية المعلومات.
محاور الجلسة:
- خطوات نشر المناقصة على منصة المشتريات الإلكترونية.
- إدارة المواعيد والإشعارات والنسخ المعتمدة من الوثائق.
- استقبال استفسارات الموردين وإصدار الإجابات والتعديلات.
- توثيق الإضافات وتمديد المواعيد عند الحاجة وفق الإجراءات.
- صلاحيات الوصول وسجل العمليات وحماية ملفات العطاءات.
- فحص اكتمال الملفات المستلمة دون المساس بسرية التقييم.
- تطبيق عملي: محاكاة استفسار من متنافس وإعداد تعميم توضيحي لجميع المتنافسين.
اليوم التدريبي الثالث: فحص العطاءات وتحليلها وإعداد قرار الترسية
الجلسة الأولى: التقييم الفني والمالي
أهداف الجلسة:
- تطبيق معايير الفحص والتقييم المعلنة بصورة متسقة.
- مقارنة العروض من حيث الاستجابة والجودة والتكلفة.
- توثيق مبررات التقييم ونتائجه.
محاور الجلسة:
- تنظيم عمل لجنة التقييم وتوزيع الأدوار وإدارة تعارض المصالح.
- فحص اكتمال العطاءات والاستجابة للشروط الإلزامية.
- تقييم الجوانب الفنية وفق المعايير والأدلة المحددة.
- تحليل الأسعار واكتشاف الفروق الحسابية والعروض غير المعتادة.
- النظر في تكلفة دورة الحياة والقيمة مقابل المال، عند ملاءمتها للمناقصة.
- إعداد محاضر التقييم والرد على طلبات الإيضاح وفق الإجراءات.
- تطبيق عملي: تقييم ثلاثة عطاءات افتراضية وإعداد جدول مقارنة فني ومالي.
الجلسة الثانية: التحليل الرقمي وتقرير التوصية
أهداف الجلسة:
- استخدام الجداول الإلكترونية لتقليل أخطاء المقارنة والحساب.
- عرض نتائج التقييم بصورة مفهومة وقابلة للمراجعة.
- إعداد تقرير توصية يوضح القرار وأسبابه.
محاور الجلسة:
- بناء مصفوفة تقييم رقمية والتحقق من المعادلات والأوزان.
- تحليل الفروق بين الأسعار والمواصفات والمدد.
- عرض الحساسية: كيف تتغير النتيجة عند اختلاف فرضية محددة، دون تغيير المعايير بعد فتح العطاءات.
- استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي لاستخراج بنود من العروض ومقارنتها مبدئيًا.
- التحقق اليدوي من الاستخراج، وتوثيق مصدر كل معلومة، وحماية سرية العطاءات.
- كتابة تقرير التقييم والتوصية بالترسية أو الإجراء المناسب.
- تطبيق عملي: إعداد لوحة مقارنة وتقرير توصية من بيانات العطاءات التي قُيّمت في الجلسة السابقة.
اليوم التدريبي الرابع: إعداد العقد وبدء تنفيذه
الجلسة الأولى: صياغة العقد وخطة إدارته
أهداف الجلسة:
- ربط العقد بوثائق المناقصة والعرض المعتمد.
- تحديد الالتزامات والمخرجات وآليات القبول والدفع.
- إعداد خطة عملية لإدارة العقد بعد الترسية.
محاور الجلسة:
- الوثائق المكوّنة للعقد وترتيب الرجوع إليها عند التعارض.
- الالتزامات والمدة والجدول الزمني والمخرجات.
- آليات الاستلام والقبول والفوترة والدفع.
- الضمانات والتأمينات والمسؤوليات بحسب الإطار المعمول به.
- اجتماع بدء العقد وتحديد نقاط الاتصال ومسار التصعيد.
- بناء سجل للالتزامات والمواعيد والمستندات.
- تطبيق عملي: إعداد مصفوفة التزامات وخطة إدارة لعقد افتراضي.
الجلسة الثانية: متابعة الأداء باستخدام الأدوات الرقمية
أهداف الجلسة:
- متابعة التقدم والجودة والتكلفة بصورة منتظمة.
- رصد الانحرافات مبكرًا وتوثيق الإجراءات التصحيحية.
- إعداد تقارير أداء مختصرة لصاحب القرار.
محاور الجلسة:
- مؤشرات أداء المورد ومستويات الخدمة.
- لوحات متابعة المدد والمخرجات والمستخلصات والمدفوعات.
- تنبيهات المواعيد والتجديدات والضمانات.
- إدارة المراسلات ومحاضر الاجتماعات وطلبات الاعتماد.
- متابعة المخاطر والمشكلات والإجراءات التصحيحية.
- استخدام أنظمة إدارة العقود ومستودعات الوثائق وفق صلاحيات محددة.
- تطبيق عملي: بناء لوحة متابعة مبسطة وكتابة تقرير أداء شهري.
اليوم التدريبي الخامس: التغييرات والمخاطر وإغلاق العقد
الجلسة الأولى: إدارة التغييرات والمطالبات والتعثر
أهداف الجلسة:
- التمييز بين تنفيذ الالتزام الأصلي وطلب تغيير نطاق العمل.
- تقييم أثر التغيير في التكلفة والمدة والجودة.
- إدارة الخلافات والتعثر وفق العقد والإجراءات المعتمدة.
محاور الجلسة:
- طلبات التغيير ومبرراتها ومسار دراستها واعتمادها.
- تحليل أثر التغيير في الجدول الزمني والميزانية والمخرجات.
- إدارة المطالبات والمراسلات والأدلة الداعمة.
- مؤشرات تعثر المورد وخطط المعالجة والتصعيد.
- تسوية الخلافات وفق بنود العقد والإطار المعمول به.
- توثيق القرارات ومنع تنفيذ تغييرات غير معتمدة.
- دراسة حالة: معالجة طلب تمديد وتكلفة إضافية في عقد متعثر.
الجلسة الثانية: الاستلام وإغلاق العقد والمشروع الختامي
أهداف الجلسة:
- التحقق من استكمال المخرجات والالتزامات.
- تقييم أداء المورد وتوثيق الدروس المستفادة.
- تقديم ملف مناقصة وعقد مترابطين من التخطيط إلى الإغلاق.
محاور الجلسة:
- الاستلام الأولي والنهائي ومعالجة الملاحظات.
- التسوية المالية وإقفال المطالبات والسجلات.
- تقييم أداء المورد وتوثيق نتائج التنفيذ.
- حفظ الوثائق والبيانات وفق سياسات الجهة.
- استخلاص الدروس لتحسين المناقصات اللاحقة.
- المشروع الختامي: تعرض كل مجموعة ملفًا مختصرًا يضم نطاق العمل، ومصفوفة التقييم، ومقارنة العطاءات، وتقرير التوصية، وخطة إدارة العقد ولوحة متابعة أدائه.
