حقيبة تدريبية

دورة استراتيجيات التعاقد والتفاوض للمشتريات

Procurement Contracting and Negotiation Strategies

5 أيام، 25 ساعة تدريبية

تتضمن الحقيبة الملفات التالية:

1. شرائح العرض PowerPoint
2. دليل المدرب Word
3. مذكرة المتدرب Word
4. أوراق العمل «التمارين والحالات العملية"  Word
5. الدليل التعريفي للحقيبة Word
6. الاختبار القبلي والبعدي Word
7. نموذج تقييم دورة تدريبية Word

جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل «تصميم إنفوجرافيك».

المقدمة:

تتطلب المشتريات الحديثة اختيار استراتيجيات تعاقد تحقق التوازن بين التكلفة والجودة واستمرارية التوريد والمخاطر، وبناء مواقف تفاوضية تستند إلى فهم السوق وبيانات الإنفاق وأداء الموردين. ويعزز هذا التوجه تحقيق القيمة مقابل المال طوال دورة التعاقد، من التخطيط واختيار المورد إلى متابعة التنفيذ، تجمع الحقيبة بين استراتيجيات التعاقد ومهارات التفاوض التطبيقية، وتوظيف الأدوات الرقمية والذكاء الاصطناعي في التحضير والتحليل ومراجعة الوثائق، مع مراعاة الصلاحيات وسرية المعلومات والتحقق من المخرجات.

الهدف العام:

تنمية قدرات المشاركين على تصميم استراتيجيات تعاقد ملائمة لاحتياجات المشتريات، وإدارة مفاوضات فعّالة مبنية على البيانات، وصياغة اتفاقات قابلة للتنفيذ والقياس، بما يحقق القيمة مقابل المال ويحد من المخاطر ويحسّن العلاقات مع الموردين.

الأهداف التفصيلية:

بنهاية الدورة، يُتوقع أن يكون المشارك قادرًا على:

• تحليل الاحتياجات والأسواق لتحديد استراتيجية التعاقد المناسبة.
• تصنيف المشتريات والموردين وفق الأهمية والمخاطر.
• مقارنة نماذج العقود وآليات التسعير وتوزيع المخاطر.
• تحليل التكلفة الكلية للملكية وبنية أسعار الموردين.
• إعداد خطة تفاوض تحدد الأهداف والبدائل وحدود القبول.
• تطبيق مهارات التواصل والإقناع وإدارة الاعتراضات والتنازلات.
• إدارة المفاوضات المعقدة والتعامل مع المورد المهيمن.
• استخدام الأدوات الرقمية والذكاء الاصطناعي لدعم التحضير ومراجعة العقود.
• تحويل نتائج التفاوض إلى التزامات تعاقدية واضحة.
• إعداد مؤشرات أداء وآليات متابعة للعقود والموردين.
• التعامل مع التغييرات والمطالبات والتعثر التعاقدي.
• إعداد خطة لتحسين نتائج التعاقد والتفاوض في جهة العمل.

الفئة المستهدفة:

• مديرو ورؤساء أقسام المشتريات والعاملون فيها.
• مسؤولو العقود والمناقصات والتوريد.
• أعضاء لجان التفاوض وتقييم العروض.
• مديرو الفئات الشرائية والعلاقات مع الموردين.
• مسؤولو سلاسل الإمداد والمشاريع والتشغيل.
• المختصون الماليون والقانونيون المشاركون في التعاقد.
• المرشحون لشغل وظائف المشتريات والعقود.

المحاور التدريبية:

اليوم التدريبي الأول: بناء استراتيجية التعاقد وتحليل السوق

الجلسة الأولى: التحليل الاستراتيجي للاحتياجات والمشتريات

أهداف الجلسة:

• ربط استراتيجية التعاقد بأهداف الجهة واحتياجاتها.
• تصنيف المشتريات بحسب أثرها المالي ومخاطر توريدها.
• تحديد فرص تحسين القيمة وتوحيد الطلب.

محاور الجلسة:

• العلاقة بين استراتيجية المشتريات واستراتيجية التعاقد وخطة التفاوض.
• تحديد الاحتياج ونطاق العمل والنتائج المطلوبة.
• تحليل الإنفاق وتجميع الاحتياجات ومراجعة العقود القائمة.
• مصفوفة كراجليك لتصنيف المشتريات وفق الأثر المالي ومخاطر التوريد.
• قرارات الشراء أو التصنيع أو الاستعانة بمصادر خارجية.
• موازنة التكلفة والجودة والمرونة واستمرارية الأعمال.
• تطبيق عملي: تصنيف فئات شرائية وتحديد التوجه التعاقدي لكل فئة.

الجلسة الثانية: تحليل السوق والموردين واختيار استراتيجية التوريد

أهداف الجلسة:

• تقييم سوق التوريد وموازين القوة بين المشتري والمورد.
• مقارنة بدائل التوريد وتحديد مخاطرها.
• إعداد استراتيجية أولية لاختيار الموردين.

محاور الجلسة:

• دراسة هيكل السوق والمنافسة والبدائل المتاحة.
• تقييم قدرات الموردين الفنية والمالية والتشغيلية.
• تحليل مدى اعتماد المشتري على المورد واعتماد المورد على العميل.
• التوريد من مصدر واحد أو مصادر متعددة.
• التوريد المحلي والدولي وتنويع مصادر الإمداد.
• الاتفاقيات الإطارية وتجميع الطلبات والشراكات الاستراتيجية.
• مخاطر التركّز والارتهان للمورد ومتطلبات الانتقال إلى بديل.
• تطبيق عملي: إعداد استراتيجية توريد لفئة مشتريات ذات مخاطر مرتفعة.

اليوم التدريبي الثاني: نماذج التعاقد والتحليل المالي للعروض

الجلسة الأولى: اختيار نموذج العقد وتوزيع المخاطر

أهداف الجلسة:

• اختيار نموذج تعاقد يتناسب مع وضوح الاحتياج وطبيعة السوق.
• تحديد آلية تسعير مناسبة.
• توزيع المخاطر على الأطراف القادرة على إدارتها.

محاور الجلسة:

• العقود ذات السعر الثابت وأسعار الوحدات والتكلفة المستردة.
• عقود الوقت والمواد وضوابط استخدامها.
• الاتفاقيات الإطارية وأوامر الشراء المنبثقة عنها.
• العقود القائمة على الأداء والنتائج والحوافز.
• آليات مراجعة الأسعار وربطها بمؤشرات محددة.
• توزيع مخاطر تغير الكميات والأسعار والتأخير والجودة.
• المرونة التعاقدية وخيارات التمديد والخروج.
• تطبيق عملي: مقارنة نماذج تعاقد واختيار الأنسب لحالات مختلفة.

الجلسة الثانية: تحليل التكلفة والقيمة وإعداد الموقف المالي

أهداف الجلسة:

• تحليل العرض المالي بما يتجاوز سعر الشراء.
• بناء تقدير تكلفة مرجعي يدعم التفاوض.
• تحديد فرص تحسين القيمة دون الإخلال بالجودة.

محاور الجلسة:

• التكلفة الكلية للملكية وتكلفة دورة الحياة.
• تحليل مكونات السعر: المواد والعمالة والنقل والمصاريف والهامش.
• إعداد تقدير للتكلفة المتوقعة «Should-Cost».
• المقارنة المرجعية للأسعار والتحقق من قابلية المقارنة.
• أثر شروط الدفع والخصومات والضمان والصيانة في التكلفة.
• تحليل الحساسية لتغير الأسعار والكميات وأسعار الصرف.
• مقارنة العروض وفق معايير معتمدة وموثقة.
• تطبيق عملي باستخدام Excel: مقارنة عروض وإعداد مستهدفات تفاوض مالية.

اليوم التدريبي الثالث: التخطيط للتفاوض ومهارات إدارة الجلسات

الجلسة الأولى: إعداد خطة تفاوض مبنية على البيانات

أهداف الجلسة:

• تحديد الأهداف والأولويات وحدود القبول.
• إعداد بدائل تعزز الموقف التفاوضي.
• توظيف الذكاء الاصطناعي في التحضير بصورة منضبطة.

محاور الجلسة:

• تحديد المصالح والتمييز بينها وبين المواقف المعلنة.
• أفضل بديل لاتفاق تفاوضي «BATNA».
• منطقة الاتفاق الممكن «ZOPA» وحدود الانسحاب.
• ترتيب القضايا: السعر والجودة والتسليم والدفع والضمان.
• إعداد فريق التفاوض وتوزيع الأدوار والصلاحيات.
• بناء سيناريوهات وتقدير مصالح المورد واعتراضاته.
• استخدام الذكاء الاصطناعي لمحاكاة التفاوض وإعداد الأسئلة ببيانات غير سرية؛ وهو من الاستخدامات التي يجربها مختصو المشتريات حاليًا.
• تطبيق عملي: إعداد ملف تفاوض يتضمن الأهداف والبدائل وخطة التنازلات.

الجلسة الثانية: التواصل والإقناع وإدارة الاعتراضات والتنازلات

أهداف الجلسة:

• إدارة حوار تفاوضي واضح وفعّال.
• معالجة الاعتراضات باستخدام الأسئلة والأدلة.
• تقديم تنازلات محسوبة مقابل قيمة محددة.

محاور الجلسة:

• افتتاح التفاوض وتحديد جدول الأعمال وقواعد الحوار.
• الإصغاء الفعّال والأسئلة الاستكشافية واختبار الافتراضات.
• عرض الحجج باستخدام بيانات التكلفة والسوق والأداء.
• التعامل مع الاعتراضات السعرية والفنية والتعاقدية.
• أثر العرض الأول والتثبيت السعري وإعادة التأطير.
• التنازلات المشروطة وتبادل الحزم بدل مناقشة كل بند منفردًا.
• إدارة الانفعالات والضغط والتوقفات وتلخيص نقاط الاتفاق.
• تطبيق عملي: محاكاة تفاوض مع تسجيل الملاحظات وتقديم تغذية راجعة.

اليوم التدريبي الرابع: التفاوض المتقدم وتحويل الاتفاق إلى عقد

الجلسة الأولى: إدارة المفاوضات المعقدة والرقمية

أهداف الجلسة:

• التعامل مع اختلال القوة والتعثر التفاوضي.
• إدارة تفاوض متعدد الأطراف والقضايا.
• تحسين فعالية التفاوض عن بُعد.

محاور الجلسة:

• التفاوض مع المورد الوحيد أو المهيمن.
• بناء بدائل وتقليل الاعتماد على المورد.
• التفاوض عند تقلب الأسعار أو نقص الإمدادات.
• إدارة الخلافات داخل فريق التفاوض وتوحيد الرسائل.
• التعامل مع الإنذارات والضغط الزمني وإعادة فتح القضايا.
• التفاوض عبر الاجتماعات المرئية والبريد الإلكتروني وتوثيق نتائجه.
• حدود التفاوض في المنافسات الحكومية وفق الأنظمة والصلاحيات المعتمدة.
• تطبيق عملي: تفاوض متعدد القضايا بشأن زيادة سعر وتمديد مدة توريد.

الجلسة الثانية: صياغة الالتزامات ومراجعة العقود بالأدوات الرقمية

أهداف الجلسة:

• تحويل نتائج التفاوض إلى بنود واضحة وقابلة للقياس.
• اكتشاف الثغرات والتناقضات في الوثائق.
• توظيف أدوات مراجعة العقود مع التحقق البشري.

محاور الجلسة:

• توثيق الاتفاقات وربطها بنطاق العمل والملاحق.
• شروط التسليم والفحص والقبول والدفع والضمان.
• اتفاقيات مستوى الخدمة «SLA» ومؤشرات الأداء «KPIs».
• بنود التغيير ومراجعة الأسعار والتأخير والإنهاء وتسوية النزاعات.
• السرية والملكية الفكرية وحماية البيانات في العقود الرقمية.
• مقارنة إصدارات العقود واستخراج الالتزامات بمساندة الذكاء الاصطناعي.
• التحقق من المخرجات ومراجعة البنود من المختصين وأصحاب الصلاحية.
• تطبيق عملي: مراجعة عقد افتراضي وتحويل محضر تفاوض إلى بنود تعاقدية.

اليوم التدريبي الخامس: إدارة الأداء التعاقدي وقياس نتائج التفاوض

الجلسة الأولى: متابعة العقود والموردين وإدارة التغييرات والمطالبات

أهداف الجلسة:

• إعداد خطة لمتابعة تنفيذ العقد.
• معالجة ضعف الأداء والتغييرات وفق إجراءات موثقة.
• إدارة العلاقة مع المورد بما يحافظ على الالتزامات.

محاور الجلسة:

• اجتماع بدء التنفيذ وتحديد المسؤوليات ومسارات التصعيد.
• سجل الالتزامات والمواعيد والضمانات والمدفوعات.
• قياس الجودة والالتزام بالتسليم والاستجابة ومستويات الخدمة.
• إدارة التغييرات وتقييم أثرها المالي والزمني قبل اعتمادها.
• توثيق المطالبات والأدلة والتفاوض بشأن التسويات ضمن الصلاحيات.
• خطط التحسين والمعالجة وإدارة تعثر المورد.
• مراجعة التجديد وإعادة التفاوض والإغلاق والانتقال إلى مورد بديل.
• تطبيق عملي: إعداد خطة لمعالجة ضعف أداء مورد ومطالبة بتعديل العقد.

الجلسة الثانية: قياس القيمة والتحسين المستمر والمشروع الختامي

أهداف الجلسة:

• قياس نتائج التفاوض والتعاقد باستخدام مؤشرات واضحة.
• التمييز بين الوفورات المحققة والتكاليف المتجنبة.
• إعداد خطة لتحسين ممارسات التعاقد والتفاوض.

محاور الجلسة:

• قياس الوفورات مقابل خط أساس موثق ومتماثل في النطاق والجودة.
• التكاليف المتجنبة والمنافع غير المالية وتحسين شروط التعاقد.
• متابعة تحقق المنافع الفعلية خلال التنفيذ.
• مؤشرات زمن التعاقد والالتزام والأداء والمخاطر.
• إعداد لوحة متابعة باستخدام Excel أو Power BI.
• توثيق الدروس المستفادة وتطوير نماذج العقود وملفات التفاوض.
• إعداد خطة تحسين لمدة 90 يومًا بمسؤوليات ومؤشرات محددة.
• مشروع ختامي: إعداد استراتيجية تعاقد وملف تفاوض، وتنفيذ محاكاة، وعرض الاتفاق الناتج وخطة متابعة أدائه.