حقيبة تدريبية
دورة الإدارة الإلكترونية لسكرتارية الإدارة العليا والسكرتارية التنفيذية
E-Management for Executive Secretaries & Senior Management Offices
5 أيام، 25 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- نموذج تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم إنفوجرافيك)
الهدف العام:
- تمكين العاملين في السكرتارية التنفيذية ومكاتب الإدارة العليا من استخدام الإدارة الإلكترونية في تنظيم الأعمال والمراسلات والاجتماعات والأرشفة الإلكترونية وإدارة المعلومات بما يرفع كفاءة العمل المكتبي وسرعة إنجاز الأعمال.
الأهداف التفصيلية:
- تعريف المشاركين بمفهوم الإدارة الإلكترونية
- تنمية مهارات استخدام التطبيقات الإلكترونية في العمل المكتبي
- تطوير مهارات إدارة المراسلات الإلكترونية
- تنمية مهارات الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق
- تطوير مهارات تنظيم الاجتماعات إلكترونياً
- تنمية مهارات إدارة الوقت والمواعيد إلكترونياً
- تعزيز مهارات إعداد التقارير والعروض التقديمية
- رفع كفاءة العمل في مكاتب الإدارة العليا
الفئة المستهدفة:
- سكرتاريا الإدارة العليا
- السكرتاريا التنفيذية
- مساعدو المدير العام
- موظفو المكاتب الإدارية
- موظفو المراسلات
- موظفو الأرشيف
- منسقو المكاتب الإدارية
المحاور التدريبية:
اليوم الأول:
الجلسة الأولى:
- مفهوم الإدارة الإلكترونية
- التحول من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الإلكترونية
- أهمية الإدارة الإلكترونية في المكاتب الحديثة
- مهام السكرتارية في بيئة العمل الإلكترونية
- أمن المعلومات والسرية في العمل الإلكتروني
الجلسة الثانية:
- إدارة المراسلات الإلكترونية
- البريد الإلكتروني الرسمي
- تنظيم الرسائل الإلكترونية
- أرشفة البريد الإلكتروني
- قواعد المراسلات الإلكترونية الرسمية
اليوم الثاني:
الجلسة الأولى:
- إدارة الملفات والوثائق إلكترونياً
- الأرشفة الإلكترونية
- تصنيف الوثائق
- حفظ واسترجاع الملفات
- أنظمة إدارة الوثائق DMS
الجلسة الثانية:
- إدارة الاجتماعات إلكترونياً
- تنظيم المواعيد
- إعداد جداول الاجتماعات
- إعداد محاضر الاجتماعات إلكترونياً
- برامج الاجتماعات الافتراضية
اليوم الثالث:
الجلسة الأولى:
- إدارة الوقت والمواعيد إلكترونياً
- التقويم الإلكتروني
- تنظيم أولويات العمل
- متابعة المهام
- التذكير الإلكتروني بالمواعيد
الجلسة الثانية:
- إعداد التقارير إلكترونياً
- إعداد العروض التقديمية
- إعداد النماذج الإلكترونية
- تنظيم قواعد البيانات
- إدارة المعلومات المكتبية
اليوم الرابع:
الجلسة الأولى:
- برامج المكتب الإلكتروني
- Microsoft Outlook
- Microsoft OneNote
- Microsoft Teams
- Google Workspace
- إدارة العمل عبر الأنظمة الإلكترونية
الجلسة الثانية:
- تنظيم العمل في مكتب الإدارة العليا
- إدارة الاتصالات
- تنظيم الزيارات
- تنظيم السفر والحجوزات
- إدارة المعلومات الخاصة بالإدارة العليا
اليوم الخامس:
الجلسة الأولى:
- مهارات السكرتارية التنفيذية في البيئة الإلكترونية
- الاتصال الإداري الإلكتروني
- تنظيم الأعمال اليومية
- التعامل مع ضغوط العمل
- أخلاقيات العمل الإلكتروني
الجلسة الثانية:
- إعداد نظام أرشفة إلكترونية
- إعداد نموذج مراسلات إلكترونية
- إعداد نموذج محضر اجتماع إلكتروني
- تطبيقات عملية
- التقييم الختامي للدورة
