حقيبة تدريبية
دورة تبسيط الإجراءات وأتمتة الأعمال الإدارية لخفض التكاليف وتحسين الكفاءة
Administrative Process Simplification and Automation for Cost Reduction and Efficiency
3 أيام، 15 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint.
- دليل المدرب Word.
- مذكرة المتدرب Word.
- أوراق العمل والتمارين والحالات العملية Word.
- الاختبار القبلي والبعدي Word.
- الدليل التعريفي للحقيبة Word.
- نموذج تقييم الدورة التدريبية Word.
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل، بتصميم إنفوجرافيك
مقدمة:
يبدأ خفض تكلفة العمل الإداري بفهم الإجراء كما يُنفّذ فعلياً: أين تتكرر البيانات؟ ولماذا ينتظر الطلب الموافقة؟ وما الخطوات التي يمكن حذفها أو دمجها؟ بعد تبسيط الإجراء يمكن اختيار فرص الأتمتة المناسبة وقياس أثرها في الوقت والتكلفة وجودة الخدمة. يتسق هذا التسلسل مع التوجهات الحديثة في تبسيط الإجراءات والتحول الرقمي.
الهدف العام:
تمكين المشاركين من تحليل الإجراءات الإدارية وتبسيطها، وتحديد فرص أتمتة الأعمال المتكررة، وإعداد مقترح تحسين قابل للتنفيذ يقيس أثره المتوقع في التكلفة والوقت والكفاءة.
الأهداف التفصيلية:
بنهاية الدورة، يُتوقع أن يكون المشارك قادراً على:
- رسم خطوات إجراء إداري وتحديد أطرافه ومدخلاته ومخرجاته.
- رصد التأخير والتكرار والأعمال الورقية ومصادر التكلفة.
- التمييز بين الخطوات الضرورية والخطوات التي يمكن حذفها أو دمجها أو تعديلها.
- تصميم مسار مبسّط للإجراء يحدد المسؤوليات ونقاط القرار.
- اختيار المهام الملائمة للأتمتة وفق معايير واضحة.
- تحديد متطلبات النماذج الرقمية وسير الموافقات والإشعارات.
- تقدير تكلفة الإجراء قبل التحسين وبعده باستخدام افتراضات معلنة.
- وضع مؤشرات لقياس زمن الإنجاز والتكلفة والجودة.
- إعداد خطة أولية للتطبيق والتجربة والمتابعة.
الفئة المستهدفة:
- مدراء الإدارات ورؤساء الأقسام والمشرفون.
- مسؤولو تطوير الأعمال والتميز المؤسسي وتحسين الإجراءات.
- العاملون في الموارد البشرية والشؤون الإدارية والمالية وخدمة المستفيدين.
- فرق التحول الرقمي وإدارة المشاريع والأتمتة.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول: تشخيص الإجراءات وتحديد فرص التحسين
الجلسة الأولى: فهم الإجراءات الإدارية وقياس أدائها
أهداف الجلسة:
- التمييز بين الإجراء والمهمة والسياسة والخدمة.
- تحديد نطاق إجراء إداري وأطرافه.
- جمع البيانات اللازمة لفهم أدائه الحالي.
محاور الجلسة:
- مفهوم تبسيط الإجراءات وعلاقته بخفض التكاليف وتحسين الخدمة.
- اختيار إجراء مناسب للتحليل وتحديد بدايته ونهايته.
- تحديد الأطراف والمسؤوليات والمدخلات والمخرجات.
- توثيق الخطوات والموافقات والأنظمة والنماذج المستخدمة.
- قياس زمن التنفيذ وزمن الانتظار وعدد مرات إعادة العمل.
- التمييز بين التكلفة المباشرة والتكلفة الناتجة عن التأخير والأخطاء.
- تمرين تطبيقي: رسم المسار الحالي لإجراء مثل طلب شراء أو إجازة أو اعتماد مستند.
الجلسة الثانية: اكتشاف التعقيد والهدر في العمل الإداري
أهداف الجلسة:
- تحديد الخطوات المكررة ونقاط الاختناق.
- تحليل أسباب التأخير وكثرة الأعمال الورقية.
- ترتيب فرص التحسين بحسب أثرها وسهولة تنفيذها.
محاور الجلسة:
- تكرار إدخال البيانات وطلب المستندات ذاتها.
- تعدد الموافقات دون قيمة واضحة.
- الانتقال بين الورق والبريد الإلكتروني والأنظمة المختلفة.
- الأخطاء وإعادة الطلبات بسبب نقص البيانات أو غموض التعليمات.
- تحليل الأسباب الجذرية للمشكلة.
- تحديد الخطوات ذات القيمة للمستفيد وللجهة.
- ورشة عمل: إعداد قائمة بمواطن الهدر في الإجراء المختار وترتيب أولويات معالجتها.
اليوم التدريبي الثاني: إعادة تصميم الإجراء واختيار فرص الأتمتة
الجلسة الأولى: تصميم إجراء إداري أبسط وأسرع
أهداف الجلسة:
- إعادة تصميم الإجراء بعد معالجة أسباب التعقيد.
- تحديد المسؤوليات وقواعد اتخاذ القرار بوضوح.
- مقارنة المسار الجديد بالمسار الحالي.
محاور الجلسة:
- حذف الخطوات غير الضرورية ودمج الخطوات المتشابهة.
- تقليل انتقال الطلب بين الإدارات.
- توحيد النماذج والبيانات المطلوبة.
- تبسيط الموافقات وتحديد حالات الاستثناء.
- تصميم مسار واضح للطلب من تقديمه حتى إغلاقه.
- مراعاة الضوابط والصلاحيات ومتطلبات حفظ السجلات.
- تمرين تطبيقي: رسم المسار المقترح ومقارنته بالمسار الحالي من حيث الخطوات والزمن.
الجلسة الثانية: أتمتة المهام وسير العمل الإداري
أهداف الجلسة:
- اختيار المهام التي تستفيد من الأتمتة.
- تحديد المتطلبات الأساسية لسير عمل رقمي.
- التمييز بين الأتمتة البسيطة والحالات التي تتطلب تكاملاً أو تطويراً تقنياً.
محاور الجلسة:
- معايير اختيار فرصة الأتمتة: التكرار، ووضوح القواعد، وحجم المعاملات، ومعدل الأخطاء.
- النماذج الرقمية والتحقق من اكتمال البيانات.
- توجيه الطلبات والموافقات والإشعارات والتذكيرات آلياً.
- ربط الأنظمة وتبادل البيانات عند الحاجة.
- دور أدوات أتمتة سير العمل وتحليل الإجراءات في اكتشاف فرص التحسين.
- الصلاحيات وحماية البيانات والتعامل مع الحالات الاستثنائية.
- ورشة عمل: إعداد وصف وظيفي مبسط لأتمتة الإجراء المختار، دون اشتراط استخدام منصة تقنية بعينها.
اليوم التدريبي الثالث: خفض التكاليف وتنفيذ التحسين
الجلسة الأولى: تقدير العائد وقياس التحسن
أهداف الجلسة:
- تقدير تكلفة الإجراء قبل التحسين وبعده.
- اختيار مؤشرات أداء مناسبة.
- تحديد الافتراضات التي يجب التحقق منها أثناء التجربة.
محاور الجلسة:
- مكونات التكلفة: وقت الموظفين، والطباعة، والتخزين، والأخطاء، وإعادة العمل.
- حساب تكلفة المعاملة وحجم المعاملات خلال فترة محددة.
- مقارنة زمن الإنجاز وعدد الخطوات قبل التحسين وبعده.
- تقدير تكلفة التطبيق والتشغيل والصيانة.
- مؤشرات الأداء: زمن الدورة، وتكلفة المعاملة، ومعدل الأخطاء، ونسبة الإنجاز ضمن المدة المستهدفة.
- الفرق بين الوفر المتوقع والوفر الذي يثبت بعد التطبيق.
- تمرين تطبيقي: إعداد بطاقة مقارنة رقمية للإجراء قبل التحسين وبعده.
الجلسة الثانية: خطة التطبيق والمشروع الختامي
أهداف الجلسة:
- إعداد خطة قابلة للتنفيذ لتجربة الإجراء المحسّن.
- تحديد المسؤوليات والمخاطر وآلية المتابعة.
- عرض مقترح التحسين والدفاع عن جدواه.
محاور الجلسة:
- تحديد نطاق تجربة أولية ومعايير نجاحها.
- توزيع الأدوار بين مالك الإجراء والإدارات المعنية والفريق التقني.
- تدريب المستخدمين وإدارة التغيير والتواصل معهم.
- اختبار الحالات المعتادة والاستثنائية قبل التوسع في التطبيق.
- متابعة النتائج وتصحيح الإجراء بعد التجربة.
- إعداد خارطة طريق قصيرة للتنفيذ.
- المشروع الختامي: عرض إجراء إداري قائم، ومساره المقترح، وفرصة الأتمتة، والتكلفة التقديرية، ومؤشرات قياس النجاح.
