حقيبة تدريبية
السكرتير الذكي: تطبيقات الذكاء الاصطناعي في الأعمال المكتبية
5 أيام، 25 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل "التمارين والحالات العملية" Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- نموذج تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم انفوغرافيك)
الهدف العام:
تمكين المشاركين من توظيف تطبيقات الذكاء الاصطناعي الحديثة في الأعمال المكتبية والسكرتارية بشكل احترافي، بما يسهم في رفع كفاءة الأداء، وتحسين إدارة الوقت والمهام، وتطوير أساليب الاتصال وإعداد الوثائق، والانتقال من الدور التقليدي للسكرتارية إلى دور ذكي داعم للإدارة وصنع القرار في بيئات العمل الحديثة.
الأهداف التفصيلية:
بنهاية هذه الدورة يكون المشارك قادراً على فهم مفهوم السكرتير الذكي ودوره في بيئة الأعمال الرقمية، والتمييز بين السكرتارية التقليدية والسكرتارية المعززة بالذكاء الاصطناعي، والتعرف على تطبيقات الذكاء الاصطناعي المستخدمة في الأعمال المكتبية، واختيار الأدوات المناسبة لدعم المهام اليومية. كما يتمكن من استخدام الذكاء الاصطناعي في إدارة البريد الإلكتروني وإعداد الوثائق والتقارير، وتنظيم الجداول والمواعيد، وتحسين أساليب التواصل والاتصال داخل بيئة العمل. ويكتسب المشارك مهارات الأتمتة الذكية للمهام المكتبية، وتنظيم الملفات والبحث المتقدم وتأمين المعلومات، إضافة إلى تنمية مهارات التفكير المستقبلي والتعلم المستمر، وتطبيق ما تعلمه من خلال مشروع عملي متكامل باستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي.
الفئة المستهدفة:
- السكرتارية التنفيذية والإدارية
- مساعدو المديرين والإدارات العليا
- موظفو المكاتب والإدارات الإدارية
- العاملون في الشؤون الإدارية والتنظيمية
- الراغبون في تطوير مهاراتهم المكتبية باستخدام الذكاء الاصطناعي
المحاور التدريبية:
اليوم الأول:
الجلسة الأولى: مدخل إلى السكرتارية الذكية
- التعرف على مفهوم السكرتير الذكي ودوره الحديث في بيئة الأعمال
- الفروق بين السكرتارية التقليدية والسكرتارية المعززة بالذكاء الاصطناعي
- ملامح التحول الرقمي في الوظائف المكتبية
- أهمية الكفاءات التقنية للسكرتير العصري
- نشاط تعارفي حول استخدام التطبيقات الذكية في الحياة اليومية
الجلسة الثانية: أساسيات الذكاء الاصطناعي في الأعمال المكتبية
- مفهوم الذكاء الاصطناعي وتطبيقاته العامة
- أدوات الذكاء الاصطناعي المساندة في إدارة الأعمال
- كيفية اختيار الأدوات المناسبة للسكرتير الذكي
- التحديات والفرص المرتبطة باستخدام الذكاء الاصطناعي
- دراسة حالة مبسطة عن نجاح تطبيق الذكاء الاصطناعي في مكاتب إدارية
اليوم الثاني:
الجلسة الأولى: إدارة البريد الإلكتروني باستخدام الذكاء الاصطناعي
- تنظيم البريد الإلكتروني بفعالية عبر الأدوات الذكية
- الردود التلقائية الذكية وتحسين أسلوب المراسلات
- تصنيف الرسائل وفق الأولويات
- الحماية من الرسائل الاحتيالية والغير مرغوبة
- تطبيق عملي على أدوات تنظيم البريد
الجلسة الثانية: إعداد الوثائق والتقارير باستخدام الذكاء الاصطناعي
- كتابة النصوص والتقارير بمساعدة الذكاء الاصطناعي
- التدقيق اللغوي التلقائي وتحسين الأسلوب الكتابي
- تحويل الملفات الصوتية والملاحظات إلى نصوص
- إعداد ملخصات سريعة للتقارير الطويلة
- تدريب عملي على إنتاج تقارير قصيرة
اليوم الثالث:
الجلسة الأولى: إدارة الجداول والمواعيد الذكية
- استخدام المساعدات الرقمية لإدارة الوقت
- جدولة الاجتماعات والمهام آلياً
- تنبيهات ومتابعة المهام اليومية
- تكامل الأدوات الذكية مع تقاويم العمل
- تدريب عملي على تطبيقات تنظيم المواعيد
الجلسة الثانية: تحسين الاتصال والتواصل باستخدام الذكاء الاصطناعي
- استخدام الترجمة الفورية والتلخيص في الاجتماعات
- روبوتات الدردشة (Chatbots) في خدمة العملاء الداخليين
- تحسين أسلوب الكتابة عبر الذكاء الاصطناعي
- أدوات إدارة الاجتماعات عن بُعد
- نشاط تدريبي على محاكاة اجتماع ذكي
اليوم الرابع:
الجلسة الأولى: الأتمتة الذكية للمهام المكتبية
- التعرف على مفهوم الأتمتة RPA في الأعمال الإدارية
- إنشاء نماذج آلية لمهام متكررة
- استخدام الذكاء الاصطناعي في معالجة البيانات المكتبية
- تقليل الأخطاء وزيادة الكفاءة عبر الأتمتة
- ورشة عملية مصغرة على أداة أتمتة
الجلسة الثانية: الذكاء الاصطناعي في تنظيم الملفات والبحث
- إدارة الملفات الذكية والتصنيف التلقائي
- البحث المتقدم باستخدام الذكاء الاصطناعي
- أنظمة التخزين السحابي الذكية
- تأمين المعلومات والمستندات
- تطبيق عملي على إدارة ملفات إلكترونية
اليوم الخامس:
الجلسة الأولى: مهارات السكرتير الذكي المستقبلية
- التفكير النقدي في التعامل مع أدوات الذكاء الاصطناعي
- تطوير مهارات التعلم المستمر
- تعزيز المرونة والقدرة على التكيف مع التكنولوجيا
- بناء بيئة عمل ذكية ومستدامة
- نشاط عصف ذهني حول مستقبل السكرتارية
الجلسة الثانية: مشروع تطبيقي وتقييم نهائي
- تقديم مشروع تطبيقي باستخدام إحدى أدوات الذكاء الاصطناعي المكتبية
- مشاركة المشاريع ومناقشتها مع المجموعة
- تقييم الأداء الفردي والجماعي
- التوصيات الختامية للتطبيق في بيئة العمل
- تسليم الشهادات وختام الدورة
