حقيبة تدريبية
الاختزال السريع لموظفي السكرتاريا
Shorthand for Executive Secretaries
5 أيام، 25 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم إنفوجرافيك)
الهدف العام:
تنمية مهارات موظفي السكرتاريا في استخدام الاختزال السريع لتدوين الاجتماعات والإملاءات الإدارية بكفاءة عالية، بما يسهم في تحسين سرعة ودقة تسجيل المعلومات وتحويلها إلى مراسلات وتقارير رسمية.
الأهداف التفصيلية:
تعريف المشاركين بمفهوم الاختزال وأهميته في الأعمال المكتبية
تنمية مهارات الاستماع والتركيز أثناء تدوين الملاحظات
تمكين المشاركين من استخدام رموز الاختزال في كتابة الكلمات والجمل بسرعة
تطوير قدرة المشاركين على تدوين محاضر الاجتماعات باستخدام الاختزال
تعزيز مهارات تحويل النصوص المختزلة إلى مراسلات وتقارير مكتبية
الفئة المستهدفة:
السكرتارية التنفيذية
المساعدون الإداريون
موظفو المكاتب التنفيذية
موظفو إدارة الاجتماعات
العاملون في مجال الدعم الإداري
المحاور التدريبية:
اليوم الأول: أساسيات الاختزال في الأعمال المكتبية
الجلسة الأولى: مدخل إلى الاختزال السريع
مفهوم الاختزال السريع وأهميته في العمل المكتبي
تطور أنظمة الاختزال واستخداماتها في الأعمال الإدارية
دور السكرتارية في تدوين المعلومات والقرارات الإدارية
الفرق بين الكتابة التقليدية والاختزال
مجالات استخدام الاختزال في السكرتاريا التنفيذية
الأدوات المستخدمة في التدريب على الاختزال
الجلسة الثانية: مبادئ رموز الاختزال
مفهوم الرموز والاختصارات في الكتابة المختزلة
القواعد الأساسية لكتابة الحروف بالاختزال
تمثيل الأصوات والحركات في الاختزال
كتابة المقاطع الصوتية المختصرة
التدريب على كتابة الكلمات البسيطة بالاختزال
تمارين عملية على رموز الاختزال الأساسية
اليوم الثاني: تطوير مهارات الكتابة بالاختزال
الجلسة الأولى: كتابة الكلمات والعبارات المختزلة
تكوين الكلمات باستخدام رموز الاختزال
كتابة العبارات الإدارية المتكررة
استخدام الاختصارات الشائعة في الأعمال المكتبية
تدريبات على كتابة الجمل القصيرة
تحسين سرعة الكتابة بالاختزال
تطبيقات عملية على تدوين الملاحظات
الجلسة الثانية: قراءة وفك النصوص المختزلة
أساليب قراءة النصوص المختزلة
تحويل الرموز المختزلة إلى كلمات كاملة
تحليل النصوص المختزلة وفهم مضمونها
تدريبات على قراءة نصوص مختزلة
تصحيح الأخطاء الشائعة في القراءة
تمارين عملية على فك النصوص المختزلة
اليوم الثالث: الاختزال في تدوين الاجتماعات
الجلسة الأولى: مهارات الاستماع والتدوين
مفهوم الاستماع الفعال في الأعمال الإدارية
التقاط الأفكار الرئيسية أثناء الاجتماعات
تدوين النقاط الأساسية بسرعة
تسجيل القرارات والتوصيات بالاختزال
تنظيم المعلومات أثناء التدوين
تطبيقات عملية على الاستماع والتدوين
الجلسة الثانية: تدوين محاضر الاجتماعات
مفهوم محاضر الاجتماعات وأهميتها
خطوات تدوين محضر الاجتماع باستخدام الاختزال
تنظيم المعلومات المختزلة بعد الاجتماع
تحويل الملاحظات المختزلة إلى محضر رسمي
إعداد تقارير الاجتماعات
تطبيقات عملية على تدوين محاضر الاجتماعات
اليوم الرابع: استخدام الاختزال في المراسلات الإدارية
الجلسة الأولى: تدوين الإملاءات الإدارية
مفهوم الإملاء الإداري في العمل المكتبي
تدوين التعليمات الإدارية بالاختزال
تسجيل المراسلات الرسمية أثناء الإملاء
تنظيم الملاحظات المختزلة
تحويل النص المختزل إلى خطاب رسمي
تمارين عملية على الإملاء الإداري
الجلسة الثانية: تنظيم المعلومات المكتبية
تنظيم الملاحظات المختزلة في الملفات
تحويل الاختزال إلى تقارير ومذكرات إدارية
مراجعة النصوص المختزلة وتصحيحها
تحسين وضوح الرموز المختزلة
استخدام الاختزال في إدارة الأعمال اليومية
تطبيقات عملية على تنظيم المعلومات
اليوم الخامس: تطوير سرعة الاختزال والتطبيقات العملية
الجلسة الأولى: تقنيات زيادة سرعة الاختزال
تمارين زيادة سرعة الكتابة بالاختزال
تحسين دقة الكتابة أثناء الاستماع
التغلب على بطء التدوين أثناء الاجتماعات
تطوير مهارات التركيز والانتباه
تدريبات عملية على الكتابة السريعة
اختبارات سرعة في الاختزال
الجلسة الثانية: التطبيقات العملية والتقييم
تطبيق عملي شامل على تدوين اجتماع بالاختزال
تطبيقات على تدوين الإملاءات الإدارية
تحليل مستوى السرعة والدقة لدى المشاركين
مراجعة الأخطاء الشائعة في الاختزال
إعداد خطة شخصية لتطوير مهارات الاختزال
اختبار تطبيقي نهائي في مهارات الاختزال السريع.
