حقيبة تدريبية

دورة استخدام Microsoft Copilot في الإشراف والإدارة اليومية

Using Microsoft Copilot in Daily Supervision and Management

3 أيام، 15 ساعة تدريبية

تتضمن الحقيبة الملفات التالية:

1. شرائح العرض Power Point
2. دليل المدرب Word
3. مذكرة المتدرب Word
4. أوراق العمل Word
5. الدليل التعريفي للحقيبة Word
6. الاختبار القبلي والبعدي Word
7. استمارة تقييم دورة تدريبية Word

 جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم إنفوجرافيك)

مقدمة:

أصبح Microsoft 365 Copilot أداة عملية تساعد المشرفين والمديرين على إنجاز الأعمال اليومية بكفاءة، من خلال تلخيص المراسلات والاجتماعات، وإعداد الوثائق والتقارير، وتحليل البيانات، وتصميم العروض، وتحديد الأولويات والخطوات التالية ضمن بيئة Microsoft 365.، وتقدم هذه الدورة تطبيقات عملية لاستخدام Copilot في Outlook وTeams وWord وExcel وPowerPoint وCopilot Chat، بما يساعد المشرف على التخطيط للأعمال، وتوزيع المهام، ومتابعة الإنجاز، وتحليل مؤشرات الأداء، وإعداد التغذية الراجعة واتخاذ القرارات المستندة إلى المعلومات. وتدعم Microsoft حالياً استخدام Copilot المبني على سياق العمل في هذه التطبيقات، مع اختلاف بعض الخصائص بحسب الترخيص وإعدادات المؤسسة . Microsoft 365

الهدف العام:

تمكين المشاركين من استخدام Microsoft 365 Copilot بكفاءة ومسؤولية في تنفيذ المهام الإشرافية والإدارية اليومية، وتحسين التواصل، وتنظيم الاجتماعات، وإعداد التقارير، وتحليل البيانات، ومتابعة أداء فرق العمل.

الأهداف التفصيلية:

يتوقع في نهاية الدورة أن يكون المشارك قادراً على:

• استخدام Microsoft 365 Copilot في المهام الإشرافية اليومية.
• صياغة أوامر فعالة للحصول على نتائج دقيقة وقابلة للاستخدام.
• إعداد المراسلات والتقارير والوثائق والعروض بصورة أسرع.
• تنظيم الاجتماعات وتلخيصها واستخراج القرارات والمهام.
• تحليل بيانات العمل ومؤشرات الأداء باستخدام Copilot.
• تطبيق ضوابط الخصوصية والأمن والتحقق البشري من المخرجات.

الفئة المستهدفة:

• المشرفون الإداريون ورؤساء الأقسام.
• مديرو الإدارات والوحدات التنظيمية.
• قادة فرق العمل ومنسقو المشاريع.
• مسؤولو الموارد البشرية والشؤون الإدارية.
• مديرو المكاتب والمساعدون الإداريون والتنفيذيون.
• مسؤولو التخطيط والمتابعة وقياس الأداء.
• الموظفون المرشحون لتولي مهام إشرافية.

المحاور التدريبية:

اليوم الأول: أساسيات Microsoft Copilot وهندسة الأوامر الإدارية

الجلسة الأولى: التعرف إلى Microsoft 365 Copilot واستخداماته الإشرافية

أهداف الجلسة:

• توضيح مفهوم Microsoft 365 Copilot وآلية عمله.
• التمييز بين Copilot العام وCopilot المرتبط ببيئة العمل.
• تحديد الاستخدامات المناسبة له في الإشراف والإدارة.
• إدراك حدود الأداة ومسؤولية المستخدم عن المخرجات.

محاور الجلسة:

• مفهوم Microsoft 365 Copilot ومكوناته الأساسية.
• التكامل مع Word وExcel وPowerPoint وOutlook وTeams.
• Copilot Chat والوصول إلى سياق وملفات العمل.
• استخداماته في التخطيط والتنظيم والمتابعة واتخاذ القرار.
• الفرق بين المساعدة الذكية والأتمتة والوكلاء الرقميين.
• حدود الذكاء الاصطناعي واحتمالية الخطأ أو نقص المعلومات.

الجلسة الثانية: هندسة الأوامر وتخطيط الأعمال اليومية

أهداف الجلسة:

• صياغة أوامر واضحة ومحددة للمهمات الإدارية.
• تحسين جودة النتائج من خلال تزويد Copilot بالسياق.
• استخدامه في ترتيب الأولويات وبناء خطط العمل.
• مراجعة المخرجات وتطويرها عبر الحوار التكراري.

محاور الجلسة:

• عناصر الأمر الفعال: الهدف والسياق والمصدر والتوقعات.
• تحديد الدور والجمهور والنبرة وشكل المخرجات.
• إرفاق الملفات والإشارة إلى المصادر ذات الصلة.
• صياغة الأوامر متعددة الخطوات للمهمات المعقدة.
• استخدام Copilot في إعداد الأولويات والخطط والجداول.
• التطبيق العملي: بناء مكتبة أوامر للمشرف الإداري.

اليوم الثاني: تطبيقات Copilot في التواصل والاجتماعات وإدارة الفرق

الجلسة الأولى: إعداد المراسلات والوثائق باستخدام Outlook وWord

أهداف الجلسة:

• إدارة البريد الإلكتروني بكفاءة باستخدام Copilot.
• إعداد المراسلات الإدارية وفق الغرض والجمهور.
• إنشاء التقارير والوثائق وتحريرها وتلخيصها.
• تحويل المعلومات غير المنظمة إلى وثائق واضحة.

محاور الجلسة:

• تلخيص سلاسل البريد الطويلة وتحديد الأولويات.
• صياغة الرسائل والردود وتعديل النبرة والأسلوب.
• إعداد التعاميم والمذكرات والخطابات الإدارية.
• إنشاء التقارير ومحاضر المتابعة في Word.
• تلخيص الوثائق واستخراج القرارات والمخاطر والالتزامات.
• التطبيق العملي: إعداد مراسلة وتقرير إشرافي متكامل.

الجلسة الثانية: إدارة الاجتماعات والمهام وفرق العمل باستخدام Teams

أهداف الجلسة:

• التحضير للاجتماعات باستخدام المعلومات والملفات المتاحة.
• تلخيص المناقشات واستخراج القرارات والإجراءات.
• تحويل نتائج الاجتماعات إلى مهام قابلة للمتابعة.
• استخدام Copilot في دعم التواصل والتوجيه داخل الفريق.

محاور الجلسة:

• إعداد جدول الأعمال والأسئلة ونقاط النقاش.
• تلخيص الاجتماعات والمحادثات في Microsoft Teams.
• تحديد القرارات ونقاط الاختلاف والمسائل غير المحسومة.
• استخراج المهام والمسؤوليات والمواعيد النهائية.
• إعداد رسائل المتابعة والتذكير بتقدم الأعمال.
• التطبيق العملي: إدارة دورة اجتماع إشرافي كاملة.

اليوم الثالث: تحليل الأداء وإعداد التقارير والحوكمة

الجلسة الأولى: تحليل البيانات وإعداد العروض باستخدام Excel وPowerPoint

أهداف الجلسة:

• استخدام Copilot في استكشاف بيانات العمل وتحليلها.
• تحديد الاتجاهات والانحرافات ومؤشرات الأداء.
• تحويل نتائج التحليل إلى تقارير إدارية واضحة.
• إعداد عروض تقديمية موجهة للإدارة وأصحاب المصلحة.

محاور الجلسة:

• تنظيم البيانات وتجهيزها للتحليل في Excel.
• الاستفسار عن البيانات باستخدام اللغة الطبيعية.
• تحليل الإنجاز والإنتاجية والجودة والالتزام.
• اكتشاف الاتجاهات والانحرافات والقيم غير الطبيعية.
• تحويل التقارير والملفات إلى عروض PowerPoint.
• التطبيق العملي: إعداد لوحة متابعة وعرض موجز للأداء.

الجلسة الثانية: سير العمل الإشرافي المتكامل والاستخدام المسؤول

أهداف الجلسة:

• دمج Copilot في دورة العمل الإشرافي اليومية.
• تحديد المهمات المناسبة للمساعدة أو الأتمتة.
• حماية بيانات المؤسسة والعاملين أثناء الاستخدام.
• إعداد خطة شخصية لتطبيق Copilot في بيئة العمل.

محاور الجلسة:

• تصميم سير عمل يبدأ بالتخطيط وينتهي بالتقرير والمتابعة.
• استخدام Copilot Chat في فهم الأولويات وتحديد الخطوات التالية.
• التعريف بالوكلاء الرقميين وإمكاناتهم في المهام المتكررة.
• حماية المعلومات الحساسة والالتزام بصلاحيات الوصول.
• التحقق من الحقائق والأرقام والتحيزات قبل اعتماد المخرجات.
• التطبيق الختامي: تصميم مساعد إشرافي وخطة تطبيق عملية.