حقيبة تدريبية

دورة إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية الذكية باستخدام أنظمة  EDMS

Intelligent Electronic Document and Records Management Using EDMS

5 أيام، 25 ساعة تدريبية

تتضمن الحقيبة الملفات التالية:

1. شرائح العرض PowerPoint.
2. دليل المدرب Word.
3. مذكرة المتدرب Word.
4. أوراق العمل والتمارين والحالات العملية Word.
5. الاختبار القبلي والبعدي Word.
6. الدليل التعريفي للحقيبة Word.
7. نموذج تقييم الدورة التدريبية Word.

جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم إنفوجرافيك)

مقدمة:

أصبحت إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية أحد المكونات الأساسية للتحول الرقمي والحوكمة المؤسسية؛ فلم تعد الأرشفة الحديثة تقتصر على مسح الوثائق الورقية وتخزينها، بل أصبحت منظومة متكاملة تشمل إنشاء الوثيقة والتقاطها، وتصنيفها وفهرستها، وإدارة بياناتها الوصفية وإصداراتها وصلاحيات الوصول إليها، وتشغيل مسارات العمل والموافقات، وصولًا إلى حفظها طويل الأجل أو إتلافها بصورة نظامية وآمنة، تقدم هذه الدورة إطارًا متكاملًا لتصميم وتشغيل أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية EDMS، مع التركيز على التطبيق العملي في الرقمنة، وعمليات OCR وIDP، والبحث والاسترجاع، وإدارة الإصدارات، وسجلات التدقيق، والأمن السيبراني، واستمرارية الأعمال، والحفظ الرقمي. كما تتناول تطبيقات الذكاء الاصطناعي في التصنيف الآلي، واستخراج البيانات، والبحث الدلالي، وتلخيص الوثائق، وأتمتة سير العمل، ضمن ضوابط تحمي الخصوصية والسرية وسلامة السجلات.

الهدف العام:

تمكين المشاركين من تصميم وتشغيل وتطوير منظومة متكاملة لإدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية باستخدام أنظمة EDMS، وتطبيق عمليات الرقمنة والتصنيف والفهرسة والبيانات الوصفية وسير العمل والأمن والحفظ طويل الأجل، مع توظيف تقنيات الذكاء الاصطناعي بصورة آمنة وموثوقة في إدارة دورة حياة الوثائق والسجلات.

الأهداف التفصيلية:

تهدف الدورة إلى تمكين المشاركين من:

• تحليل دورة حياة الوثائق والسجلات وتحديد متطلبات إدارتها وحوكمتها إلكترونيًا.
• بناء خطة تصنيف مؤسسية وتصميم هياكل الفهرسة والبيانات الوصفية وجداول الاحتفاظ.
• تنفيذ عمليات الرقمنة والمسح الضوئي والتعرف الضوئي والاستخراج الذكي للبيانات وضبط جودتها.
• تشغيل وظائف نظام EDMS وإدارة المستخدمين والصلاحيات والإصدارات والبحث ومسارات العمل.
• تطبيق ضوابط أمن الوثائق والخصوصية والتدقيق والنسخ الاحتياطي والحفظ الرقمي طويل الأجل.
• تطوير حالات استخدام آمنة للذكاء الاصطناعي وإعداد خطة تنفيذ عملية للأرشفة الإلكترونية داخل المؤسسة.

الفئة المستهدفة:

• مسؤولو وموظفو الأرشيف والوثائق والسجلات.
• موظفو إدارات المراسلات والمحفوظات والمعلومات.
• مسؤولو التحول الرقمي والأتمتة المؤسسية.
• مديرو وموظفو تقنية المعلومات والأمن السيبراني.
• موظفو الشؤون الإدارية والسكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب.
• مسؤولو الحوكمة والامتثال والتدقيق وإدارة المخاطر.
• مديرو الجودة وتطوير الإجراءات والعمليات المؤسسية.
• فرق تنفيذ مشاريع التحول من الأرشيف الورقي إلى الإلكتروني.
• العاملون في الجهات الحكومية والمؤسسات والشركات التي تستخدم أنظمة EDMS.

المحاور التدريبية:

اليوم الأول: الأسس الحديثة لإدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية:

الجلسة الأولى: منظومة الأرشفة الإلكترونية ودورة حياة الوثيقة:

أهداف الجلسة:

• التمييز بين الوثيقة والسجل والأرشيف وأنظمة إدارتها.
• تحليل دورة حياة الوثيقة وتحديد الضوابط اللازمة لكل مرحلة.

محاور الجلسة:

• التحول من تخزين الملفات إلى الإدارة المتكاملة للوثائق والسجلات.
• الفروق بين EDMS وDMS وECM وأنظمة إدارة السجلات الإلكترونية.
• القيمة التشغيلية والقانونية والمعرفية للوثائق والسجلات المؤسسية.
• دورة حياة الوثيقة: الإنشاء، الالتقاط، التصنيف، الاستخدام، الإغلاق، الحفظ والإتلاف.
• خصائص السجل الموثوق: الأصالة، والموثوقية، والسلامة، وقابلية الاستخدام.
• مكونات نظام EDMS وخيارات التشغيل المحلي والسحابي والهجين.

التطبيق العملي:

• إعداد خريطة أولية لدورة حياة إحدى الوثائق داخل مؤسسة المشارك وتحديد نقاط الضعف والمخاطر.

الجلسة الثانية: التصنيف والفهرسة والبيانات الوصفية:

أهداف الجلسة:

• بناء هيكل تصنيف مؤسسي قابل للتوسع.
• تصميم نموذج بيانات وصفية يدعم البحث والحوكمة والاحتفاظ.

محاور الجلسة:

• حصر الوظائف والعمليات وأنواع الوثائق والسجلات المرتبطة بها.
• تصميم خطة التصنيف الوظيفي وخطة الملفات الإلكترونية File Plan.
• قواعد تسمية الملفات والترميز وإسناد المعرّفات الفريدة.
• تصميم حقول البيانات الوصفية Metadata والحقول الإلزامية والاختيارية.
• إعداد جداول مدد الاحتفاظ والتقييم والإتلاف والتعليق القانوني Legal Hold.
• تصنيف الوثائق بحسب درجة السرية والحساسية ومتطلبات الوصول.

التطبيق العملي:

• إعداد شجرة تصنيف ونموذج Metadata وجدول احتفاظ لمجموعة مختارة من الوثائق المؤسسية.

اليوم الثاني: رقمنة الوثائق وتحويل الأرشيف الورقي:

الجلسة الأولى: المسح الضوئي وOCR والاستخراج الذكي للبيانات:

أهداف الجلسة:

• تخطيط وتنفيذ عملية رقمنة منظمة وقابلة للقياس.
• تطبيق معايير ضبط جودة الصور والنصوص والبيانات المستخرجة.

محاور الجلسة:

• حصر الأرشيف الورقي وتقييم حالته وترتيب أولويات الرقمنة.
• تجهيز الوثائق وفك الارتباطات والترتيب والترقيم قبل المسح الضوئي.
• اختيار الدقة اللونية والصيغ المناسبة ونسخ الحفظ ونسخ الاستخدام.
• تقنيات OCR وICR وHTR والتعرف على الجداول والنماذج والحقول.
• المعالجة الذكية للوثائق Intelligent Document Processing – IDP.
• ضبط الجودة وقياس الوضوح والاكتمال ودقة التعرف على النصوص والبيانات.

التطبيق العملي:

• تنفيذ دورة رقمنة لوثيقة تبدأ بالمسح الضوئي وتنتهي بملف قابل للبحث ومفهرس داخل النظام.

الجلسة الثانية: ترحيل الوثائق والبيانات إلى نظام EDMS:

أهداف الجلسة:

• إعداد خطة آمنة لترحيل الوثائق من الأنظمة والمجلدات القديمة.
• التحقق من اكتمال البيانات وسلامتها بعد الترحيل.

محاور الجلسة:

• تقييم جاهزية الأرشيف الورقي والملفات المشتركة والأنظمة القديمة للترحيل.
• تنظيف البيانات ومعالجة الملفات المكررة والناقصة وغير القابلة للقراءة.
• مطابقة حقول الأنظمة القديمة مع نموذج البيانات الوصفية الجديد.
• التحميل الدفعي للوثائق والتحقق من التصنيف والفهرسة والصلاحيات.
• تحويل الصيغ القديمة وحفظ النسخ الأصلية وإنشاء النسخ المخصصة للاستخدام.
• الاختبار والمطابقة وخطة الرجوع والتعامل النظامي مع الأصول الورقية.

التطبيق العملي:

• إعداد خطة ترحيل تتضمن النطاق، والمسؤوليات، ومطابقة البيانات، وضوابط الجودة، ومعايير قبول النتائج.

اليوم الثالث: التشغيل التطبيقي لنظام EDMS وأتمتة سير العمل:

الجلسة الأولى: إعداد نظام EDMS وإدارة الوثائق والمستخدمين:

أهداف الجلسة:

• تهيئة الوظائف الأساسية لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية.
• إدارة المستخدمين والصلاحيات والإصدارات والبحث بكفاءة.

محاور الجلسة:

• تحليل المتطلبات الوظيفية والفنية واختيار خصائص النظام المناسبة.
• إنشاء المستودعات وأنواع الوثائق والقوالب وحقول الإدخال.
• إنشاء المستخدمين والمجموعات والأدوار وتطبيق مبدأ أقل صلاحية.
• رفع الوثائق والتسجيل والإيداع والسحب وإدارة النسخ والإصدارات.
• البحث النصي والمتقدم والبحث بالبيانات الوصفية والتصفية متعددة المعايير.
• سجلات النشاط والتدقيق ومراقبة الوصول والحركة والتعديلات.

التطبيق العملي:

• إنشاء مستودع وثائق متكامل وإعداد أنواع الوثائق والحقول والمستخدمين والصلاحيات داخله.

الجلسة الثانية: مسارات العمل والموافقات والتكامل المؤسسي:

أهداف الجلسة:

• تصميم مسارات عمل رقمية للوثائق والمراسلات.
• ربط نظام EDMS بالأنظمة والتطبيقات المؤسسية الأخرى.

محاور الجلسة:

• تحليل الإجراء وتحويله إلى مسار عمل إلكتروني Workflow.
• قواعد التوجيه والمراجعة والموافقة والإرجاع والتصعيد والتفويض.
• الإشعارات ومهل الإنجاز واتفاقيات مستوى الخدمة ومتابعة التأخير.
• التوقيع الإلكتروني والختم الزمني وإثبات الموافقات والإجراءات.
• التكامل مع البريد الإلكتروني وMicrosoft 365 وOneDrive وأنظمة ERP وCRM.
• لوحات المتابعة والتقارير ومؤشرات أداء دورة الوثيقة.

التطبيق العملي:

• تصميم وتنفيذ مسار عمل يبدأ باستلام الوثيقة وينتهي باعتمادها وإغلاقها وأرشفتها.

اليوم الرابع: أمن الوثائق والحوكمة والحفظ طويل الأجل:

الجلسة الأولى: أمن المعلومات والخصوصية وإدارة مخاطر الوثائق:

أهداف الجلسة:

• تطبيق ضوابط أمنية متدرجة لحماية الوثائق والسجلات.
• تقييم مخاطر الوثائق والأنظمة ووضع إجراءات معالجتها.

محاور الجلسة:

• إطار حوكمة الوثائق وتحديد الملكيات والأدوار والمسؤوليات ومصفوفة RACI.
• التحكم في الوصول القائم على الأدوار والسمات وتطبيق المصادقة متعددة العوامل.
• تشفير الوثائق أثناء التخزين والنقل وإدارة مفاتيح التشفير.
• حماية سلامة الوثائق باستخدام البصمات الرقمية والتوقيعات وسجلات التدقيق.
• الخصوصية ومنع تسرب البيانات والمشاركة الخارجية الآمنة والبيئات السحابية.
• تقييم المخاطر والحوادث والتهديدات الداخلية ومخاطر الموردين والأنظمة القديمة.

التطبيق العملي:

• إعداد مصفوفة صلاحيات وسجل مخاطر لوثائق ذات مستويات مختلفة من السرية والحساسية.

الجلسة الثانية: الحفظ الرقمي واستمرارية الأعمال والامتثال:

أهداف الجلسة:

• تصميم خطة للحفظ الرقمي طويل الأجل تضمن سلامة الوثائق وإتاحتها.
• تطبيق متطلبات النسخ الاحتياطي والتعافي والاحتفاظ والإتلاف.

محاور الجلسة:

• الفرق بين الأرشفة والحفظ الرقمي والنسخ الاحتياطي والتعافي من الكوارث.
• صيغ الحفظ طويل الأجل، مثل PDF/A، وسياسات تحويل الصيغ وتوحيدها.
• فحوص سلامة الملفات Checksum والكشف الدوري عن التلف والتغيير.
• التخزين غير القابل للتعديل WORM والنسخ المعزولة وغير المتصلة.
• النسخ الاحتياطي والاستعادة وتحديد RPO وRTO واختبار خطط التعافي.
• التعليق القانوني والمراجعة الدورية والإتلاف الموثق والتدقيق والامتثال.

التطبيق العملي:

• إعداد خطة مختصرة للحفظ طويل الأجل والنسخ الاحتياطي والتعافي من الكوارث لنظام EDMS 

اليوم الخامس: الأرشفة الذكية والذكاء الاصطناعي والمشروع التطبيقي:

الجلسة الأولى: تطبيقات الذكاء الاصطناعي في إدارة الوثائق:

أهداف الجلسة:

• تحديد حالات الاستخدام المناسبة للذكاء الاصطناعي في الأرشفة.
• بناء آليات للتحقق البشري من جودة المخرجات الذكية.

محاور الجلسة:

• التصنيف والترميز والفهرسة الآلية للوثائق باستخدام الذكاء الاصطناعي.
• استخراج الكيانات والحقول والجداول والمعلومات من الوثائق غير المهيكلة.
• البحث الدلالي والهجين والبحث بالمعنى داخل المستودعات الوثائقية.
• توليد الإجابات المدعومة بالوثائق والمصادر باستخدام تقنية RAG.
• تلخيص الوثائق ومقارنتها وتنقيح البيانات الحساسة واكتشاف التكرار.
• أتمتة توجيه الوثائق ومسارات العمل مع درجات الثقة والمراجعة البشرية.

التطبيق العملي:

• تصميم حالة استخدام ذكية لتصنيف الوثائق أو استخراج بياناتها أو البحث فيها، مع تحديد نقاط المراجعة البشرية.

الجلسة الثانية: حوكمة الذكاء الاصطناعي والمشروع الختامي:

أهداف الجلسة:

• إدارة مخاطر الذكاء الاصطناعي المرتبطة بالوثائق والمعلومات الحساسة.
• إعداد خطة قابلة للتنفيذ لتطوير الأرشفة الإلكترونية داخل المؤسسة.

محاور الجلسة:

• مخاطر الهلوسة وتسرب البيانات والاسترجاع غير المصرح به وحقن الأوامر.
• ضمان احترام الذكاء الاصطناعي لصلاحيات EDMS وإظهار مصادر الإجابات.
• حوكمة البيانات والنماذج والسجلات والموافقات والتحديثات والتغييرات.
• إعداد تجربة أولية Pilot وبناء مجموعة اختبار ومعايير لقياس الدقة والجودة.
• قياس العائد التشغيلي: الوقت، والتكلفة، ونسب الخطأ، وسرعة الاسترجاع.
• إعداد خريطة طريق للتحول إلى إدارة وثائق مدعومة بالذكاء الاصطناعي.

المشروع التطبيقي الختامي:

تصميم دورة متكاملة لإحدى وثائق المؤسسة تشمل:

استلام الوثيقة ← رقمنتها ← ضبط جودتها ← تصنيفها ← فهرستها ← إدخال البيانات الوصفية ← تخزينها في EDMS ← تحديد صلاحياتها ← تشغيل مسار الموافقة ← البحث والاسترجاع ← التتبع والتدقيق ← تحديد مدة الاحتفاظ ← الحفظ طويل الأجل أو الإتلاف النظامي.

المخرجات المهنية والتطبيقية:

بنهاية الدورة يمتلك المشارك نماذج عملية تشمل:

• خريطة دورة حياة الوثيقة الإلكترونية.
• خطة تصنيف وهيكل ملفات إلكتروني.
• نموذجًا للبيانات الوصفية Metadata.
• جدولًا لمدد الاحتفاظ والإتلاف والتعليق القانوني.
• مصفوفة للصلاحيات وتصنيف سرية الوثائق.
• إجراءً للرقمنة وضبط جودة OCR وIDP.
• خطة لترحيل الوثائق إلى نظام EDMS
• نموذجًا لمسار العمل والموافقات الإلكترونية.
• سجلًا لمخاطر الوثائق وخطة للحفظ والتعافي.
• حالة استخدام للذكاء الاصطناعي وخريطة طريق للتطبيق المؤسسي.