حقيبة تدريبية

تحديث وتطوير نظم الحفظ والتأمين للوثائق والمعلومات المستندية

10 أيام، 50 ساعة تدريبية

تتضمن الحقيبة الملفات التالية:

1. شرائح العرض Power Point
2. دليل المدرب Word
3. مذكرة المتدرب Word
4. أوراق العمل Word
5. الدليل التعريفي للحقيبة Word
6. الاختبار القبلي والبعدي Word
7. استمارة تقييم دورة تدريبية Word

 جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم انفوجرافيك)

وصف الدورة:

• تُقدّم هذه الدورة التدريبية إطاراً متكاملاً لتحديث وتطوير نظم الأرشفة المؤسسية بمنهجية شاملة تغطي دورة حياة الوثيقة بأكملها، كما تتناول المراحل الثلاث الرئيسية للأرشفة: الإنشاء والالتقاط والفهرسة، الحفظ والإدارة والصيانة، والإتاحة والاسترجاع والتصرف النهائي. وتجمع بين الأسس النظرية والتطبيقات العملية لضمان تصميم وتنفيذ نظام أرشفة يلبي متطلبات الأمن والسلامة والامتثال والاستدامة، مع مواكبة أحدث التقنيات في مجال التحول الرقمي والذكاء الاصطناعي.

أهمية الدورة:

تكتسب هذه الدورة أهميتها من الدور المحوري الذي تلعبه أنظمة إدارة الوثائق والمعلومات في:

•  حماية الأصول المعلوماتية للمؤسسات من الضياع والتلف والاختراق، والتي تمثل ذاكرتها المؤسسية وأساس اتخاذ القرارات فيها.
•  ضمان الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية المتعلقة بحفظ السجلات وحماية البيانات وخصوصيتها.
•  تعزيز كفاءة العمليات المؤسسية من خلال تسهيل الوصول إلى المعلومات واسترجاعها بسرعة ودقة.
•  دعم التحول الرقمي للمؤسسات من خلال أتمتة عمليات إدارة الوثائق وتكاملها مع النظم المؤسسية الأخرى.
•  تمكين المؤسسات من إدارة المخاطر المرتبطة بالمعلومات وضمان استمرارية الأعمال في حالات الطوارئ والكوارث..

الهدف العام:

• تمكين المشاركين من تصميم وتحديث نظام أرشفة مؤسسي متكامل يركّز على مراحل الأرشفة الثلاث: مرحلة الإنشاء والالتقاط والفهرسة، مرحلة الحفظ والإدارة والصيانة، ومرحلة الإتاحة والاسترجاع والتصرف النهائي، بما يضمن سلامة الوثائق وسريتها وتوافرها وامتثالها للمعايير الدولية.

الأهداف التفصيلية:

• فهم دورة حياة الوثيقة وربطها عملياً بمراحل الأرشفة الثلاث.
• صياغة سياسات الإنشاء والالتقاط والفهرسة وبناء مخطط تصنيف وحقول ميتاداتا دقيقة.
• تطبيق تقنيات التحويل الرقمي OCR وضبط الجودة ومعايير تسمية الملفات وإدارة الإصدارات.
• تصميم بنى تخزين آمنة مع نسخ احتياطي وتكرار وخطط تعافي من الكوارث.
• تطبيق ضوابط أمن المعلومات والتحكم بالهوية والصلاحيات والتشفير وسجلات التدقيق.
• إدارة الحفظ طويل الأمد والترحيل الدوري وفحوص السلامة الرقمية وإثبات الأصالة.
• مواءمة النظام مع ISO 15489 لإدارة السجلات وISO/IEC 27001 لأمن المعلومات وإرشادات OAIS للحفظ طويل الأمد.
• تصميم نماذج الوصول والاسترجاع وسياسات الخصوصية والتدرج في الحقوق.
• إعداد إجراءات التصرف النهائي من إتلاف آمن أو تحويل لأرشيف دائم وفق جداول الاحتفاظ.
• بناء خارطة طريق تنفيذية ومؤشرات أداء لقياس الفاعلية والاستدامة والتحسين المستمر.

الفئة المستهدفة:

• مسؤولو وأخصائيو الأرشفة والسجلات وإدارة الوثائق.
• فرق التحول الرقمي وتكنولوجيا المعلومات والأمن السيبراني.
• مديرو الحوكمة والامتثال والتدقيق وإدارة المخاطر واستمرارية الأعمال.
• المشرفون على المراسلات والسكرتارية ووحدات الخدمات المشتركة.
• كل من يشارك في تصميم أو تشغيل أنظمة إدارة الوثائق والمحتوى المؤسسي.

منهجية التدريب:

تعتمد الدورة منهجية تدريبية تفاعلية متكاملة تجمع بين:

• العرض النظري.
• التطبيق العملي.
• المناقشات الموجّهة.
• دراسات الحالة.
• التعلم التعاوني.

نواتج التعلّم:

 المعارف:

سيكون المتدرب قادراً على

• تحديد المكونات الأساسية لنظام الأرشفة المتكامل ومراحله الثلاث وفق المعايير الدولية.
• شرح متطلبات الامتثال القانوني والتنظيمي لإدارة الوثائق والسجلات في البيئة المؤسسية.
• توضيح آليات تطبيق الحفظ طويل الأمد للوثائق الرقمية وفق نموذج OAIS والمعايير ذات الصلة.

 المهارات:

سيكون المتدرب قادراً على

• تصميم سياسات وإجراءات إدارة الوثائق بما يضمن الاتساق والجودة من مرحلة الإنشاء حتى التصرف النهائي.
• تطوير مخططات تصنيف ونماذج ميتاداتا تتوافق مع احتياجات المؤسسة ومتطلبات الامتثال.
• إعداد استراتيجيات أمنية متكاملة لحماية الوثائق والمعلومات من التهديدات الداخلية والخارجية.

الجدارات:

سيكون المتدرب قادراً على

• قيادة مبادرات تحديث وتطوير نظم الأرشفة في المؤسسة بمنهجية منظمة وفق أفضل الممارسات العالمية.
• تقييم حلول وتقنيات إدارة الوثائق واختيار الأنسب منها وفق احتياجات المؤسسة وقيودها.
• إدارة التغيير المؤسسي المصاحب لتحديث نظم الأرشفة وتعزيز ثقافة الامتثال وأمن المعلومات.

المحاور التدريبية:

اليوم التدريبي الأول:

الجلسة الأولى: المفاهيم والأسس

• الافتتاحيّة.
• نشاط تعارف المشاركين.
• نشاط عصف ذهني.
• تعريف الأرشفة المؤسسية وعلاقتها باستمرارية الأعمال والحوكمة.
• مراحل الأرشفة الثلاث وكيف ترتبط بدورة حياة الوثيقة.
• أصحاب المصلحة والمسؤوليات وحوكمة المحتوى المؤسسي.
• المخاطر الشائعة في الأرشفة الورقية والرقمية وآثارها على الامتثال.
• المعايير والأطر المرجعية ذات الصلة.
• نشاط تدريبي.
• التقويم.

الجلسة الثانية: تشخيص الوضع الحالي

• نشاط عصف ذهني.
• تحليل الفجوات في السياسات والإجراءات والتقنيات والبنية التحتية.
• تقييم النضج التشغيلي للأرشفة باستخدام نموذج درجات مرجعي.
• حصر أنواع الوثائق ومستويات سريتها ومسارات تدفقها.
• تحديد أولويات التحسين السريع ومتطلبات النجاح الحرجة.
• صياغة ميثاق مشروع تحديث الأرشفة وأهدافه ومخرجاته.
• نشاط تدريبي.
• التقويم.

اليوم التدريبي الثاني:

الجلسة الأولى: الإنشاء المنضبط للوثائق

• نشاط عصف ذهني.
• تعريف مصادر الإنشاء ومصادر الحقيقة والنسخة المعتمدة.
• وضع معايير التسمية والترقيم وإدارة القوالب والنماذج.
• إقرار جداول الاحتفاظ الأولية منذ لحظة الإنشاء.
• تحديد نقاط الإدخال وحدود المسؤولية بين الوحدات.
• تضمين اعتبارات الحماية والخصوصية منذ التصميم.
• نشاط تدريبي.
• التقويم.

الجلسة الثانية: إدارة الإصدارات والتغييرات

• نشاط عصف ذهني.
• تصميم آليّات اعتماد الوثائق ومسارات المراجعة.
• تتبع النسخ والتغييرات وتوثيقها وربطها بسجل تدقيق.
• استخدام التوقيع الرقمي والطوابع الزمنية لإثبات الأصالة.
• تحديد سياسات القفل والتفرع والدمج للملفات التعاونية.
• مواءمة التحكم في الإصدارات مع متطلبات الجهات الرقابية.
• نشاط تدريبي.
• التقويم.

اليوم التدريبي الثالث:

الجلسة الأولى: التحويل الرقمي وضبط الجودة

• نشاط عصف ذهني.
• تخطيط المسح الضوئي والدقة والألوان وصيغ الحفظ المناسبة.
• تقنية OCR وتحسين قابلية البحث وتصحيح الأخطاء الشائعة.
• بروتوكولات ضبط جودة دورية قبل وأثناء وبعد المسح.
• إدارة الدُفعات والصفوف وتتبّع الإنجاز عبر لوحات قياس.
• آليّات معالجة الاستثناءات والملفات منخفضة الجودة.
• نشاط تدريبي.
• التقويم.

الجلسة الثانية: الالتقاط متعدد القنوات

• نشاط عصف ذهني.
• تصميم قنوات التقاط من البريد والبوابات والنماذج والتطبيقات.
• أتمتة الاستخراج الذكي للبيانات من المستندات المهيكلة وشبه المهيكلة.
• إسناد الفهارس الأولية تلقائياً وربطها بمخطط التصنيف.
• دمج قواعد التحقق والتحكّم في صحة البيانات المدخلة.
• تأمين النقل والتخزين المرحلي خلال مسار الالتقاط.
• نشاط تدريبي.
• التقويم.

اليوم التدريبي الرابع:

الجلسة الأولى: مخطط التصنيف والميتاداتا

• نشاط عصف ذهني.
• بناء هيكل تصنيف هرمي وموضوعي يعكس أعمال المؤسسة
• تحديد الحقول الإلزامية والاختيارية والضوابط المرجعية.
• تصميم قواميس بيانات وتعريفات واضحة قابلة للتدقيق.
• مواءمة الميتاداتا مع معايير تبادل البيانات وقابلية التشغيل البيني.
• استراتيجية الترقيم والمعرّفات الفريدة للوثائق.
• نشاط تدريبي.
• التقويم.

الجلسة الثانية: التطبيق العملي للفهرسة

• نشاط عصف ذهني.
• توزيع أدوار الفهرسة بين الآلة والبشر وآليات المراجعة.
• قياس دقة الفهرسة وتأثيرها على زمن الاسترجاع.
• معالجة الحالات الخاصة مثل الوثائق المركبة والمتعددة الصفحات.
• تطبيق سياسات الوسوم والبحث الدلالي والمرادفات.
• بناء أدلة تشغيل للفهرسة وتدريب الفرق على الاتساق.
• نشاط تدريبي.
• التقويم.

اليوم التدريبي الخامس:

الجلسة الأولى: بُنى التخزين والاستمرارية

• نشاط عصف ذهني.
• تقييم خيارات التخزين على الموقع والسحابة والهجين.
• تصميم النسخ الاحتياطي والتكرار وخطط التعافي من الكوارث.
• إدارة السعات والأداء والتكلفة وفق مستويات الخدمة.
• مراقبة سلامة الملفات باستخدام فحوص التجزئة والتحقق الدوري.
• توثيق سلاسل الحيازة للوثائق الحساسة عالية الأثر.
• نشاط تدريبي.
• التقويم.

الجلسة الثانية: أمن المعلومات للوثائق

• نشاط عصف ذهني.
• تطبيق التحكّم في الوصول متعدد المستويات وإدارة الهويّة.
• تشفير البيانات أثناء النقل والتخزين وإدارة المفاتيح.
• تمكين سجلات التدقيق والتنبيهات على الأنشطة الحساسة.
• تنفيذ اختبارات اختراق دورية ومعالجة الثغرات.
• نشر ثقافة الوعي الأمني وبرامج الامتثال المستمر.
• نشاط تدريبي.
• التقويم.

اليوم التدريبي السادس:

الجلسة الأولى: الاستدامة الرقميّة

• نشاط عصف ذهني.
• مفهوم الاستدامة الرقمية وأهميتها.
• نموذجOAIS  للأرشفة طويلة الأمد وعناصره الأساسية.
• اختيار صيغ طويلة الأمد وسياسات التحويل والترحيل.
• إدارة التعارضات بين سلامة المحتوى وتحديث المنصات.
• حفظ السياق والميتاداتا والروابط والمنشأ القانوني.
• توثيق إجراءات الضمانات القانونية لسلاسة الإثبات.
• نشاط تدريبي.
• التقويم.

الجلسة الثانية: إدارة السجلات والامتثال

• نشاط عصف ذهني.
• تطبيق ISO 15489 على سياسات الاحتفاظ والتصرف النهائي.
• مواءمة الضوابط معISO/IEC 27001  وإدارة المخاطر المؤسسية.
• إعداد مصفوفات الالتزام ومتطلبات الجهات الرقابية القطاعية.
• تنفيذ تدقيقات داخلية وخطط معالجة عدم المطابقة.
• إدارة تغييرات التشريعات وتحديث السياسات آلياً.
• نشاط تدريبي.
• التقويم.

اليوم التدريبي السابع:

الجلسة الأولى: سير العمل والأتمتة

• نشاط عصف ذهني.
• تصميم تدفقات الموافقات والتوزيع وقواعد العمل.
• تطبيقRPA في الالتقاط والفهرسة والإشعارات الروتينية.
• بناء لوحات مؤشرات لحظية لمتابعة الأداء والامتثال.
• إدارة طلبات التغيير ومعالجة الأعطال وفق اتفاقيات مستوى الخدمة.
• إرساء وثائق إجرائية معياريةSOPs  قابلة للمراجعة.
• نشاط تدريبي.
• التقويم.

الجلسة الثانية: التكامل مع الأنظمة المؤسسيّة

• نشاط عصف ذهني.
• دمجDMS/ECM   معERP  والبريد وأنظمة القضايا وخدمة العملاء.
• تبادل الميتاداتا عبر واجهات برمجة تطبيقات آمنة.
• إدارة الهويات الموحّدة وتسجيل الدخول الأحادي.
• مواءمة نماذج البيانات وتوحيد القواميس المرجعية.
• اختبار التكامل من طرف إلى طرف وتوثيق السيناريوهات.
• نشاط تدريبي.
• التقويم.

اليوم التدريبي الثامن:

الجلسة الأولى: الوصول المصرّح والسرّيّة

• نشاط عصف ذهني.
• تصميم نماذج حقوق الوصول حسب الدور والحاجة إلى المعرفة.
• تحديد مستويات السرية وإجراءات إزالة البيانات الحساسة.
• معالجة طلبات الوصول وفق قوانين الخصوصية المحلية.
• تتبع الاستخدام والتحميل وإنشاء آثار رقمية قابلة للتدقيق.
• إدارة الموافقات القانونية على النشر الداخلي والخارجي.
• نشاط تدريبي.
• التقويم.

الجلسة الثانية: تجربة البحث والاسترجاع

• نشاط عصف ذهني.
• تصميم واجهات بحث بسيطة ومتقدمة وفلاتر فعّالة.
• تطبيق الفهرسة الدلالية والاقتراحات الذكية وتصحـيح الأخطاء.
• قياس زمن الاسترجاع ونسبة النتائج ذات الصلة وتحسينها.
• تفعيل البحث متعدد اللغات والمرادفات والكيانات المسماة.
• تضمين المساعدة التفاعلية ودروس الاستخدام للمستفيدين.
• نشاط تدريبي.
• التقويم.

اليوم التدريبي التاسع:

الجلسة الأولى: النشر والتداول الآمن

• نشاط عصف ذهني.
• إعداد قنوات مشاركة داخلية وخارجية مع تتبع الصلاحيات.
• تعريف نسخ القراءة فقط والعلامات المائية وسياسات الطباعة.
• إدارة الإصدارات المنشورة والتراجع والبلاغات التصحيحية.
• مواءمة التداول مع متطلبات الأرشيف الوطني عند الاقتضاء.
• تقييم أثر النشر على السُمعة والامتثال وتخفيف المخاطر.
• نشاط تدريبي.
• التقويم.

الجلسة الثانية: الإتلاف الآمن والتحويل للأرشيف الدائم

• نشاط عصف ذهني.
• تطبيق جداول الاحتفاظ ورفع القيود بعد استيفاء الشروط.
• تنفيذ الإتلاف الآمن للورقي والرقمي وإصدار محاضر الإتلاف.
• تحويل الوثائق ذات القيمة الدائمة إلى أرشيف طويل الأمد.
• توثيق سلسلة القرارات وضمان الشفافية والمساءلة.
• نشاط تدريبي.
• التقويم.

اليوم التدريبي العاشر:

الجلسة الأولى: استراتيجيّات التحوّل الرقمي للأرشفة

• نشاط عصف ذهني.
• مفهوم التحوّل الرقمي في مجال الأرشفة.
• عناصر استراتيجية التحوّل الرقمي الناجحة للأرشفة.
• التقنيات الحديثة في تنفيذ مشاريع الأرشفة الرقمية.
• التحدّيات الشائعة في مشاريع التحوّل الرقمي للأرشفة وكيفية التغلّب عليها.
• تقييم جاهزية المؤسّسة للتحوّل الرقمي في مجال الأرشفة.
• إدارة التغيير في مشاريع التحوّل الرقمي للأرشفة.
• نشاط تدريبي.
• التقويم.

الجلسة الثانية: تكامل الذكاء الاصطناعي في نظم الأرشفة

• نشاط عصف ذهني.
• تطبيقات التعلّم الآلي في التصنيف التلقائي والفهرسة الذكية للوثائق.
• استخدام معالجة اللغة الطبيعية لاستخراج البيانات من النصوص غير المهيكلة.
• تقنيات الرؤية الحاسوبية للتعرّف على المحتوى البصري وتصنيفه.
• أنظمة التوصية الذكية لتحسين البحث واسترجاع المعلومات ذات الصلة.
• تطبيق تحليلات البيانات التنبؤية في إدارة دورة حياة الوثائق.
• نشاط تدريبي.
• التقويم.
• خاتمة الدورة.