حقيبة تدريبية
إعداد محاضر الاجتماعات
يومين، (10 ساعات تدريبية)
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل "التمارين والحالات العملية" Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- نموذج تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم إنفوجرافيك)
وصف الدورة:
- دورة تدريبية متخصصة تُركّز على تطوير مهارات المشاركين في إعداد وصياغة محاضر الاجتماعات بمختلف أنواعها. تغطي الدورة الجوانب النظرية والعملية لعملية توثيق الاجتماعات بدءاً من مرحلة التحضير وحتى متابعة تنفيذ القرارات والتوصيات، مع التركيز على الممارسات العملية من خلال التطبيقات والأنشطة التفاعلية.
أهمية الدورة:
- تكمن أهمية هذه الدورة في كون محاضر الاجتماعات من الوثائق الرسمية المهمة في المؤسسات، حيث تعتبر المرجع الأساسي للقرارات والتوصيات المتخذة. كما أنها تساهم في ضمان المتابعة الفعالة للمهام والمسؤوليات، وتعزز الشفافية والمساءلة داخل المؤسسة، كما إن إن إتقان مهارات إعداد محاضر الاجتماعات يسهم بشكل مباشر في تحسين كفاءة الاجتماعات وفعاليتها، وبالتالي تعزيز إنتاجية فرق العمل وتحقيق أهداف المؤسسة.
الهدف العام:
- تطوير كفاءة المشاركين في إعداد وصياغة محاضر اجتماعات احترافية تتسم بالدقة والوضوح والشمولية، وتلبي الغرض منها كأداة فعالة للتوثيق والمتابعة في بيئة العمل المؤسسي.
الأهداف التفصيلية:
- التعرّف على مفهوم محاضر الاجتماعات وأنواعها وأهميتها في بيئة العمل.
- إتقان مهارات التحضير للاجتماعات وإعداد المتطلبات اللازمة لتوثيقها.
- تطوير القدرة على تدوين وتسجيل مجريات الاجتماع بدقة وموضوعية.
- اكتساب مهارات صياغة وترتيب محتوى المحضر بشكل منطقي ومنظم.
- التمكن من تحديد وصياغة القرارات والتوصيات بوضوح ودقة.
- إتقان آليات مراجعة واعتماد وتوزيع محاضر الاجتماعات.
- التعرّف على أفضل الممارسات في متابعة تنفيذ القرارات والتوصيات.
الفئة المستهدفة:
- أمناء سر اللجان والمجالس والاجتماعات.
- المدراء التنفيذيون ومدراء المكاتب.
- السكرتارية التنفيذية والإدارية.
- منسقو المشاريع وفرق العمل.
- مسؤولو الحوكمة وضمان الجودة.
- أي موظف يشارك في إعداد وتوثيق الاجتماعات.
منهجية التدريب:
تعتمد الدورة على منهجية تدريبية تفاعلية متنوعة تجمع بين الجانبين النظري والعملي من خلال:
- المحاضرات التفاعلية والعروض التقديمية.
- جلسات العصف الذهني والمناقشات الجماعية.
- التدريبات العملية على نماذج محاضر متنوعة.
- المحاكاة وتمثيل الأدوار في اجتماعات افتراضية.
- ورش عمل تطبيقية لإعداد محاضر الاجتماعات.
نواتج التعلّم:
المعارف:
سيكون المتدرب قادراً على
- تحديد المكونات الأساسية لمحضر الاجتماع وفق المعايير المهنية.
- التمييز بين أنواع محاضر الاجتماعات (الوجيز، المفصل، التنفيذي) واستخداماتها.
- فهم الإجراءات النظامية لاعتماد وتوثيق وأرشفة محاضر الاجتماعات.
المهارات:
سيكون المتدرب قادراً على
- إعداد أجندة اجتماع متكاملة والتحضير الفعال للاجتماعات.
- تدوين مجريات الاجتماع بدقة وتنظيم وتلخيص النقاشات بشكل واضح.
- صياغة القرارات والتوصيات بأسلوب دقيق وواضح وقابل للتنفيذ والمتابعة.
الجدارات:
سيكون المتدرب قادراً على
- إدارة عملية توثيق الاجتماعات بكفاءة عالية وفي الوقت المناسب.
- التعامل باحترافية مع المعلومات السرية والحساسة في محاضر الاجتماعات.
- تصميم وتنفيذ نظام متابعة فعال لقرارات وتوصيات الاجتماعات.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول:
الجلسة الأولى: أسس إعداد محاضر الاجتماعات
- نشاط عصف ذهني.
- مفهوم محاضر الاجتماعات وأهدافها.
- أهمية المحاضر كأداة للتوثيق والمتابعة.
- أنواع محاضر الاجتماعات.
- المكوّنات الأساسية للمحضر.
- دور أمين السر أو المعد في نجاح المحضر.
- نشاط تدريبي.
- التقويم.
الجلسة الثانية: التحضير قبل الاجتماع
- نشاط عصف ذهني.
- خطوات التحضير لإعداد المحضر.
- التنسيق مع رئيس الاجتماع وأعضاء اللجنة.
- التجهيزات المسبقة (النماذج – الأدوات – قائمة الحضور).
- تحديد أسلوب التدوين المناسب.
- إدارة الوقت أثناء الاجتماع.
- وضع اجندة الاجتماع.
- إرسال الدعوات.
- نشاط تدريبي.
- التقويم.
اليوم التدريبي الثاني:
الجلسة الأولى: إعداد المحضر أثناء وبعد الاجتماع
- نشاط عصف ذهني.
- آليّات تسجيل الملاحظات بدقة.
- تحديد القرارات والتوصيات بوضوح.
- ترتيب المعلومات وتسلسل الأحداث.
- إعداد مسودة المحضر مباشرة بعد الاجتماع.
- التعامل مع المعلومات السرية والحساسة.
- نشاط تدريبي.
- التقويم.
الجلسة الثانية: مراجعة واعتماد المحضر
- نشاط عصف ذهني.
- خطوات مراجعة وتصحيح المحضر.
- إجراءات اعتماد المحضر من الجهات المختصة.
- آليّات توزيع المحضر على الأعضاء المعنيين.
- حفظ وأرشفة المحاضر ورقياً وإلكترونياً.
- أفضل الممارسات في متابعة تنفيذ القرارات.
- متابعة التوصيات.
- نشاط تدريبي.
- التقويم.
- خاتمة الدورة.
