حقيبة تدريبية
إعداد منظم مؤتمرات
Conference Organizer Preparation
5 أيام، 25 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم إنفوجرافيك)
الهدف العام:
تأهيل المشاركين لاكتساب المهارات الاحترافية في تخطيط وتنظيم وإدارة المؤتمرات بكفاءة عالية، من خلال تطوير قدراتهم في التصميم، التنسيق، إدارة الفرق، والتعامل مع مختلف عناصر المؤتمر وفق أفضل الممارسات العالمية.
الأهداف التفصيلية:
تمكين المشاركين من فهم أنواع المؤتمرات ومراحل تنظيمها
تنمية مهارات تخطيط وتصميم المؤتمرات بشكل احترافي
تعزيز القدرة على إدارة الميزانيات والموارد
تطوير مهارات التنسيق مع المتحدثين والجهات المشاركة
إكساب مهارات إدارة العمليات اللوجستية للمؤتمرات
تعزيز مهارات التقييم وإعداد التقارير بعد المؤتمر
الفئة المستهدفة:
منسقو المؤتمرات والفعاليات
العاملون في العلاقات العامة والتسويق
موظفو الشركات المنظمة للمعارض والمؤتمرات
العاملون في المؤسسات الحكومية والخاصة
رواد الأعمال في مجال تنظيم المؤتمرات
المحاور التدريبية:
اليوم الأول: مدخل إلى تنظيم المؤتمرات
الجلسة الأولى: مفهوم المؤتمرات وأنواعها
تعريف المؤتمرات وأهميتها
أنواع المؤتمرات (علمية، اقتصادية، دولية)
مراحل تنظيم المؤتمر
دور منظم المؤتمر
نشاط تدريبي
الجلسة الثانية: تخطيط المؤتمر
تحديد أهداف المؤتمر
تحليل الفئة المستهدفة
اختيار موضوع المؤتمر
إعداد الخطة العامة
تمرين عملي
اليوم الثاني: تصميم برنامج المؤتمر
الجلسة الأولى: إعداد المحتوى العلمي والتنظيمي
تصميم جدول المؤتمر
تنسيق الجلسات والمتحدثين
إعداد محاور المؤتمر
تنظيم الوقت والبرنامج
تطبيق عملي
الجلسة الثانية: إدارة المتحدثين والضيوف
التواصل مع المتحدثين
تنظيم الدعوات الرسمية
إدارة تنقل وإقامة الضيوف
متابعة احتياجات المتحدثين
تمرين تطبيقي
اليوم الثالث: إدارة الميزانية واللوجستيات
الجلسة الأولى: إعداد ميزانية المؤتمر
تحديد التكاليف
إعداد الميزانية التفصيلية
إدارة المصروفات
تحقيق الكفاءة المالية
نشاط عملي
الجلسة الثانية: التنسيق اللوجستي
اختيار موقع المؤتمر
تجهيز القاعات والتقنيات
إدارة التسجيل والاستقبال
تنظيم الضيافة والخدمات
تمرين عملي
اليوم الرابع: التسويق وإدارة الحضور
الجلسة الأولى: التسويق للمؤتمر
استراتيجيات الترويج
التسويق الرقمي للمؤتمرات
إدارة الحملات الإعلانية
بناء الهوية التسويقية
نشاط تطبيقي
الجلسة الثانية: إدارة المشاركين والحضور
إدارة التسجيل
خدمة المشاركين
تنظيم الحضور
التعامل مع الشكاوى
تمرين عملي
اليوم الخامس: التنفيذ والتقييم النهائي
الجلسة الأولى: إدارة يوم المؤتمر
متابعة تنفيذ البرنامج
إدارة الوقت
التعامل مع الطوارئ
ضمان جودة التنفيذ
محاكاة عملية
الجلسة الثانية: التقييم وإعداد التقارير
تقييم نجاح المؤتمر
جمع وتحليل التغذية الراجعة
إعداد التقارير النهائية
استخلاص الدروس المستفادة
مشروع تطبيقي نهائي
