حقيبة تدريبية
دورة إدارة المعلومات وسرية الوثائق والمحفوظات
Information Management, Document Confidentiality and Records Management
5 أيام، 25 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- نموذج تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم إنفوجرافيك)
المقدمة:
تمثل المعلومات والوثائق والمحفوظات أحد أهم الأصول المؤسسية التي تعتمد عليها الجهات في تنفيذ أعمالها، وإثبات حقوقها والتزاماتها، ودعم اتخاذ القرارات، والمحافظة على ذاكرتها المؤسسية. ويتطلب التعامل معها بناء منظومة متكاملة تشمل إنشاء الوثائق، وتصنيفها، وفهرستها، وحفظها، وتداولها، واسترجاعها، وتحديد مدد الاحتفاظ بها، وتحويلها إلى المحفوظات أو إتلافها بطريقة نظامية وآمنة.
وتركز الدورة على الممارسات الحديثة في إدارة المعلومات والوثائق الورقية والإلكترونية، وتصميم خطط التصنيف والترميز، وإدارة دورة حياة الوثيقة، والتحول إلى أنظمة إدارة الوثائق الرقمية، والمحافظة على المحفوظات، وإدارة المخاطر واستمرارية الوصول إلى المعلومات. كما يُخصص اليوم التدريبي الخامس بالكامل لإدارة الوثائق السرية، وتصنيفها، وتحديد صلاحيات الوصول إليها، وتأمين تداولها وحفظها ونقلها وإتلافها، والتعامل مع حوادث فقدان المعلومات أو تسريبها.
الهدف العام:
تطوير قدرات المشاركين على بناء وإدارة منظومة متكاملة للمعلومات والوثائق والمحفوظات الورقية والإلكترونية، وتطبيق إجراءات التصنيف والفهرسة والحفظ والاسترجاع والاستبعاد، وتعزيز سرية الوثائق وحمايتها طوال دورة حياتها وفق السياسات المؤسسية والممارسات المهنية الحديثة.
الأهداف التفصيلية:
- التمييز بين البيانات والمعلومات والوثائق والسجلات والمحفوظات.
- تطبيق المراحل المتكاملة لدورة حياة الوثائق والمعلومات.
- إعداد خطط تصنيف وترميز وفهرسة تسهّل حفظ الوثائق واسترجاعها.
- تنظيم وإدارة المحفوظات الورقية وفق متطلبات الحفظ والحماية.
- توظيف الأنظمة الإلكترونية في إدارة الوثائق وسير العمل المؤسسي.
- تطبيق إجراءات الرقمنة والحفظ الإلكتروني والنسخ الاحتياطي.
- إعداد جداول مدد الاحتفاظ بالوثائق وتنفيذ إجراءات التحويل والاستبعاد.
- تقييم مخاطر الوثائق والمحفوظات وإعداد خطط استمرارية الوصول إليها.
- تصنيف الوثائق السرية وتحديد ضوابط وصلاحيات التعامل معها.
- تطبيق إجراءات تداول الوثائق السرية وحفظها ونقلها وإتلافها بأمان.
الفئة المستهدفة:
- مديرو وموظفو إدارات الوثائق والمحفوظات والأرشيف.
- مسؤولو مراكز المعلومات وإدارة المعرفة.
- العاملون في إدارات المراسلات والاتصالات الإدارية.
- مديرو المكاتب والسكرتارية التنفيذية.
- مسؤولو السجلات والملفات والمعاملات.
- مسؤولو الأمن المؤسسي وأمن المعلومات.
- العاملون في إدارات تقنية المعلومات والتحول الرقمي.
- مسؤولو الشؤون القانونية والحوكمة والامتثال.
- موظفو الجهات الحكومية والعسكرية والأمنية المعنيون بالوثائق السرية.
- كل من تتطلب طبيعة عمله إنشاء الوثائق أو تداولها أو حفظها أو استرجاعها.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول: منظومة إدارة المعلومات ودورة حياة الوثائق
الجلسة الأولى: المفاهيم الحديثة وحوكمة المعلومات والوثائق
أهداف الجلسة:
- توضيح المفاهيم الأساسية لإدارة المعلومات والوثائق.
- التمييز بين أنواع الوثائق والسجلات والمحفوظات.
- تحديد القيمة المؤسسية والقانونية للمعلومات.
- تحليل مسؤوليات الأطراف المعنية بإدارة الوثائق.
محاور الجلسة:
- مفاهيم البيانات والمعلومات والوثائق والسجلات والمحفوظات.
- الفروق بين الوثيقة والسجل والملف والمحفوظ الأرشيفي.
- القيمة الإدارية والقانونية والمالية والتاريخية للوثائق.
- مبادئ حوكمة المعلومات وإدارة الوثائق المؤسسية.
- السياسات والأدوار والمسؤوليات المتعلقة بإدارة الوثائق.
- تشخيص واقع إدارة المعلومات والوثائق في المؤسسة.
الجلسة الثانية: دورة حياة الوثائق والسجلات المؤسسية
أهداف الجلسة:
- تحديد مراحل دورة حياة الوثيقة.
- تنظيم إنشاء الوثائق واستلامها وتسجيلها.
- ضبط عمليات استخدام الوثائق وتداولها.
- تحديد مصير الوثائق بعد انتهاء الحاجة التشغيلية إليها.
محاور الجلسة:
- إنشاء الوثائق واستلامها وتسجيلها واعتمادها.
- تصنيف الوثائق وفهرستها وربطها بالملفات.
- استخدام الوثائق وتداولها وتتبع حركتها.
- حفظ الوثائق وصيانتها خلال المرحلة الجارية وشبه الجارية.
- تقييم الوثائق وتحويلها إلى المحفوظات الدائمة.
- استبعاد الوثائق وإتلافها وفق الإجراءات المعتمدة.
اليوم التدريبي الثاني: تصنيف الوثائق وإدارة المحفوظات الورقية
الجلسة الأولى: التصنيف والترميز والفهرسة والاسترجاع
أهداف الجلسة:
- اختيار نظام التصنيف المناسب لطبيعة المؤسسة.
- إعداد خطة ملفات متكاملة للوثائق.
- تطبيق أساليب الترميز والفهرسة.
- تحسين سرعة ودقة استرجاع المعلومات.
محاور الجلسة:
- أنظمة التصنيف الموضوعي والوظيفي والرقمي والأبجدي.
- تصميم خطة تصنيف الملفات وربطها بالوظائف والأنشطة.
- إعداد رموز الوثائق والملفات وقواعد التسمية الموحدة.
- الفهرسة وإعداد البيانات الوصفية والكلمات المفتاحية.
- ضبط الإصدارات والنسخ والتعديلات على الوثائق.
- ورشة عمل لإعداد نموذج لخطة تصنيف وفهرسة الوثائق.
الجلسة الثانية: تنظيم المحفوظات الورقية وحمايتها
أهداف الجلسة:
- تنظيم المستودعات والمحفوظات الورقية.
- تطبيق إجراءات استلام وترتيب وحفظ الملفات.
- تحديد عوامل تلف الوثائق ووسائل الوقاية منها.
- إعداد نظام لتداول الملفات وتتبعها.
محاور الجلسة:
- متطلبات تصميم وتجهيز مستودعات الوثائق والمحفوظات.
- إجراءات استلام الملفات وترتيبها وترميز مواقع حفظها.
- وسائل وأوعية الحفظ المناسبة لأنواع الوثائق المختلفة.
- العوامل البيئية والبشرية المؤثرة في سلامة المحفوظات.
- إعارة الملفات واسترجاعها وتتبع حركة تداولها.
- حماية الوثائق الحيوية وإعداد خطة للطوارئ والكوارث.
اليوم التدريبي الثالث: إدارة الوثائق الإلكترونية والتحول الرقمي
الجلسة الأولى: أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية وسير العمل
أهداف الجلسة:
- تحديد متطلبات نظام إدارة الوثائق الإلكترونية.
- تنظيم إدخال الوثائق والبيانات الوصفية.
- أتمتة مسارات اعتماد الوثائق وتداولها.
- تطبيق ضوابط البحث والوصول والتتبع.
محاور الجلسة:
- مفهوم أنظمة إدارة الوثائق والمحتوى المؤسسي.
- مكونات ومتطلبات نظام إدارة الوثائق الإلكترونية.
- التقاط الوثائق وتسجيلها وربطها بالبيانات الوصفية.
- تصميم مسارات العمل والموافقات والتوقيعات الإلكترونية.
- البحث والاسترجاع وإدارة الإصدارات وسجلات التدقيق.
- التكامل مع أنظمة الموارد والمراسلات والخدمات المؤسسية.
الجلسة الثانية: الرقمنة والحفظ الإلكتروني وأمن المعلومات
أهداف الجلسة:
- تخطيط مشروعات تحويل الوثائق الورقية إلى رقمية.
- تطبيق معايير جودة المسح الضوئي والفهرسة.
- حماية الوثائق الرقمية من الفقد والتلف.
- إعداد إجراءات النسخ الاحتياطي والاستعادة.
محاور الجلسة:
- مراحل مشروع الرقمنة وتحديد الأولويات ونطاق العمل.
- المسح الضوئي والتعرف الضوئي على النصوص وضبط الجودة.
- اختيار صيغ الملفات وضمان قابلية قراءتها على المدى الطويل.
- النسخ الاحتياطي والاستعادة وحفظ النسخ في مواقع آمنة.
- إدارة صلاحيات الوصول والتشفير وسجلات استخدام الوثائق.
- مخاطر البريد الإلكتروني والتخزين السحابي والأجهزة المحمولة.
اليوم التدريبي الرابع: الاحتفاظ بالوثائق وإدارة المخاطر والجودة
الجلسة الأولى: جداول مدد الاحتفاظ والتحويل والاستبعاد
أهداف الجلسة:
- تحديد القيمة التشغيلية والقانونية للوثائق.
- إعداد جداول مدد الاحتفاظ بالوثائق.
- تطبيق إجراءات تحويل الوثائق إلى المحفوظات.
- تنفيذ الاستبعاد والإتلاف بطريقة نظامية.
محاور الجلسة:
- أسس تحديد القيمة الإدارية والقانونية والمالية والتاريخية.
- إعداد جداول مدد الاحتفاظ وربطها بتصنيف الوثائق.
- تجميد الإتلاف عند وجود متطلبات قانونية أو رقابية.
- فرز الوثائق وتقييمها واختيار الوثائق دائمة الحفظ.
- إجراءات التحويل إلى مراكز المحفوظات والأرشيف.
- توثيق عمليات الاستبعاد والإتلاف وإعداد محاضرها.
الجلسة الثانية: إدارة المخاطر والتدقيق وتحسين الأداء
أهداف الجلسة:
- تحديد المخاطر المرتبطة بالوثائق والمحفوظات.
- تقييم مدى الالتزام بسياسات إدارة المعلومات.
- قياس كفاءة عمليات الحفظ والاسترجاع.
- إعداد خطة لتحسين منظومة إدارة الوثائق.
محاور الجلسة:
- مخاطر الفقد والتلف والتعديل غير المصرح به وصعوبة الاسترجاع.
- إعداد سجل مخاطر الوثائق وتحديد الإجراءات الوقائية.
- خطط استمرارية الأعمال واستعادة الوثائق بعد الطوارئ.
- التدقيق على الالتزام بسياسات وإجراءات إدارة الوثائق.
- مؤشرات قياس أداء التصنيف والحفظ والاسترجاع والرقمنة.
- إعداد خطة تطوير وتحسين مستمر لإدارة المعلومات والمحفوظات.
اليوم التدريبي الخامس: إدارة الوثائق السرية
الجلسة الأولى: تصنيف الوثائق السرية وضوابط الوصول إليها
أهداف الجلسة:
- تحديد معايير تصنيف الوثائق وفق درجة حساسيتها.
- تطبيق مبدأ الحاجة إلى المعرفة.
- تحديد مسؤوليات المتعاملين مع الوثائق السرية.
- تصميم ضوابط الوصول المادي والإلكتروني.
محاور الجلسة:
- مفهوم الوثائق الحساسة والسرية وأهميتها ومخاطرها.
- مستويات تصنيف الوثائق وفق السياسات المؤسسية المعتمدة.
- معايير تحديد درجة السرية ومراجعة التصنيف وتعديله.
- تسجيل الوثائق السرية وترقيمها ووضع العلامات الدالة عليها.
- مبدأ الحاجة إلى المعرفة وصلاحيات الاطلاع والتفويض.
- حالة تطبيقية لتصنيف مجموعة من الوثائق وتحديد صلاحياتها.
الجلسة الثانية: التداول الآمن والحفظ والإتلاف والاستجابة للحوادث
أهداف الجلسة:
- تطبيق إجراءات التعامل الآمن مع الوثائق السرية.
- تنظيم نقل وتداول واستلام الوثائق السرية.
- التعامل مع حالات فقدان الوثائق أو تسريبها.
- تنفيذ الإتلاف الآمن وتوثيق إجراءاته.
محاور الجلسة:
- إنشاء الوثائق السرية واستلامها وتسجيلها وتتبع حركتها.
- ضوابط نسخ وطباعة ومسح وتصوير الوثائق السرية.
- نقل وتسليم الوثائق السرية وتوثيق الاستلام والتسليم.
- حفظ الوثائق السرية الورقية والإلكترونية والنسخ الاحتياطية.
- الإبلاغ عن الفقد أو التسريب واحتواء الحادث والتحقيق فيه.
- الإتلاف الآمن للوثائق السرية وإعداد محاضر الإتلاف والتطبيق الختامي.
