حقيبة تدريبية

دورة استخدام الذكاء الاصطناعي في الأرشفة الإلكترونية

Using Artificial Intelligence in Electronic Archiving

يوم واحد، 5 ساعات تدريبية

تتضمن الحقيبة الملفات التالية:

1. شرائح العرض PowerPoint.
2. دليل المدرب Word.
3. مذكرة المتدرب Word.
4. أوراق العمل «التمارين والحالات العملية» Word.
5. الاختبار القبلي والبعدي Word.
6. الدليل التعريفي للحقيبة Word.
7. نموذج تقييم دورة تدريبية Word.

جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم إنفوجرافيك)

وصف الدورة:

• تتناول هذه الدورة التطبيقات العملية للذكاء الاصطناعي في تنظيم الوثائق الإلكترونية وحفظها واسترجاعها، مع نموذج تطبيقي لربط Claude بمنصة Microsoft 365 وOneDrive وفق ضوابط أمن المعلومات والخصوصية.

أهمية الدورة:

• مواكبة التحول الرقمي في إدارة الوثائق والأرشيف المؤسسي.
• تسريع عمليات تصنيف الوثائق واسترجاعها وتقليل الجهد والوقت المبذولين يدوياً.
• تعزيز دقة البحث الدلالي واستخراج البيانات من الأرشيف الإلكتروني.
• تمكين المشاركين من تطبيق عملي حقيقي لربط أدوات الذكاء الاصطناعي بأنظمة العمل المؤسسية (Microsoft 365 وOneDrive).

الهدف العام:

• تمكين المشاركين من توظيف أدوات الذكاء الاصطناعي في تصنيف الوثائق الإلكترونية وفهرستها وتنظيمها والبحث فيها واسترجاعها، وتطبيق نموذج عملي يربط Claude بمنصة Microsoft 365 وOneDrive وفق ضوابط أمن المعلومات والحوكمة المؤسسية.

الأهداف التفصيلية:

• التعرّف على مفاهيم الأرشفة الإلكترونية ودورة حياة الوثيقة الرقمية.
• تحديد أبرز تطبيقات الذكاء الاصطناعي في تصنيف الوثائق وفهرستها واسترجاعها.
• تصميم هيكل تصنيف ونظام تسمية وبيانات وصفية للأرشيف الإلكتروني.
• استخدام الذكاء الاصطناعي في استخراج البيانات والتلخيص والبحث الدلالي، وتطبيق خطوات ربط Claude بمنصة Microsoft 365 وOneDrive.
• تطبيق ضوابط الخصوصية والصلاحيات والاحتفاظ والمراجعة البشرية عند استخدام الذكاء الاصطناعي.

الفئة المستهدفة:

• موظفو الأرشيف وإدارة الوثائق والسجلات.
• موظفو السكرتارية والمراسلات والشؤون الإدارية.
• مسؤولو ضبط الوثائق والجودة والامتثال.
• موظفو تقنية المعلومات والتحول الرقمي.
• العاملون في إدارات الشؤون القانونية والموارد البشرية.
• كل من تتطلب طبيعة عمله حفظ الوثائق وتنظيمها واسترجاعها.

منهجية التدريب:

• تعتمد الدورة منهجية تفاعلية تجمع بين العرض النظري الموجز، وورش العمل التطبيقية، وأنشطة العصف الذهني والأنشطة التعاونية، والتطبيق العملي المباشر على منصتي Claude وOneDrive، مع تغذية راجعة فورية من المدرب وتركيز على مبدأ التعلّم بالممارسة (Learning by Doing).

نواتج التعلّم:

المعارف: سيكون المتدرب قادراً على:

• تعريف مفهوم الأرشفة الإلكترونية وتمييزه عن التخزين الرقمي وإدارة الوثائق.
• شرح مراحل دورة حياة الوثيقة الرقمية (الإنشاء، التصنيف، الحفظ، الاسترجاع، الإتلاف).
• توضيح أبرز تطبيقات الذكاء الاصطناعي في الأرشفة (OCR، الاستخراج، التلخيص، التصنيف التلقائي).

المهارات: سيكون المتدرب قادراً على:

• تصميم شجرة تصنيف ونظام تسمية موحد للملفات والوثائق الإلكترونية.
• استخدام Claude في البحث عن الوثائق وتلخيصها ومقارنتها واستخراج بياناتها.
• تطبيق خطوات ربط Claude بمنصة Microsoft 365 والوصول إلى ملفات OneDrive عملياً.

الجدارات: سيكون المتدرب قادراً على:

• تصميم سير عمل مؤسسي ذكي لإدارة الوثائق من الاستلام حتى الاسترجاع.
• تطبيق ضوابط أمن المعلومات والخصوصية والصلاحيات عند استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي.
• اتخاذ قرارات مبنية على المراجعة البشرية لضمان دقة واعتمادية نتائج الذكاء الاصطناعي.

المحاور التدريبية:

الجلسة الأولى: بناء الأرشيف الإلكتروني الذكي

• افتتاحيّة الدورة.
• نشاط تعارف المشاركين.
• مقدّمة الجلسة.
• نشاط عصف ذهني.
• مفهوم الأرشفة الإلكترونية والفرق بينها وبين التخزين الرقمي وإدارة الوثائق.
• دورة حياة الوثيقة.
• تطبيقات الذكاء الاصطناعي في الأرشفة.
• تمرين تطبيقي.
• تصميم شجرة التصنيف ونظام تسمية الملفات وإدارة الإصدارات والنسخ.
• إنشاء البيانات الوصفية والكلمات المفتاحية وتحسين البحث الدلالي داخل الوثائق.
• نشاط تعاوني.
• التقويم.
• خاتمة الجلسة.

الجلسة الثانية: التطبيق العملي لربط Claude مع OneDrive

• مقدّمة الجلسة.
• نشاط عصف ذهني.
• التعريف بموصل Microsoft 365 وآليّة وصول Claude إلى ملفات OneDrive.
• تهيئة المجلدات والتصنيفات والصلاحيات والبيانات الوصفية داخل OneDrive.
• خطوات تمكين الاتصال والموافقة الإدارية عبر Microsoft Entra واختبار الصلاحيات.
• تمرين تطبيقي.
• استخدام Claude في البحث عن الوثائق وتلخيصها ومقارنتها واستخراج البيانات منها.
• تصميم سير عمل ذكي: استلام الوثيقة، وتحليلها، وتسميتها، وتصنيفها، وحفظها واسترجاعها.
• نشاط تعاوني.
• التقويم.
• خاتمة الجلسة.