حقيبة تدريبية
دورة إدارة العمليات وتحسين الإجراءات
Operations Management and Process Improvement
3 أيام، 15 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة التدريبية الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint.
- دليل المدرب Word.
- مذكرة المتدرب Word.
- أوراق العمل «التمارين والحالات العملية» Word.
- الاختبار القبلي والبعدي Word.
- الدليل التعريفي للحقيبة Word.
- استمارة تقييم دورة تدريبية Word.
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم إنفوجرافيك)
المقدمة:
تمثل إدارة العمليات وتحسين الإجراءات أحد المداخل الأساسية لرفع الكفاءة المؤسسية وتحسين جودة الخدمات والمنتجات. وتساعد المنهجيات الحديثة في تحليل العمليات وتبسيطها على تقليل الهدر والوقت والتكلفة، ومعالجة الاختناقات، وتعزيز تجربة المستفيد، وتحقيق الاستخدام الأمثل للموارد. وتتناول الدورة الأدوات العملية لرسم العمليات وتحليلها وإعادة تصميمها وقياس أدائها، مع توظيف التحول الرقمي والأتمتة والذكاء الاصطناعي في تطوير الإجراءات واستدامة التحسين.
الهدف العام:
تمكين المشاركين من إدارة العمليات المؤسسية وتحليل الإجراءات وتبسيطها وإعادة تصميمها، باستخدام الأدوات والمنهجيات الحديثة؛ بما يسهم في رفع الكفاءة التشغيلية وتحسين الجودة وتقليل الوقت والتكلفة وتحقيق التحسين المستمر.
الأهداف التفصيلية:
- التعرف على المفاهيم الحديثة لإدارة العمليات والإجراءات المؤسسية.
- رسم خرائط العمليات وتوثيق الإجراءات وتحليل تدفق العمل.
- تشخيص الاختناقات ومصادر الهدر وأسباب ضعف الأداء.
- تطبيق أدوات تبسيط الإجراءات وإعادة تصميم العمليات.
- بناء مؤشرات أداء لقياس كفاءة العمليات وجودتها.
- إعداد خطة متكاملة لتنفيذ التحسين وضمان استدامة نتائجه.
الفئة المستهدفة:
- مديرو الإدارات ورؤساء الأقسام والمشرفون.
- مسؤولو إدارة العمليات وتطوير الإجراءات.
- موظفو الجودة والتميز المؤسسي.
- محللو الأعمال والعمليات.
- موظفو التخطيط والتطوير المؤسسي.
- مسؤولو التحول الرقمي والأتمتة.
- موظفو التدقيق والرقابة الداخلية.
- العاملون في إدارات خدمة العملاء وتجربة المستفيد.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول: فهم العمليات وتحليل الإجراءات
الجلسة الأولى: مدخل إلى إدارة العمليات المؤسسية
أهداف الجلسة:
- التعرف على المفاهيم الأساسية لإدارة العمليات والإجراءات.
- التمييز بين العمليات والسياسات والإجراءات والتعليمات.
- تحديد عناصر العملية وعلاقتها بالأهداف المؤسسية.
محاور الجلسة:
- مفهوم إدارة العمليات وأهميتها في رفع الكفاءة المؤسسية.
- الفرق بين العملية والإجراء والسياسة وتعليمات العمل.
- أنواع العمليات: الاستراتيجية والتشغيلية والمساندة.
- مكونات العملية: المدخلات والأنشطة والمخرجات والعملاء.
- دورة حياة العملية ومستويات نضج إدارة العمليات.
- أدوار مالك العملية ومدير العملية وأصحاب المصلحة.
الجلسة الثانية: رسم العمليات وتوثيق الإجراءات
أهداف الجلسة:
- توثيق الوضع الحالي للعملية بطريقة منهجية.
- استخدام الأدوات المناسبة لرسم تدفق العمليات.
- تحديد المسؤوليات ونقاط التسليم داخل العملية.
محاور الجلسة:
- تحديد نطاق العملية ونقاط البداية والنهاية.
- جمع بيانات العمليات والإجراءات من مصادرها المختلفة.
- إعداد خريطة الوضع الحالي للعملية (As-Is).
- استخدام مخطط التدفق ومخطط المسارات الوظيفية.
- تطبيق نموذج SIPOC في توصيف العمليات.
- إعداد بطاقات الإجراءات ومصفوفة المسؤوليات RACI.
اليوم التدريبي الثاني: تحليل العمليات وإعادة تصميمها
الجلسة الأولى: تشخيص مشكلات العمليات وتحليل أسبابها
أهداف الجلسة:
- اكتشاف مواطن الضعف والاختناقات في العمليات.
- تحليل أسباب التأخير والأخطاء والهدر.
- ترتيب فرص التحسين وفق الأولوية والأثر.
محاور الجلسة:
- تحليل زمن الدورة والتكلفة والجودة وحجم المخرجات.
- اكتشاف الاختناقات والتكرار والازدواجية ونقاط الانتظار.
- أنواع الهدر وفق منهجية الإدارة الرشيقة Lean.
- تحليل الأسباب الجذرية باستخدام أسلوب الأسئلة الخمسة.
- استخدام مخطط السبب والأثر وتحليل باريتو.
- تقييم مخاطر العمليات وتحديد أولويات التحسين.
الجلسة الثانية: تبسيط الإجراءات وإعادة تصميم العمليات
أهداف الجلسة:
- تطبيق مبادئ تبسيط الإجراءات وإزالة الأنشطة غير الضرورية.
- تصميم عمليات أكثر كفاءة ومرونة وتركيزًا على المستفيد.
- إعداد خريطة مقترحة للعملية بعد التحسين.
محاور الجلسة:
- مبادئ تبسيط الإجراءات وتقليل الخطوات والموافقات.
- تصنيف الأنشطة إلى أنشطة ذات قيمة وأخرى غير ذات قيمة.
- منهجيات الإلغاء والدمج وإعادة الترتيب والتبسيط.
- إعادة هندسة العمليات والتحسين التدريجي المستمر.
- تصميم الوضع المستقبلي للعملية (To-Be).
- توحيد الإجراءات وإعداد إجراءات العمل القياسية SOPs.
اليوم التدريبي الثالث: قياس الأداء والتحول الرقمي واستدامة التحسين
الجلسة الأولى: قياس أداء العمليات وتوظيف التقنيات الحديثة
أهداف الجلسة:
- بناء مؤشرات فعالة لقياس أداء العمليات.
- تحديد فرص الأتمتة والتحول الرقمي.
- توظيف البيانات والذكاء الاصطناعي في تحسين الإجراءات.
محاور الجلسة:
- مؤشرات الكفاءة والفاعلية والجودة والوقت والتكلفة.
- تحديد المستهدفات وخطوط الأساس ومصادر البيانات.
- تصميم لوحة مؤشرات لمتابعة أداء العمليات.
- الرقمنة والأتمتة الروبوتية للعمليات RPA.
- تطبيقات الذكاء الاصطناعي في تحليل العمليات ودعم القرار.
- معايير اختيار العمليات المناسبة للأتمتة.
الجلسة الثانية: تنفيذ التحسين وإدارة التغيير
أهداف الجلسة:
- تحويل مبادرات التحسين إلى خطة تنفيذية قابلة للقياس.
- إدارة مقاومة التغيير وتعزيز مشاركة العاملين.
- ضمان استدامة التحسين والحد من عودة المشكلات.
محاور الجلسة:
- إعداد ميثاق مشروع تحسين العمليات.
- تحديد الأولويات والمسؤوليات والموارد والجدول الزمني.
- إدارة التغيير والتواصل مع أصحاب المصلحة.
- تطبيق دورة التحسين المستمر PDCA.
- المتابعة والرقابة وتقييم نتائج التحسين.
- إعداد مشروع تطبيقي متكامل لتحسين إحدى العمليات المؤسسية.
