تقليص الأعمال الورقية والروتين وأساليب تخفيض التكاليف

فكرة البرنامج:

"لو أبقى كل موظف مكتبه نظيفا طوال الوقت .. لتقدم أداء المنظمة تلقائيا، وتحسن أداء العاملين فيها، وانخفضت تكاليف التشغيل، وزادت الإنتاجية بالضرورة"

ضرورة البرنامج:

"الإنفاق قوة .. ويحتاج إلى قوة مضادة لترشيده"

أهداف البرنامج:

تغيير ثقافة التعامل مع الأعمال الورقية والمعلومات وزيادة الإنتاجية وتخفيض التكاليف من خلال تنمية مهارات التخلص من الأعمال الروتينية والأوراق الزائدة والعمل على مكاتب نظيفة ومريحة لدى كل القياديين والمديرين، وتطوير نظم حفظ ملفات دقيقة وتقليص عدد النماذج في الشركة وتغيير السلوك تجاه الأوراق وزيادة الإنتاجية من خلال سرعة اتخاذ القرار وإدارة الوقت المرتكزة على المبادئ، والتفويض وتقليص إنتاج الوثائق والاختصار والاتصال بطريقة أفضل (المذكرات والتقارير المختصرة)، وخلق جو من الثقة الشاملة والعمل في بيئة مفتوحة وتطوير سلوكيات وأسس التعامل مع المعلومات الثابتة والمتغيرة.

موضوعات البرنامج :

• غابة الورق ومتاهاتها.
• مكتب بلا أوراق.
• السلوك الفوضوي وتراكم الأوراق الزائدة على المكتب.
• تكاليف الأعمال الورقية الزائدة ( كم تصرف على أعمال لا طائل من ورائها؟).
• مشكلات الأعمال الورقية (السلوكية / الفنية).
• التخلص من العمل الورقي الزائد.
• إدارة البريد الإلكتروني ومعلومات الإنترنت.
• الأسلوب الإداري وتأثيره  (ما مدى تأثير نمطك الإداري على حجم العمل الورقي؟)
• نظام الألفات الأربعة (أ. أ. أ. أ):  4 اختيارات.
• تحديد الأولويات وتعريف حاجتك لكل ورقة.
• إدارة الورق:  إدارة الناس والذات.
• تنظيف الأرشيف ونظام استرجاع الأوراق.
• نظف مكتبك: خطة للعمل.
• الخروج من الصندوق: صندوق الروتين والأزمات الاختيارية.
• كيف يمكن للمنظمة الكبيرة أن توفر الملايين من خلال تقليص الأعمال الورقية والتخلص من الروتين والإجراءات الزائدة؟.
• طريق النجاة من شلال المعلومات المتدفق.
• قانون باريتو  (الكثرة الضعيفة والقلة الفاعلة).
• كيف ننظم يوما (كل عام) لتنظيف المكاتب
• لعبة الورق (تمرين يلعبه المديرون والموظفون على الدوام لتبقي المكاتب نظيفة).
• تمارين عملية وحالات تطبيقية وأفلام فيديو.

الفئة المستهدفة:

القياديين والمديرين التنفيذيين ورؤساء القطاعات والمشرفين ورؤساء الأقسام الذين يعانون من عبء الأعمال الورقية وكثرة التفاصيل وتداخل الأعمال، ويتطلعون إلى التخلص منها والعمل بكفاءة عالية وتنسيق أكبر من خلال تقليص الضغط الورقي.  وهو موجه أيضا للإدارات والفروع المتطلعة للمنافسة والهادفة إلى تسريع دورة العمل والتخلص من الروتين وما يسمى بـ (عنق الزجاجة) في العمل المكتبي، الذي يتناقض مع متغيرات السوق ويكبح جماح العمل الميداني (الإنتاجي).