حقيبة تدريبية
دورة إدارة أنظمة المشتريات الحكومية الحديثة
Modern Government Procurement Systems Management
5 أيام، 25 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل «التمارين والحالات العملية» Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- نموذج تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل "تصميم إنفوجرافيك"
المقدمة:
تتجه المشتريات الحكومية نحو منظومة رقمية مترابطة تغطي تخطيط الاحتياجات، وطرح المنافسات، وتقييم العروض، وإدارة العقود، ومتابعة الإنفاق والأداء. ويتيح توظيف تحليل البيانات والأتمتة والذكاء الاصطناعي فرصًا لتحسين الكفاءة والشفافية ودعم القرارات، مع ضرورة حوكمة البيانات وضمان العدالة والمساءلة والتحقق من المخرجات، تركز الدورة على تطوير مهارات المشاركين في إدارة دورة المشتريات الحكومية، وتطبيق أدوات التحول الرقمي والذكاء الاصطناعي بصورة عملية، وتحقيق القيمة مقابل المال. وتُكيَّف التطبيقات التشريعية وإجراءات المنصات الإلكترونية وفق الدولة والجهة المستهدفة.
الهدف العام:
تمكين المشاركين من إدارة وتطوير أنظمة المشتريات الحكومية باستخدام المنصات الرقمية وتحليل البيانات وتطبيقات الذكاء الاصطناعي، بما يعزز كفاءة التخطيط والتنفيذ والرقابة، ويحسّن إدارة الموردين والعقود، ويحقق القيمة مقابل المال ضمن التشريعات والصلاحيات المعتمدة.
الأهداف التفصيلية:
بنهاية الدورة، يُتوقع أن يكون المشارك قادرًا على:
- تحديد متطلبات إدارة المشتريات الحكومية ومبادئ الحوكمة والنزاهة.
- تقييم مستوى النضج الرقمي وتحديد أولويات تطوير إجراءات الشراء.
- تحليل بيانات الإنفاق والاحتياجات وإعداد خطة وموازنة للمشتريات.
- اختيار أسلوب الشراء واستراتيجية التوريد الملائمين.
- إعداد مواصفات ووثائق منافسة واضحة وقابلة للتقييم.
- إدارة الدورة المستندية الرقمية وعمليات الطرح واستقبال العروض.
- تطبيق معايير موضوعية ومعلنة لتقييم العروض وتوثيق التوصيات.
- استخدام الذكاء الاصطناعي لدعم إعداد الوثائق والتحليل مع التحقق من مخرجاته.
- إدارة التفاوض الشرائي في الحالات التي تسمح بها الأنظمة.
- متابعة العقود والضمانات والاستلام والمطالبات والمدفوعات.
- تقييم أداء الموردين وتحليل المخاطر ومؤشرات المشتريات.
- إعداد خطة عملية للتحول الرقمي والتحسين المستمر.
الفئة المستهدفة:
- مديرو ورؤساء أقسام المشتريات الحكومية والعاملون فيها.
- رؤساء وأعضاء لجان المنافسات والعطاءات وتقييم العروض.
- مسؤولو إدارة العقود والموردين.
- العاملون في التخطيط والميزانية والإدارة المالية.
- المستشارون والباحثون القانونيون المعنيون بالمشتريات والعقود.
- المراجعون الداخليون ومسؤولو الحوكمة والامتثال.
- مسؤولو المشاريع والمخازن والمستودعات المرتبطون بعمليات الشراء.
- مختصو التحول الرقمي ونظم المعلومات الداعمة للمشتريات.
- المرشحون لشغل هذه الوظائف.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول: حوكمة المشتريات الحكومية والتحول الرقمي
الجلسة الأولى: الإدارة الحديثة للمشتريات الحكومية والامتثال
أهداف الجلسة:
- توضيح الدور الاستراتيجي للمشتريات في تحقيق أهداف الجهة.
- تحديد متطلبات الحوكمة والامتثال خلال دورة الشراء.
- التمييز بين أساليب الشراء وضوابط استخدامها.
محاور الجلسة:
- مفهوم المشتريات الحكومية وأهدافها وعلاقتها بإدارة المال العام.
- القيمة مقابل المال والتوازن بين الجودة والتكلفة والمخاطر.
- التشريعات واللوائح والسياسات المنظمة للمشتريات وفق الدولة المستهدفة.
- التنظيم الإداري ومصفوفة الصلاحيات وفصل المهام.
- أساليب الشراء والمنافسات والاتفاقيات الإطارية والشراء المباشر وفق ضوابطها.
- الشفافية وتكافؤ الفرص وتعارض المصالح وسرية المعلومات.
- متطلبات التوثيق والتظلمات والمراجعة والرقابة.
- تطبيق عملي: تحليل حالة شراء حكومي وتحديد أسلوب الشراء والضوابط المناسبة.
الجلسة الثانية: منظومة المشتريات الرقمية وتكامل الأنظمة
أهداف الجلسة:
- رسم دورة مشتريات رقمية متكاملة.
- تحديد فرص الأتمتة وتحسين الإجراءات.
- تقييم جاهزية البيانات والأنظمة للتحول الرقمي.
محاور الجلسة:
- الفرق بين تحويل المستندات إلى صيغة إلكترونية وإعادة تصميم إجراءات الشراء.
- المنصات الحكومية للمشتريات الإلكترونية ووظائفها الأساسية.
- الدورة الرقمية من طلب الاحتياج إلى التعاقد والاستلام والدفع.
- التكامل مع نظم تخطيط الموارد «ERP» والميزانية والمخزون وإدارة العقود.
- تسجيل الموردين والكتالوجات الإلكترونية وإدارة البيانات الأساسية.
- الموافقات الإلكترونية والتوقيع الإلكتروني وسجلات التدقيق.
- استخدام أتمتة العمليات الروبوتية «RPA» في المهام المتكررة.
- تطبيق عملي: رسم الإجراء الحالي وتصميم إجراء رقمي يقلل الوقت والأخطاء.
اليوم التدريبي الثاني: التخطيط المبني على البيانات وإعداد وثائق المنافسة
الجلسة الأولى: تحليل الإنفاق وتخطيط الاحتياجات والموازنة
أهداف الجلسة:
- تحليل بيانات الإنفاق لتحديد فرص التحسين.
- إعداد خطة مشتريات مرتبطة بالأولويات والموازنة.
- اختيار استراتيجية توريد تتناسب مع طبيعة الاحتياج.
محاور الجلسة:
- تجميع بيانات الإنفاق وتنظيفها وتصنيفها حسب الفئات والموردين والجهات.
- التحقق من الاحتياج الفعلي ومراجعة المخزون والعقود القائمة.
- تحليل السوق وتوافر الموردين ومخاطر الاعتماد على مصدر واحد.
- مصفوفة تحليل المشتريات وتحديد الفئات ذات الأولوية.
- إعداد الخطة السنوية والجدول الزمني والموازنة التقديرية.
- التكلفة الكلية للملكية وتكاليف التشغيل والصيانة والتخلص.
- استخدام التحليلات والتنبؤ لدعم تقدير الاحتياجات مع مراجعة الافتراضات.
- تطبيق عملي باستخدام Excel: تحليل إنفاق وإعداد خطة مشتريات مختصرة.
الجلسة الثانية: إعداد المواصفات ووثائق المنافسة بمساندة الذكاء الاصطناعي
أهداف الجلسة:
- صياغة مواصفات واضحة تدعم المنافسة العادلة.
- إعداد معايير تقييم مرتبطة بالاحتياج ومعلنة مسبقًا.
- استخدام الذكاء الاصطناعي في إعداد المسودات ومراجعتها.
محاور الجلسة:
- صياغة نطاق العمل والمواصفات الفنية والوظيفية ومخرجات التعاقد.
- تجنب المواصفات الموجهة لمورد بعينه والمتطلبات غير المبررة.
- إعداد شروط التأهيل ومعايير التقييم وأوزانها وفق النظام المعتمد.
- تحديد متطلبات التسليم والقبول والضمان والدعم الفني.
- إدراج معايير الاستدامة والمحتوى المحلي حيث تنطبق.
- استخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي لصياغة المسودات وكشف الغموض والتناقض.
- التحقق من صحة المخرجات والمراجع باستخدام بيانات تدريبية أو أدوات معتمدة.
- تطبيق عملي: إعداد وثيقة منافسة مختصرة ومراجعة مواصفاتها ومعايير تقييمها.
اليوم التدريبي الثالث: إدارة المنافسات الرقمية وتقييم العروض
الجلسة الأولى: الطرح الإلكتروني واستقبال العروض وإدارة الاستفسارات
أهداف الجلسة:
- تنظيم مراحل طرح المنافسة إلكترونيًا.
- تطبيق ضوابط التواصل واستقبال العروض وفتحها.
- إدارة الوثائق والضمانات بصورة قابلة للتتبع.
محاور الجلسة:
- الإعلان عن المنافسة وإتاحة الوثائق والجدول الزمني.
- إدارة الاستفسارات والإيضاحات والتعديلات بالتساوي بين المتنافسين.
- ضوابط تقديم العروض إلكترونيًا وحفظ سريتها حتى موعد الفتح.
- إجراءات الفتح وتوثيق المحاضر والصلاحيات.
- إدارة الضمانات والتأمينات المالية ومتابعة صلاحيتها.
- التعامل مع الأعطال التقنية والتأخر والنقص في المستندات وفق الإجراءات المعتمدة.
- إدارة الإصدارات والأرشفة الإلكترونية وإثبات الإجراءات.
- تطبيق عملي: محاكاة طرح منافسة وإدارة استفساراتها واستلام عروضها.
الجلسة الثانية: التقييم الفني والمالي ودعم القرار بالتحليلات
أهداف الجلسة:
- تطبيق معايير التقييم المعلنة بصورة متسقة.
- مقارنة العروض وتوثيق أسباب القبول والاستبعاد.
- توظيف أدوات التحليل والذكاء الاصطناعي لدعم عمل لجنة التقييم.
محاور الجلسة:
- التحقق من الاستيفاء النظامي ومتطلبات التأهيل.
- إعداد مصفوفة التقييم الفني والمالي وتطبيق الأوزان المعتمدة.
- تحليل التكلفة الكلية والقيمة مقابل المال.
- معالجة العروض المنخفضة بصورة غير معتادة وفق النظام.
- استخدام الأدوات الرقمية لاستخراج بيانات العروض ومقارنة البنود.
- مراجعة دقة الاستخراج والحسابات ومنع إدخال معايير غير معلنة.
- توثيق توصيات اللجنة واعتماد قرارات الاستبعاد والترسية من أصحاب الصلاحية.
- تطبيق عملي: تقييم عروض افتراضية وإعداد تقرير توصية مسبب.
اليوم التدريبي الرابع: التفاوض وإدارة العقود والموردين
الجلسة الأولى: التفاوض الشرائي والمشتريات المحلية والدولية
أهداف الجلسة:
- إعداد خطة تفاوض تستند إلى البيانات والصلاحيات.
- تحديد حدود التفاوض المسموح به في الشراء الحكومي.
- تحليل تكاليف ومخاطر التوريد المحلي والدولي.
محاور الجلسة:
- الحالات التي يسمح فيها بالتفاوض وحدوده وفق التشريعات المعتمدة.
- تحديد أهداف التفاوض والبدائل ونقاط القبول.
- تحليل أسعار السوق وبنية التكلفة وأداء المورد السابق.
- التفاوض على التسليم والضمان والصيانة ومستويات الخدمة.
- استخدام الذكاء الاصطناعي في إعداد سيناريوهات تفاوض ببيانات غير سرية.
- مقارنة الشراء المحلي والدولي وتكاليف الشحن والتأمين والجمارك.
- توزيع مسؤوليات التسليم والمخاطر وشروط التجارة الدولية عند انطباقها.
- تطبيق عملي: محاكاة تفاوض شرائي ضمن صلاحيات محددة.
الجلسة الثانية: الإدارة الرقمية للعقود وقياس أداء الموردين
أهداف الجلسة:
- متابعة الالتزامات التعاقدية باستخدام سجل رقمي.
- ربط الاستلام والمدفوعات بتحقق المخرجات.
- تقييم أداء الموردين ومعالجة التعثر.
محاور الجلسة:
- إدارة دورة حياة العقد من الاعتماد إلى الإغلاق.
- تسجيل الالتزامات والمواعيد والضمانات والتنبيه إلى الاستحقاقات.
- متابعة التسليم والفحص والقبول والتنسيق مع المخازن والجهات المستفيدة.
- المطابقة بين أمر الشراء وإثبات الاستلام والفاتورة.
- إدارة التغييرات والمطالبات والتأخير والإخلال وفق العقد والنظام.
- مؤشرات أداء الموردين: الجودة والالتزام والسرعة والاستجابة.
- متطلبات شراء الحلول الرقمية والذكاء الاصطناعي: حماية البيانات، والتكامل، ونقل البيانات، وخطة الخروج من المورد.
- تطبيق عملي: إعداد بطاقة أداء مورد وخطة لمعالجة تعثر عقد.
اليوم التدريبي الخامس: الرقابة الذكية وقياس الأداء وخطة التطوير
الجلسة الأولى: حوكمة الذكاء الاصطناعي وإدارة مخاطر المشتريات
أهداف الجلسة:
- تحديد مخاطر استخدام الذكاء الاصطناعي في دورة الشراء.
- تطبيق ضوابط لحماية البيانات وعدالة التقييم.
- تحليل إشارات المخاطر وتوجيه أعمال المراجعة.
محاور الجلسة:
- جودة البيانات وتصنيفها وضوابط الوصول والاحتفاظ بها.
- سرية العروض وحماية بيانات الموردين ومنع رفعها إلى أدوات غير معتمدة.
- مخاطر المخرجات غير الصحيحة والتحيز وضعف قابلية التفسير.
- المراجعة البشرية وتوثيق استخدام الأدوات ومصادر المعلومات.
- مخاطر التعليمات المضللة داخل المستندات عند تحليلها بأدوات الذكاء الاصطناعي.
- مؤشرات الإنذار المبكر: تكرار الشراء المباشر، وتجزئة الطلبات، وتشابه العروض، وتعديلات العقود غير المعتادة.
- التحقق من إشارات المخاطر قبل استخلاص النتائج أو اتخاذ إجراءات.
- تطبيق عملي: إعداد سجل مخاطر وضوابط لاستخدام الذكاء الاصطناعي في المشتريات.
الجلسة الثانية: لوحات المؤشرات وخارطة التحول الرقمي
أهداف الجلسة:
- تصميم مؤشرات أداء تعكس كفاءة المشتريات وجودتها.
- ترتيب مبادرات التحول الرقمي بحسب أثرها وجدواها.
- إعداد خطة تطوير قابلة للتنفيذ والقياس.
محاور الجلسة:
- مؤشرات زمن دورة الشراء ونسبة الالتزام بالخطة والموازنة.
- قياس المنافسة وجودة التسليم وأداء العقود والموردين.
- قياس الوفورات مقابل خط أساس موثق مع مراعاة الجودة ونطاق الشراء.
- إعداد لوحات متابعة باستخدام Excel أو Power BI.
- تحديد فرص الأتمتة والذكاء الاصطناعي بحسب القيمة والمخاطر والجاهزية.
- تصميم تجربة محدودة ومعايير نجاحها قبل التوسع.
- إدارة التغيير وتطوير المهارات وتحديد المسؤوليات والموارد.
- مشروع ختامي: إعداد خطة لمدة 90 يومًا لتطوير نظام المشتريات الحكومية، تتضمن مبادرة رقمية وتطبيقًا للذكاء الاصطناعي وضوابطه ومؤشرات قياسه.
