حقيبة تدريبية
مهارات كتابة التقارير وإعداد محاضر الاجتماعات
5 أيام، 25 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل "التمارين والحالات العملية" Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- نموذج تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم انفوغرافيك)
وصف الدورة:
- دورة تدريبية متكاملة تستمر لمدة 5 أيام بواقع 25 ساعة تدريبية، تُركّز على تطوير مهارات المشاركين في كتابة التقارير المهنية بمختلف أنواعها وإعداد محاضر الاجتماعات وتوثيقها.
- تجمع الدورة بين الجوانب النظرية والتطبيقية لتمكين المشاركين من إتقان أساليب الكتابة المهنية وتوظيفها في بيئة العمل بكفاءة عالية.
أهمية الدورة:
- تُعدُّ مهارات كتابة التقارير وإعداد محاضر الاجتماعات من المهارات الأساسية في بيئة العمل المؤسسي الحديث، حيث تساهم في:
- توثيق الأعمال والإنجازات والقرارات بشكل دقيق ومهني.
- تحسين التواصل الداخلي والخارجي للمؤسسة.
- دعم عملية اتخاذ القرار من خلال توفير معلومات دقيقة ومُنظّمة.
- تعزيز الشفافية والمساءلة في بيئة العمل.
- تسهيل متابعة تنفيذ القرارات والتوصيات.
الهدف العام:
- تمكين المشاركين من إتقان مهارات كتابة التقارير المهنية بأنواعها المختلفة وإعداد محاضر الاجتماعات بفاعلية وكفاءة، وفق أفضل الممارسات والمعايير المهنية.
الأهداف التفصيلية:
- التعرّف على أنواع التقارير المختلفة وخصائصها ومكوّناتها الأساسية.
- إتقان مهارات الكتابة المهنية واختيار الألفاظ والتراكيب المناسبة.
- التمكّن من استخدام العناصر المرئية والرسومات البيانية لتعزيز فعالية التقارير.
- التعرّف على أسس إعداد التقارير الفنية وتقارير الأزمات.
- فهم مفهوم محاضر الاجتماعات وأهميتها وأنواعها.
- إتقان مهارات التحضير للاجتماعات وتوثيقها.
- تطوير القدرة على تدوين الملاحظات وصياغة القرارات والتوصيات بدقة.
- اكتساب مهارات المراجعة والتدقيق وأرشفة المحاضر ومتابعة تنفيذ القرارات.
الفئة المستهدفة:
- المدراء والمشرفون في مختلف المستويات الإدارية.
- السكرتارية التنفيذية ومنسقو المكاتب.
- أعضاء اللجان ومنسقو الاجتماعات.
- أمناء السر في المجالس واللجان المختلفة.
- موظفو العلاقات العامة والاتصال المؤسسي.
- الإداريون والفنيون المسؤولون عن إعداد التقارير الدورية.
- المختصون في إدارة المشاريع والتخطيط الاستراتيجي.
منهجية التدريب:
تعتمد الدورة على منهجية تدريبية تفاعلية تجمع بين:
- المحاضرات النظرية التفاعلية.
- أنشطة العصف الذهني الجماعي.
- التدريبات العملية الفردية والجماعية.
- دراسة وتحليل نماذج حقيقية من التقارير ومحاضر الاجتماعات.
- محاكاة الاجتماعات وتمثيل الأدوار.
نواتج التعلّم:
المعارف:
سيكون المتدرب قادراً على
- تحديد أنواع التقارير المختلفة وخصائصها ومكوناتها الأساسية
- التعرف على المبادئ والأسس العلمية لإعداد محاضر الاجتماعات بأنواعها المختلفة
- فهم العلاقة بين التقارير وعملية اتخاذ القرار والاتصال المؤسسي
المهارات:
سيكون المتدرب قادراً على
- كتابة تقارير مهنية واضحة ومنظمة ومقنعة بمختلف أنواعها
- إعداد محاضر اجتماعات دقيقة وشاملة وفق المعايير المهنية
- توظيف العناصر المرئية والرسومات البيانية بشكل فعال في التقارير
الجدارات:
سيكون المتدرب قادراً على
- إدارة عملية توثيق الاجتماعات من مرحلة التحضير وحتى متابعة تنفيذ القرارات
- تحليل المشكلات الفنية وصياغتها في تقارير احترافية واضحة
- التعامل مع الأزمات وتوثيقها وإعداد التقارير اللازمة بشأنها بكفاءة.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول:
الجلسة الأولى: فن كتابة التقارير
- الافتتاحيّة.
- نشاط تعارف المشاركين.
- نشاط عصف ذهني.
- تعريف التقرير، وسمات التقارير الجيدة.
- أهمية كتابة التقارير بشكل جيد.
- العناصر الرئيسية للتقارير.
- أهداف كتابة التقارير، ومتطلبات التقرير.
- نشاط تدريبي.
- التقويم.
الجلسة الثانية: أنواع التقارير
- نشاط عصف ذهني.
- أنواع التقارير.
- أساليب إعداد التقارير.
- هل استخدام نماذج لكتابة التقرير يُغنينا عن تَعلّم كتابة التقارير.
- الخطوات والقواعد العامة لإعداد التقارير.
- نشاط تدريبي.
- التقويم.
اليوم التدريبي الثاني:
الجلسة الأولى: مهارات كتابة التقارير
- نشاط عصف ذهني.
- نصائح للكتابة الجيدة، وكيفية اختيار الألفاظ والتراكيب.
- لغة وأسلوب كتابة التقرير.
- خطوات كتابة الملخص الفعّال.
- المراجعة والتدقيق.
- نشاط تدريبي.
- التقويم.
الجلسة الثانية: التقارير كأداة من أدوات الاتصال والإقناع
- نشاط عصف ذهني.
- كيف تكون التقارير أداةً من أدوات الاتصال والاقناع؟
- الأمور التي يجب مراعاتها في الأشكال التوضيحية والجداول.
- الرسومات البيانية والتخطيطية.
- الصور الرقمية والفوتوغرافية.
- نشاط تدريبي.
- التقويم.
اليوم التدريبي الثالث:
الجلسة الأولى: التقارير في مجال الأزمات
- نشاط عصف ذهني.
- القواعد العامة لإعداد التقارير في مجال الأزمات.
- خصائص التقارير في مجال الأزمات.
- أهداف التقارير في مجال الأزمات.
- نماذج عن تقارير في مجال الأزمات.
- نشاط تدريبي.
- التقويم.
الجلسة الثانية: كيف تكتب تقرير فني باحتراف؟
- نشاط عصف ذهني.
- التخطيط وتحديد الهدف.
- فهم المشكلة.
- تحليل المشكلة.
- تحليل القارئ.
- نموذج عن تقرير فني.
- نشاط تدريبي.
- التقويم.
اليوم التدريبي الرابع:
الجلسة الأولى: أسس إعداد محاضر الاجتماعات
- نشاط عصف ذهني.
- مفهوم محاضر الاجتماعات وأهدافها.
- أهمية المحاضر كأداة للتوثيق والمتابعة.
- أنواع محاضر الاجتماعات.
- المكوّنات الأساسية للمحضر.
- دور أمين السر أو المعد في نجاح المحضر.
- نشاط تدريبي.
- التقويم.
الجلسة الثانية: التحضير قبل الاجتماع
- نشاط عصف ذهني.
- خطوات التحضير لإعداد المحضر.
- التنسيق مع رئيس الاجتماع وأعضاء اللجنة.
- التجهيزات المسبقة (النماذج – الأدوات – قائمة الحضور).
- تحديد أسلوب التدوين المناسب.
- إدارة الوقت أثناء الاجتماع.
- وضع اجندة الاجتماع.
- إرسال الدعوات.
- نشاط تدريبي.
- التقويم.
اليوم التدريبي الخامس:
الجلسة الأولى: إعداد المحضر أثناء وبعد الاجتماع
- نشاط عصف ذهني.
- آليّات تسجيل الملاحظات بدقة.
- تحديد القرارات والتوصيات بوضوح.
- ترتيب المعلومات وتسلسل الأحداث.
- إعداد مسودة المحضر مباشرة بعد الاجتماع.
- التعامل مع المعلومات السرية والحساسة.
- نشاط تدريبي.
- التقويم.
الجلسة الثانية: مراجعة واعتماد المحضر
- نشاط عصف ذهني.
- خطوات مراجعة وتصحيح المحضر.
- إجراءات اعتماد المحضر من الجهات المختصة.
- آليّات توزيع المحضر على الأعضاء المعنيين.
- حفظ وأرشفة المحاضر ورقياً وإلكترونياً.
- أفضل الممارسات في متابعة تنفيذ القرارات.
- متابعة التوصيات.
- نشاط تدريبي.
- التقويم.
- خاتمة الدورة.
