حقيبة تدريبية
دورة السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب
7 أيام، 35 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض Power Point
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- الإختبار القبلي والبعدي Word
- استمارة تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم انفوجرافيك)
الهدف العام:
- تطوير مهارات المشاركين في مجال السكرتارية التنفيذية، من خلال تزويدهم بالمعرفة والمهارات اللازمة لإدارة الأعمال المكتبية بكفاءة، تنظيم الاجتماعات، تنسيق التواصل الداخلي والخارجي، ودعم الإدارة العليا في تحقيق أهداف المؤسسة بفعالية واحترافية.
الأهداف التفصيلية:
- دراسة مفهوم السكرتارية.
- التعرف على أهمية السكرتارية.
- الاطلاع على أنواع السكرتارية.
- دراسة الخصائص والمهارات الواجب توافرها في السكرتير.
- التعرف على وظائف الإدارة وعلاقتها بالسكرتارية.
- التعرف على الاتصال الاداري وعلاقته بالسكرتارية.
- الاطلاع على المهارات الكتابية (المراسلات والتقارير الادارية).
- اكتساب مهارة إدارة الاجتماعات.
- التمكن من إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة.
- القدرة على تنظيم سفريات المدير.
- الاطلاع على كيفية تنظيم مقابلات زوار المدير.
- التعرف على ارشفة وحفظ الملفات.
- الاطلاع على التقنية وإدارة المكاتب.
- معرفة البرامج الالكترونية الهامة واللازمة لكل سكرتير.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول:
الجلسة الأولى: السكرتارية
- مفهوم السكرتارية.
- أهمية السكرتارية.
- أنواع السكرتارية.
- الخصائص والمهارات الواجب توافرها في السكرتير.
- وظائف الإدارة وعلاقتها بالسكرتارية.
الجلسة الثانية: مقومات السكرتير والاسس العامة لنجاحه
- مقومات السكرتير.
- الاسس العامة لنجاح السكرتير.
- الخصائص والمهارات الواجب توافرها في السكرتير.
- المهارات المكتبية للسكرتير.
اليوم التدريبي الثاني:
الجلسة الثانية: الاتصال الاداري وعلاقته بالسكرتارية
- مفهوم الاتصال.
- أهداف الاتصال.
- عناصر الاتصال.
- معوقات الاتصال.
الجلسة الثانية: مهارات تنظيم وتقدير الوقت
- مفهوم الوقت وإدارته
- خصائص الوقت
- فوائد إدارة
- تنظيم العمل المكتبي
- النقاط التالية مهمة لجعل مكتبك منظما واستمرار هذا التنظيم
اليوم التدريبي الثالث:
الجلسة الأولى: المهارات الكتابية (المراسلات)
- تخطيط الاعمال المكتبية.
- المراسلات الكتابية.
الجلسة الثانية: تابع المهارات الكتابية (التقارير الادارية)
- مفهوم التقارير الادارية
- سمات التقارير الجيدة
- أهمية كتابة التقرير بشكل جيد
- أهداف كتابة التقارير
- خطوات كتابة التقارير
اليوم التدريبي الرابع:
الجلسة الأولى: ادارة الاجتماعات
- مفهوم الاجتماع.
- أنواع الاجتماعات.
- مقومات نجاح الاجتماعات.
- القدرات والمهارات اللازمة التي يحتاجها مدير المكتب.
- دور المساعد الاداري في تنظيم الاجتماعات.
الجلسة الثانية: إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة
- مفهوم الاتصالات الهاتفية.
- قواعد استخدام أجهزة الاتصال الهاتفي.
- الاتصالات الهاتفية الواردة.
- الاتصالات الهاتفية الصادرة.
اليوم التدريبي الخامس:
الجلسة الأولى: تنظيم سفريات المدير
- أهمية سفريات المدير.
- كيفية الإعداد لسفر المدير.
- تحديد مهام وواجبات السكرتير لتنظيم سفريات المدير.
الجلسة الثانية: تنظيم مقابلات زوار المدير
- مفهوم تنظيم مقابلات المدير.
- العوامل التي يجب مراعاتها عند تنظيم المقابلات والزيارات.
- مفهوم استقبال الزائرين.
- أنواع الزائرين وكيفية التعامل معهم.
اليوم التدريبي السادس:
الجلسة الأولى: حفظ الملفات
- تعريف الحفظ.
- اجراءات حفظ الملفات.
- قواعد عامة للحفظ.
الجلسة الثانية: الأرشفة إلكترونية
- مفهوم الأرشفة.
- اهداف الأرشفة الالكترونية.
- خصائص الارشفة الالكترونية.
- مميزات الارشفة الالكترونية.
- الاسباب التي دعت إلى ظهور الارشفة الالكترونية.البريد الالكتروني.
- القواعد الواجب مراعاتها في تنظيم اعمال البريد.
اليوم التدريبي السابع:
الجلسة الأولى: التقنية وإدارة المكاتب: ثورة رقمية في عالم العمل
- التقنية وإدارة المكاتب.
- كيف غيرت التقنية إدارة المكاتب؟
- أهمية التقنية في إدارة المكاتب.
- التحديات التي تواجهها الشركات في تبني التقنية.
الجلسة الثانية: البرامج الالكترونية الهامة واللازمة لكل سكرتير
- برنامج Outlook
- برنامج Skype
