حقيبة تدريبية

دورة مهارات مدراء المكاتب العليا - مستوى متقدم

Advanced Office Managers Excellence Program

3 أيام، 15 ساعة تدريبية

تتضمن الحقيبة الملفات التالية:

1. شرائح العرض PowerPoint
2. دليل المدرب Word
3. مذكرة المتدرب Word
4. أوراق العمل "التمارين والحالات العملية" Word
5. الاختبار القبلي والبعدي Word
6. الدليل التعريفي للحقيبة Word
7. نموذج تقييم دورة تدريبية Word

جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم انفوغرافيك)

وصف الدورة:

دورة متقدمة تهدف إلى تطوير الكفاءات الإدارية والقيادية لمدراء المكاتب، وتمكينهم من ممارسة أدوارهم باحترافية وفق أحدث الممارسات الإدارية العالمية، بما يسهم في رفع كفاءة العمل المكتبي ودعم متخذي القرار وتحقيق التميز المؤسسي، تركز على تنمية المهارات المتقدمة في التخطيط والتنظيم وإدارة الأولويات، وإدارة الوقت والاجتماعات، وإعداد المراسلات والتقارير الاحترافية، والتواصل التنفيذي، والتعامل مع المواقف الإدارية المعقدة، وإدارة فرق العمل، واستخدام التقنيات الرقمية والذكاء الاصطناعي في إدارة المكاتب، مع تطبيقات عملية ودراسات حالة تساعد المشاركين على نقل المهارات إلى بيئة العمل وتحقيق أعلى مستويات الأداء والاحترافية.

أهمية الدورة:

• تنمية المهارات القيادية والإدارية المتقدمة لمدراء المكاتب بما يعزز كفاءة الأداء ودعم الإدارة العليا.
• تطوير مهارات التخطيط والتنظيم وإدارة الأولويات والوقت والتواصل التنفيذي لتحقيق أعلى مستويات الإنتاجية.
• تمكين المشاركين من توظيف التقنيات الرقمية وأفضل الممارسات الحديثة في إدارة المكاتب بما يسهم في تحقيق التميز المؤسسي.

الهدف العام:

تنمية القدرات المتقدمة لمدراء المكاتب في شركة سُبل بما يمكنهم من إدارة المكاتب التنفيذية بكفاءة عالية، ودعم القيادات، وتحسين جودة التنسيق المؤسسي، وإدارة الوقت والمعلومات والاجتماعات باستخدام أفضل الممارسات والأدوات الرقمية الحديثة.

الأهداف التفصيلية:

• تطوير الدور الاستراتيجي لمدير المكتب كشريك داعم للإدارة العليا.
• تطبيق أفضل الممارسات في تنظيم أعمال المكتب التنفيذي.
• إدارة الأولويات والمهام المتعددة بكفاءة عالية.
• تحسين مهارات الاتصال والتواصل مع مختلف المستويات الإدارية.
• إدارة الاجتماعات التنفيذية باحترافية.
• إعداد المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات وفق المعايير المؤسسية.
• التعامل مع المواقف الحساسة والزوار والشكاوى باحتراف.
• استخدام تطبيقات الذكاء الاصطناعي في دعم أعمال مدراء المكاتب.
• إدارة المعلومات والوثائق بسرية وكفاءة.
• رفع الإنتاجية الشخصية وتحسين جودة الأداء المكتبي.

الفئة المستهدفة:

• مدراء المكاتب التنفيذية في شركة سُبل.
• مدراء مكاتب القيادات العليا.
• مساعدو الرؤساء التنفيذيين ومدراء الإدارات.
• المساعدون التنفيذيون.
• من يتم إعدادهم لشغل وظائف إدارة المكاتب التنفيذية.

منهجية التدريب:

تعتمد هذه الحقيبة التدريبية على منهجية تدريبية تفاعلية تطبيقية حديثة تهدف إلى تنمية المهارات الإدارية والتنظيمية والتقنية لدى المشاركين، وتمكينهم من أداء مهام مدير المكتب التنفيذي بكفاءة واحترافية، وتعزيز قدرتهم على إدارة الاجتماعات، وتنظيم المراسلات والوثائق، وإعداد التقارير التنفيذية، ودعم الإدارة العليا في اتخاذ القرارات، مع توظيف أحدث التقنيات الرقمية وأدوات الذكاء الاصطناعي في بيئة العمل، بما يسهم في رفع كفاءة الأداء المؤسسي وتحسين جودة الخدمات الإدارية.

وترتكز المنهجية على الدمج بين الأسس العلمية الحديثة في مجالات الإدارة التنفيذية، وإدارة المكاتب، والاتصال الإداري، والتحول الرقمي، والحوكمة، والذكاء الاصطناعي، وبين التطبيقات العملية التي تحاكي بيئة العمل الحقيقية، مع التركيز على تنمية مهارات التخطيط والتنظيم، وإدارة الوقت، والتواصل الاحترافي، وإدارة الاجتماعات، وإعداد التقارير، وحل المشكلات، والتفكير الاستباقي، بما يعزز قدرة المشاركين على دعم القيادات التنفيذية بكفاءة عالية.

كما تركز المنهجية على تطوير قدرات المشاركين في:

• فهم الدور الاستراتيجي لمدير المكتب التنفيذي داخل المؤسسة.
• التخطيط الفعال للاجتماعات التنفيذية وإدارتها باحترافية.
• إعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات.
• تنظيم الملفات والوثائق والأرشفة الورقية والإلكترونية.
• إعداد التقارير التنفيذية المختصرة الداعمة لاتخاذ القرار.
• كتابة المراسلات الإدارية وفق المعايير المهنية.
• توظيف أدوات التحول الرقمي والذكاء الاصطناعي في إدارة الأعمال المكتبية.
• استخدام أدوات الأتمتة لرفع كفاءة الأداء وتقليل الأعمال الروتينية.
• تطبيق ضوابط أمن المعلومات وسرية البيانات في بيئة العمل الرقمية.
• تنمية مهارات التفكير الاستباقي واتخاذ القرار في المواقف الإدارية.
• بناء الصورة الاحترافية والالتزام بأخلاقيات العمل والسرية المهنية.
• إعداد خطة تطوير مهني مستمرة لمواكبة التطورات الإدارية والتقنية.

وتشمل المنهجية التدريبية ما يلي:

الجلسات التفاعلية والعروض التقديمية

• لتوضيح المفاهيم الأساسية المرتبطة بمحاور البرنامج مثل:
• إدارة المكتب التنفيذي، تنظيم الاجتماعات، كتابة محاضر الاجتماعات، إعداد التقارير التنفيذية، تنظيم الوثائق، المراسلات الإدارية، التحول الرقمي، الذكاء الاصطناعي، أمن المعلومات، التفكير الاستباقي، اتخاذ القرار، التطوير المهني، وأفضل الممارسات العالمية في إدارة المكاتب التنفيذية.
• ويتم تقديم هذه المفاهيم بأسلوب علمي مبسط مدعوم بالأمثلة الواقعية والمواقف التطبيقية التي تساعد المشاركين على فهم الموضوعات وتحويلها إلى ممارسات عملية داخل بيئة العمل.

المناقشات الجماعية وتبادل الخبرات:

• لإتاحة الفرصة للمشاركين لمناقشة التحديات الإدارية والتنظيمية التي تواجه مديري المكاتب التنفيذية مثل:
• تنظيم الاجتماعات التنفيذية.
• متابعة تنفيذ القرارات.
• إدارة الأولويات وضغط العمل.
• تنظيم الوثائق والأرشفة الإلكترونية.
• استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي في الأعمال المكتبية.
• حماية المعلومات وسرية البيانات.
• التعامل مع المواقف الطارئة واتخاذ القرار.

كما تسهم هذه المناقشات في:

• تنمية التفكير التحليلي.
• تعزيز مهارات التواصل الإداري.
• تبادل الخبرات المهنية.
• تطوير مهارات حل المشكلات.
• تحسين القدرة على اتخاذ القرار.
• تنمية مهارات العمل الجماعي.

التدريب العملي والتطبيقات الواقعية:

• من خلال تنفيذ أنشطة وتمارين تحاكي مواقف العمل اليومية مثل:
• إعداد جدول أعمال لاجتماع تنفيذي.
• كتابة محضر اجتماع احترافي.
• إعداد تقرير تنفيذي مختصر.
• تنظيم الملفات والأرشفة الرقمية.
• صياغة المراسلات الإدارية الرسمية.
• استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي في إعداد التقارير والمراسلات.
• تصميم خطة متابعة لتنفيذ القرارات.
• تطبيق أساليب إدارة الوقت وتنظيم الأولويات.
• استخدام التطبيقات الرقمية لإدارة المهام والاجتماعات.
• كما يتدرب المشاركون على توظيف المهارات المكتسبة في بيئة العمل بما يسهم في تحسين جودة الأداء الإداري ودعم الإدارة العليا.

تحليل مواقف ودراسات حالة:

يتعرف المشاركون على حالات واقعية ويتم تحليلها مثل:

• حالات تنظيم الاجتماعات التنفيذية.
• مشكلات متابعة تنفيذ القرارات.
• أخطاء كتابة المراسلات الإدارية.
• تحديات تنظيم الوثائق والأرشفة.
• استخدام الذكاء الاصطناعي في الأعمال المكتبية.
• مواقف تتطلب اتخاذ قرارات إدارية سريعة.
• حالات تتعلق بأمن المعلومات والسرية المهنية.
• مع تحديد أسباب المشكلة وتحليل آثارها واقتراح الحلول والإجراءات المناسبة وفق أفضل الممارسات الإدارية.

نواتج التعلّم:

أولًا: المعارف: سيكون المتدرب قادرًا على:

• التعرف على مفهوم إدارة المكتب التنفيذي وأهميته.
• فهم أسس التخطيط للاجتماعات التنفيذية.
• التعرف على خطوات إعداد جدول الأعمال ومحاضر الاجتماعات.
• فهم أساليب تنظيم الوثائق والأرشفة الورقية والإلكترونية.
• التعرف على أسس إعداد التقارير التنفيذية والمراسلات الإدارية.
• فهم مفهوم التحول الرقمي ودوره في إدارة المكاتب.
• التعرف على تطبيقات الذكاء الاصطناعي في الأعمال الإدارية.
• فهم ضوابط أمن المعلومات وسرية البيانات.
• التعرف على مفهوم التفكير الاستباقي وأهميته.
• فهم أساليب اتخاذ القرار في بيئة العمل.
• التعرف على أخلاقيات العمل والسرية المهنية.
• فهم أهمية التطوير المهني المستمر وأفضل الممارسات العالمية في إدارة المكاتب التنفيذية.

ثانيًا: المهارات: سيكون المتدرب قادرًا على:

• التخطيط للاجتماعات التنفيذية وإدارتها بكفاءة.
• إعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات بصورة احترافية.
• تنظيم الوثائق والملفات باستخدام أساليب الأرشفة الحديثة.
• إعداد التقارير التنفيذية المختصرة الداعمة لاتخاذ القرار.
• كتابة المراسلات الإدارية الرسمية باحترافية.
• استخدام أدوات التحول الرقمي والذكاء الاصطناعي في الأعمال المكتبية.
• متابعة تنفيذ القرارات باستخدام مؤشرات الأداء المناسبة.
• إدارة الوقت وتنظيم الأولويات بكفاءة.
• تطبيق مهارات التفكير الاستباقي في معالجة المشكلات.
• اتخاذ القرارات الإدارية بصورة مدروسة.
• تطبيق ضوابط أمن المعلومات والمحافظة على سرية البيانات.
• إعداد خطة تطوير مهني تدعم النمو الوظيفي المستمر.

ثالثًا: الجدارات Competencies

• جدارة الإدارة التنفيذية: القدرة على إدارة أعمال المكتب التنفيذي بكفاءة ودعم الإدارة العليا في تحقيق الأهداف المؤسسية.
• جدارة التخطيط والتنظيم: القدرة على تخطيط الاجتماعات وتنظيم الأعمال والوثائق والمهام بصورة احترافية.
• جدارة الاتصال الإداري: القدرة على إعداد المراسلات والتقارير والتواصل الإداري الفعال مع مختلف الجهات.
• جدارة إدارة الاجتماعات: القدرة على تنظيم الاجتماعات، وتوثيق القرارات، ومتابعة تنفيذها بكفاءة.
• جدارة التحول الرقمي: القدرة على توظيف التقنيات الرقمية وأدوات الأتمتة لتحسين الأداء الإداري.
• جدارة استخدام الذكاء الاصطناعي: القدرة على استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي بصورة مسؤولة في إعداد المراسلات والتقارير وإدارة الاجتماعات.
• جدارة أمن المعلومات: القدرة على حماية المعلومات والوثائق والالتزام بسياسات الخصوصية والسرية المهنية.
• جدارة التفكير الاستباقي واتخاذ القرار: القدرة على تحليل المواقف، واستشراف التحديات، واتخاذ القرارات المناسبة في الوقت المناسب.
• جدارة الاحترافية المهنية: القدرة على تمثيل المؤسسة بصورة مهنية، والالتزام بأخلاقيات العمل، والمحافظة على السرية والثقة.
• جدارة التطوير المهني المستمر: القدرة على التعلم المستمر، ومواكبة التطورات الإدارية والتقنية، وتحسين الأداء بما يدعم التميز المؤسسي.

المحاور التدريبية:

اليوم الأول:

الجلسة الأولى: إدارة المكتب التنفيذي وفق أفضل الممارسات الحديثة

• التحول في دور مدير المكتب داخل المؤسسات الحديثة.
• مدير المكتب كشريك تنفيذي في دعم اتخاذ القرار.
• المسؤوليات الاستراتيجية مقابل الأعمال التشغيلية.
• مهارات التنسيق بين الإدارات.
• إدارة تدفق الأعمال داخل المكتب التنفيذي.
• معايير الاحترافية والسلوك المهني.
• مؤشرات الأداء الخاصة بمدير المكتب.

التطبيق العملي:

• حالة عملية: تحليل يوم عمل لمدير مكتب يعاني من تداخل المهام ووضع خطة لإعادة تنظيم العمل وفق الأولويات.

الجلسة الثانية: الإدارة الاحترافية للوقت والأولويات

• إدارة الأولويات باستخدام مصفوفة الأهمية والاستعجال.
• تخطيط جدول أعمال المدير التنفيذي.
• إدارة المقاطعات والمستجدات اليومية.
• تنظيم المواعيد والزيارات.
• إدارة تعدد المهام دون فقدان الجودة.
• أدوات التخطيط الرقمي وإدارة المهام.

التطبيق العملي:

• تمرين جماعي: إعادة جدولة أسبوع عمل مزدحم لمدير تنفيذي مع المحافظة على الأولويات الاستراتيجية.

اليوم الثاني:

الجلسة الأولى: الاتصال التنفيذي وإدارة العلاقات المهنية

• الاتصال التنفيذي الاحترافي.
• مهارات الإصغاء الفعال.
• إدارة المواقف الحساسة.
• التعامل مع الشخصيات المختلفة.
• فن استقبال الزوار وكبار الشخصيات.
• إدارة الاتصالات الهاتفية والمراسلات الرسمية.
• البروتوكول والإتيكيت المهني.

التطبيق العملي:

• استقصاء وتحليل: تقييم أنماط التواصل داخل المكتب التنفيذي واقتراح حلول لتحسينها.

الجلسة الثانية: الاجتماعات التنفيذية وإعداد الوثائق الاحترافية

• التخطيط للاجتماعات التنفيذية.
• إعداد جدول الأعمال.
• تنظيم الملفات والوثائق.
• كتابة محاضر الاجتماعات الاحترافية.
• متابعة تنفيذ القرارات.
• إعداد التقارير التنفيذية المختصرة.
• الأخطاء الشائعة في المراسلات الإدارية.

اليوم الثالث:

الجلسة الأولى: الذكاء الاصطناعي والتحول الرقمي في إدارة المكاتب

• التحول الرقمي في إدارة المكاتب.
• استخدام الذكاء الاصطناعي في كتابة المراسلات.
• إعداد التقارير والعروض باستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي.
• تنظيم الاجتماعات والتلخيص الآلي.
• إدارة البريد الإلكتروني بذكاء.
• أتمتة المهام الروتينية.
• ضوابط أمن المعلومات وسرية البيانات عند استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي.

التطبيق العملي:

• استخدام أحد تطبيقات الذكاء الاصطناعي لإعداد ملخص اجتماع ورسالة تنفيذية وخطة متابعة.

الجلسة الثانية: التميز الشخصي والإنتاجية العالية لمدير المكتب

• مهارات التفكير الاستباقي.
• اتخاذ القرار في المواقف اليومية.
• إدارة الضغوط المهنية.
• بناء الصورة الاحترافية لمدير المكتب.
• أخلاقيات العمل والسرية المهنية.
• إعداد خطة تطوير مهني مستمرة.
• أفضل الممارسات العالمية في إدارة المكاتب التنفيذية.

التطبيق العملي:

• ورشة عمل ختامية: إعداد خطة تطوير شخصية (Professional Development Plan) تتضمن أهدافاً ومؤشرات أداء ومبادرات تطوير قابلة للتطبيق داخل شركة سُبل.