حقيبة تدريبية
دورة المرحلة المتقدمة من المساعد التنفيذي المعتمد
Certified Executive Assistant – Advanced Level
5 أيام، 25 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- نموذج تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم إنفوجرافيك)
الهدف العام:
- تطوير مهارات المساعد التنفيذي المتقدمة في الإدارة المكتبية الحديثة، ودعم القيادات العليا، وإدارة الوقت والاجتماعات والمراسلات والتقارير، والمشاركة في التخطيط والتنظيم واتخاذ القرار.
الأهداف التفصيلية:
- تطوير مهارات الإدارة المكتبية المتقدمة
- تنمية مهارات دعم الإدارة العليا
- إدارة الوقت والأولويات بكفاءة عالية
- إدارة الاجتماعات واللجان
- إعداد التقارير التنفيذية الاحترافية
- تنمية مهارات الاتصال الرسمي والبروتوكول
- إدارة المراسلات الرسمية باحتراف
- استخدام الأدوات الرقمية في عمل المساعد التنفيذي
- المشاركة في التخطيط والتنظيم الإداري
- إدارة المعلومات والملفات والوثائق
الفئة المستهدفة:
- المساعدون التنفيذيون
- مديرو المكاتب
- سكرتيرو الإدارة العليا
- منسقو الإدارات
- موظفو الشؤون الإدارية
- المرشحون للعمل كمساعدين تنفيذيين
- العاملون في السكرتاريا التنفيذية
المحاور التدريبية:
اليوم الأول:
الجلسة الأولى:
- دور المساعد التنفيذي المتقدم في المنظمات الحديثة
- الفرق بين السكرتير والمساعد التنفيذي
- دعم الإدارة العليا واتخاذ القرار
- إدارة المعلومات للإدارة العليا
- التعامل مع المدير التنفيذي باحتراف
- السرية المهنية وإدارة المعلومات الحساسة
- مهارات التفكير التنظيمي للمساعد التنفيذي
الجلسة الثانية:
- إدارة الوقت المتقدمة
- إدارة الأولويات
- تنظيم جدول المدير التنفيذي
- التعامل مع تعدد المهام
- إدارة ضغط العمل
- أدوات التخطيط اليومي والأسبوعي
- تطبيقات إدارة الوقت الرقمية
اليوم الثاني:
الجلسة الأولى:
- إدارة الاجتماعات المتقدمة
- تخطيط الاجتماعات
- إعداد جدول الأعمال
- إعداد محاضر الاجتماعات الاحترافية
- متابعة قرارات الاجتماعات
- تنظيم اجتماعات الإدارة العليا
- تنظيم المؤتمرات والزيارات الرسمية
الجلسة الثانية:
- المراسلات الرسمية المتقدمة
- صياغة الخطابات الرسمية
- صياغة البريد الإلكتروني الرسمي
- إعداد التقارير الإدارية
- إعداد التقارير التنفيذية
- إعداد العروض التقديمية للإدارة
- التدقيق اللغوي والإداري للمراسلات
اليوم الثالث:
الجلسة الأولى:
- مهارات الاتصال والبروتوكول
- الاتصال الرسمي داخل المنظمة
- الاتصال مع كبار الشخصيات
- الإتيكيت والبروتوكول الإداري
- استقبال الزوار الرسميين
- تنظيم السفر والرحلات الرسمية
- تنظيم الفعاليات والاجتماعات الرسمية
الجلسة الثانية:
- إدارة الوثائق والأرشفة الحديثة
- الأرشفة الإلكترونية
- إدارة الملفات والسجلات
- تصنيف الوثائق
- حفظ واسترجاع الوثائق
- أمن المعلومات والوثائق
- إدارة المراسلات الواردة والصادرة
اليوم الرابع:
الجلسة الأولى:
- المساعد التنفيذي والتخطيط الإداري
- المشاركة في إعداد الخطط
- متابعة تنفيذ الخطط
- إعداد التقارير الدورية للإدارة
- مؤشرات الأداء KPIs
- إدارة المشاريع الصغيرة داخل الإدارة
- تنظيم العمل الإداري
الجلسة الثانية:
- استخدام التكنولوجيا في عمل المساعد التنفيذي
- Microsoft Office المتقدم
- إدارة البريد الإلكتروني
- إدارة الاجتماعات عبر الإنترنت
- إدارة المهام والتقويم الإلكتروني
- حفظ الملفات سحابياً
- أدوات الذكاء الاصطناعي في الأعمال المكتبية
اليوم الخامس:
الجلسة الأولى:
- حل المشكلات واتخاذ القرار
- تحليل المشكلات الإدارية
- اتخاذ القرار الإداري
- التعامل مع الأزمات الإدارية
- إدارة ضغوط العمل
- العمل ضمن فريق الإدارة العليا
- بناء العلاقات المهنية
الجلسة الثانية:
- تطبيقات عملية متقدمة
- إعداد جدول أعمال ومحضر اجتماع
- إعداد تقرير تنفيذي
- تنظيم اجتماع إداري
- تنظيم رحلة عمل
- إعداد عرض تقديمي للإدارة
- تقييم المشاركين
- التقييم النهائي للدورة
