حقيبة تدريبية

دورة استخدام الذكاء الاصطناعي في الأرشفة الإلكترونية

Using Artificial Intelligence in Electronic Archiving

يوم واحد، 5 ساعات تدريبية

تتضمن الحقيبة الملفات التالية:

1. شرائح العرض PowerPoint.
2. دليل المدرب Word.
3. مذكرة المتدرب Word.
4. أوراق العمل «التمارين والحالات العملية» Word.
5. الاختبار القبلي والبعدي Word.
6. الدليل التعريفي للحقيبة Word.
7. نموذج تقييم دورة تدريبية Word.

جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم إنفوجرافيك)

مقدمة:

أحدث الذكاء الاصطناعي تحولاً كبيراً في إدارة الوثائق والأرشيفات الإلكترونية، إذ أصبح بالإمكان تصنيف المستندات، واستخراج بياناتها، وتلخيص محتواها، وإنشاء البيانات الوصفية، والبحث الدلالي داخلها بسرعة ودقة. وتتناول الدورة التطبيقات العملية للذكاء الاصطناعي في تنظيم الوثائق وحفظها واسترجاعها، مع تقديم نموذج تطبيقي لربط Claude بمنصة Microsoft 365 والوصول إلى ملفات OneDrive ضمن الصلاحيات المعتمدة، مع مراعاة أمن المعلومات والخصوصية وسياسات الاحتفاظ بالوثائق.

الهدف العام:

تمكين المشاركين من توظيف أدوات الذكاء الاصطناعي في تصنيف الوثائق الإلكترونية وفهرستها وتنظيمها والبحث فيها واسترجاعها، وتطبيق نموذج عملي يربط Claude بمنصة Microsoft 365 وOneDrive، وفق ضوابط أمن المعلومات والحوكمة المؤسسية.

الأهداف التفصيلية:

• التعرف على مفاهيم الأرشفة الإلكترونية ودورة حياة الوثيقة الرقمية.
• تحديد أبرز تطبيقات الذكاء الاصطناعي في تصنيف الوثائق وفهرستها واسترجاعها.
• تصميم هيكل تصنيف ونظام تسمية وبيانات وصفية للأرشيف الإلكتروني.
• استخدام الذكاء الاصطناعي في استخراج البيانات والتلخيص والبحث الدلالي داخل الوثائق.
• تطبيق خطوات ربط Claude بمنصة Microsoft 365 واستخدامه مع ملفات OneDrive.
• تطبيق ضوابط الخصوصية والصلاحيات والاحتفاظ والمراجعة البشرية عند استخدام الذكاء الاصطناعي.

الفئة المستهدفة:

• موظفو الأرشيف وإدارة الوثائق والسجلات.
• موظفو السكرتارية والمراسلات والشؤون الإدارية.
• مسؤولو ضبط الوثائق والجودة والامتثال.
• موظفو تقنية المعلومات والتحول الرقمي.
• العاملون في إدارات الشؤون القانونية والموارد البشرية.
• كل من تتطلب طبيعة عمله حفظ الوثائق وتنظيمها واسترجاعها.

المحاور التدريبية:

الجلسة الأولى: بناء الأرشيف الإلكتروني الذكي:

أهداف الجلسة:

• فهم دورة حياة الوثيقة الإلكترونية ومراحل إدارتها.
• التعرف على تطبيقات الذكاء الاصطناعي في الأرشفة.
• تصميم نظام عملي لتصنيف الوثائق وفهرستها.

محاور الجلسة:

• مفهوم الأرشفة الإلكترونية والفرق بينها وبين التخزين الرقمي وإدارة الوثائق.
• دورة حياة الوثيقة: الإنشاء، والاستلام، والتصنيف، والحفظ، والاسترجاع، والإتلاف.
• تطبيقات الذكاء الاصطناعي: التعرف الضوئي OCR، واستخراج البيانات، والتلخيص، والتصنيف التلقائي.
• تصميم شجرة التصنيف ونظام تسمية الملفات وإدارة الإصدارات والنسخ.
• إنشاء البيانات الوصفية والكلمات المفتاحية وتحسين البحث الدلالي داخل الوثائق.
• تطبيق عملي: إعداد خطة تصنيف وفهرسة ذكية لمجموعة من الوثائق المؤسسية.

الجلسة الثانية: التطبيق العملي لربط Claude مع OneDrive

أهداف الجلسة:

• تهيئة بيئة OneDrive للأرشفة والبحث الذكي.
• تطبيق خطوات ربط Claude بمنصة Microsoft 365.
• استخدام Claude في تحليل الوثائق واسترجاع المعلومات مع مراعاة الحوكمة.

محاور الجلسة:

• التعريف بموصل Microsoft 365 وآلية وصول Claude إلى ملفات OneDrive.
• تهيئة المجلدات والتصنيفات والصلاحيات والبيانات الوصفية داخل OneDrive.
• خطوات تمكين الاتصال والموافقة الإدارية عبر Microsoft Entra واختبار الصلاحيات.
• استخدام Claude في البحث عن الوثائق وتلخيصها ومقارنتها واستخراج البيانات منها.
• تصميم سير عمل ذكي: استلام الوثيقة، وتحليلها، وتسميتها، وتصنيفها، وحفظها واسترجاعها.
• تطبيق عملي متكامل: إنشاء أرشيف تجريبي على OneDrive وإدارته بمساعدة Claude.

التطبيق العملي الختامي:

• يُكلَّف المشاركون بتنظيم مجموعة من الوثائق غير المصنفة داخل  OneDrive، ثم استخدام Claude في تحليل محتواها، واقتراح التصنيفات والبيانات الوصفية، وإعداد ملخصات لها، والبحث عن معلومات محددة داخلها، مع مراجعة النتائج واعتمادها بشرياً.

ضوابط الاستخدام الآمن:

• تطبيق مبدأ الحد الأدنى من الصلاحيات.
• عدم رفع الوثائق السرية إلى حسابات شخصية أو غير معتمدة.
• التحقق البشري من التصنيفات والملخصات والبيانات المستخرجة.
• تطبيق سياسات الاحتفاظ والإتلاف وإدارة السجلات.
• توثيق عمليات الوصول والتعديل والمشاركة.
• الالتزام بسياسات أمن المعلومات والخصوصية المعتمدة في المؤسسة.