حقيبة تدريبية
دورة إدارة مشاريع الفعاليات
Event Project Management
يوم واحد، 5 ساعات تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل "التمارين والحالات العملية" Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- استمارة تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم إنفوجرافيك)
مقدمة:
تحتاج الفعالية الناجحة إلى إدارة مشروع واضح يبدأ بتحديد هدفها وجمهورها، ويمر بالميزانية والموردين والبرنامج التشغيلي، وينتهي بتقييم النتائج. تركز الدورة على إعداد خطة مختصرة قابلة للتنفيذ، مع مراعاة سلامة الحضور وإتاحة الوصول والاستدامة منذ مرحلة التخطيط.
الهدف العام:
تمكين المشاركين من تخطيط مشروع فعالية وتنظيم تنفيذه ومتابعة موارده ومخاطره، ثم تقييم نتائجه واستخلاص فرص التحسين.
الأهداف التفصيلية:
بنهاية الدورة، يُتوقع أن يكون المشارك قادراً على:
- تحديد هدف الفعالية وجمهورها ونطاقها ومؤشرات نجاحها.
- إعداد جدول زمني يحدد الأعمال والمسؤوليات ومواعيد الإنجاز.
- وضع ميزانية أولية ومتابعة المصروفات والاحتياجات.
- تنسيق أعمال المكان والموردين والمتحدثين وفريق التنفيذ.
- تحديد مخاطر تشغيلية أساسية ووضع استجابات مناسبة لها.
- مراعاة إتاحة الوصول وتقليل الهدر عند تصميم الفعالية.
- إعداد برنامج تشغيل ليوم الفعالية ومسار للتواصل والتصعيد.
- تقييم نتائج الفعالية وتوثيق الدروس المستفادة.
الفئة المستهدفة:
- منظمو الفعاليات والمؤتمرات والمعارض والأنشطة المجتمعية.
- العاملون في العلاقات العامة والتسويق والاتصال المؤسسي.
- منسقو البرامج والمشاريع والمبادرات.
- أعضاء فرق العمل المكلفة بتنفيذ الفعاليات.
المحاور التدريبية:
الجلسة الأولى: تخطيط مشروع الفعالية وتجهيز موارده
أهداف الجلسة:
- تحويل فكرة الفعالية إلى مشروع محدد النتائج.
- إعداد خطة أولية للوقت والميزانية والموارد.
- توزيع الأدوار وتحديد متطلبات المكان والموردين.
محاور الجلسة:
- دورة حياة مشروع الفعالية: الفكرة، والتخطيط، والتنفيذ، والإغلاق.
- تحديد الهدف والجمهور وحجم الفعالية وشكلها الحضوري أو الافتراضي أو الهجين.
- تحديد نطاق العمل والمخرجات ومؤشرات النجاح.
- بناء الجدول الزمني ومحطات الاعتماد الرئيسية.
- إعداد الميزانية التقديرية والاحتياطي للمصاريف غير المتوقعة.
- اختيار المكان والموردين وتحديد معايير المفاضلة بينهم.
- توزيع المسؤوليات وآلية اعتماد القرارات والتغييرات.
- تخطيط تجربة الحضور، بما يشمل التسجيل والإرشاد وإتاحة الوصول.
- تمرين عملي: إعداد بطاقة مشروع فعالية تتضمن الهدف والجمهور والجدول والميزانية والمسؤوليات.
الجلسة الثانية: تشغيل الفعالية وإدارة المخاطر وتقييم النتائج
أهداف الجلسة:
- إعداد برنامج تشغيل واضح ليوم الفعالية.
- التعامل مع التغييرات والمخاطر وفق مسؤوليات محددة.
- قياس نتائج الفعالية وإعداد تقرير ختامي موجز.
محاور الجلسة:
- تجهيز الموقع واختبار المعدات والاتصالات قبل استقبال الحضور.
- إدارة التسجيل والاستقبال والبرنامج والمتحدثين والموردين.
- خطة التشغيل اللحظية: المهام، والتوقيت، والمسؤول، وقناة التواصل.
- رصد المخاطر المتعلقة بالسلامة والازدحام والطقس وتعطل التجهيزات.
- آلية الإبلاغ والتصعيد واتخاذ القرار عند حدوث تغيير.
- إجراءات عملية لتقليل الهدر في المواد والطباعة والضيافة، بما يناسب الفعالية.
- متابعة المصروفات والتغييرات مقارنة بالميزانية المعتمدة.
- قياس الحضور والالتزام بالبرنامج ورضا المشاركين وتحقيق الأهداف.
- إغلاق التعاقدات وتوثيق الملاحظات والدروس المستفادة.
- الورشة الختامية: محاكاة مشكلة أثناء فعالية، ثم إعداد تقرير مختصر بنتائجها وتوصيات تحسينها.
