حقيبة تدريبية
مهارات المساعد الإداري
Administrative Assistant Skills
3 أيام، 15 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- نموذج تقييم دورة تدريبية Word
وجميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم إنفوجرافيك)
الهدف العام:
تنمية مهارات المشاركين في أداء مهام المساعد الإداري بكفاءة واحترافية، وتمكينهم من إدارة الأعمال المكتبية وتنظيم الوقت والاتصالات الإدارية بما يسهم في دعم القيادات الإدارية وتحسين كفاءة العمل المؤسسي.
الأهداف التفصيلية:
- تعريف المشاركين بأدوار ومسؤوليات المساعد الإداري في بيئة العمل الحديثة
- تنمية مهارات تنظيم الأعمال المكتبية وإدارة الوقت
- تمكين المشاركين من تطوير مهارات الاتصال الإداري والتعامل مع الآخرين
- تعزيز قدرات المشاركين في إدارة المراسلات والوثائق الإدارية
- تطوير مهارات تنظيم الاجتماعات وإعداد التقارير الإدارية
- تمكين المشاركين من استخدام الأدوات التقنية في الأعمال المكتبية
الفئة المستهدفة:
- المساعدون الإداريون
- السكرتارية التنفيذية
- موظفو المكاتب الإدارية
- موظفو الاستقبال وخدمة العملاء
- العاملون في الإدارات التنفيذية
- الراغبون في تطوير مهارات العمل الإداري
المحاور التدريبية:
اليوم الأول: أساسيات العمل الإداري
الجلسة الأولى: دور المساعد الإداري في المؤسسات
- مفهوم العمل الإداري وأهميته في المؤسسات
- أدوار ومسؤوليات المساعد الإداري
- المهارات الأساسية للمساعد الإداري الناجح
- أخلاقيات العمل الإداري والمهني
- العلاقة المهنية بين المساعد الإداري والإدارة العليا
الجلسة الثانية: تنظيم العمل المكتبي
- مفهوم تنظيم العمل المكتبي
- إدارة الملفات والسجلات الإدارية
- تنظيم الوثائق والأرشفة الإدارية
- إدارة البريد الوارد والصادر
- إعداد وتنظيم بيئة العمل المكتبية
اليوم الثاني: مهارات الاتصال والتنظيم الإداري
الجلسة الأولى: مهارات الاتصال الإداري
- مفهوم الاتصال الإداري وأهميته في العمل المؤسسي
- مهارات الاتصال الفعال في بيئة العمل
- إدارة المكالمات الهاتفية المهنية
- التواصل مع الزملاء والعملاء باحترافية
- مهارات الاستماع والتواصل الإيجابي
الجلسة الثانية: إدارة الاجتماعات والمراسلات
- تنظيم الاجتماعات الإدارية
- إعداد جداول الأعمال للاجتماعات
- تدوين محاضر الاجتماعات
- إعداد المراسلات الرسمية والتقارير الإدارية
- تنظيم المواعيد والزيارات الرسمية
اليوم الثالث: تطوير كفاءة الأداء الإداري
الجلسة الأولى: إدارة الوقت وتنظيم الأولويات
- مفهوم إدارة الوقت في العمل الإداري
- تحديد الأولويات في الأعمال اليومية
- التخطيط الفعّال للمهام الإدارية
- التعامل مع ضغوط العمل
- تحسين الإنتاجية الشخصية
الجلسة الثانية: استخدام التقنيات الحديثة في العمل الإداري
- استخدام الحاسب الآلي في الأعمال المكتبية
- إدارة الملفات والوثائق إلكترونياً
- استخدام البريد الإلكتروني في التواصل الإداري
- إدارة البيانات والمعلومات الإدارية
- تطبيقات رقمية تدعم كفاءة العمل الإداري
