حقيبة تدريبية
السكرتارية العالمية في ظل منظومة التحول الرقمي
5 أيام، 25 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل "التمارين والحالات العملية" Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- نموذج تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل
وصف البرنامج:
- يهدف البرنامج إلى تزويد المشاركين بالمهارات والمعرفة اللازمة للعمل كسكرتيرة أو سكرتير عالمي في البيئة الرقمية الحديثة. يشمل البرنامج تعلم الأدوات والتقنيات الحديثة المستخدمة في العمل، بما في ذلك التعامل مع البريد الإلكتروني وإدارة الوقت وتنظيم الملفات الرقمية.
أهمية البرنامج:
- يأتي البرنامج لتلبية احتياجات السوق المتزايدة للمساعدين الإداريين المهرة في عصر التحول الرقمي. يساعد البرنامج المشاركين في تطوير مهاراتهم في استخدام التكنولوجيا الحديثة وتطبيقها في مجال السكرتارية، مما يؤدي إلى زيادة الكفاءة وتحسين أداء المنظمات.
الهدف العام:
- تمكين العاملين مكاتب السكرتارية ومكاتب الادارات من المهارات الرقمية لتطوير آليات عملهم وتنظيمها وأرشفتها وتطوير مهاراتهم باستخدام الوسائط الرقمية في العمل.
الأهداف التفصيلية:
- تزويـد المشاركيـن بالمفاهيـم والمعلومـات الأساسية لأعمال وفنيـات السكرتارية المتقدمة.
- اكتساب مهارة التعامل مع تكنولوجيا السكرتارية الحديثة.
- الاطلاع على آليات تطبيق تكنولوجيا السكرتارية المعاصرة.
- التعرف على آليات إنهاء الكم المتراكم من الملفات والمستندات والتحول إلى الأعمال الرقمية الكاملة.
- الأدوات والجوانب الفعالة في إدارة ومتابعة المهام.
- توظيف مصفوفة أيزنهاور في تحديد الأولويات للمهام.
- تزويـد المشاركين بالمبادئ العلميــة والتطبيقات لإدارة أعمال السكرتارية في المنظمات الذكية.
- طرق معالجة الأزمات وضغوط العمل وفن التعامل مع الجمهور وإدارة الوقت بطرق فعالة.
- استخدام التكنولوجيا للقيام بمعظم الأعمال وإبقاء التواصل مع المكتب والمدير.
- تنظيم سير العمل بشكل فعال من خلال حفظ الملفات والتوثيق والتصنيف والفهرسة واسترجاع وثائق الشركات والسجلات والتقارير.
- وضع مقاييس الجودة للحصول على بيئة عمل تحفيزية ومنتجة.
- الإدارة الحديثة للمكاتب ومهارات استخدام المعلوماتية.
- وسائل الاتصال الرقمية في المكتب المعاصر.
- الخيارات التقنية للتحول إلى النظم الرقمية.
- كيفية التحول للنظام الرقمي.
- توظيف الادارة الاستراتيجية الرقمية DSL بالعمل المكتبي.
- تطبيقات النظم الرقمية وتأثيرها على تصميم المكتب.
- تصميم المنظومة الرقمية المتكاملة للعمل المكتبي.
- تزويد المشاركين بأحدث الوسائل والأساليب التكنولوجية الرقمية المستخدمة في إدارة المكاتب وتنمية قدراتهم الفنية والإدارية على استخدامها.
- تعزيز مفاهيم الادارة الاستراتيجية الرقمية DSL في ظل التحول الرقمي.
- تعزيز الاتجاهات الحديثة في حوكمة الأعمال المكتبية ودمجها بالرقمنة.
الفئة المستهدفة:
- الأفراد الذين يعملون في مجال السكرتارية أو الأشخاص الذين يسعون لدخول هذا المجال ويرغبون في تطوير مهاراتهم في العصر الرقمي. يمكن للمشاركين أن يكونوا سكرتيرات، مساعدين إداريين، موظفين في مجال الإدارة أو أي شخص يهتم بالعمل السكرتاري ويرغب في الاستفادة من التحول الرقمي في عمله.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول:
الجلسة الأولى: السكرتارية العالمية الحديثة وأهميتها وأنواعها
محاور الجلسة:
- تمهيد.
- المقدمة.
- نشاط تعارف المشاركين.
- فيديو تدريبي.
- مفهوم السكرتارية العالمية في ظل منظومة الإدارة الالكترونية.
- أهمية السكرتارية العالمية في ظل منظومة الإدارة الالكترونية.
- أنواع السكرتارية العالمية في ظل منظومة الإدارة الالكترونية.
- واجبات ومسؤوليات سكرتارية الإدارة العليا.
- المعارف والمعلومات الأساسية لأعمال السكرتارية وإدارة المكاتب.
- نشاط تدريبي.
- تمرين.
الجلسة الثانية: مقومات السكرتير الناجح
محاور الجلسة:
- فيديو تدريبي.
- المهارات الواجب توافرها في السكرتير.
- الأسس العامة لنجاح السكرتير.
- صفات السكرتير الناجح.
- سلوكيات السكرتير الفعال ودوره في تحقيق فعالية العمل والأداء.
- نشاط تدريبي.
- تمرين.
اليوم التدريبي الثاني:
الجلسة الأولى: مدخل عام إلى الإدارة الرقمية
محاور الجلسة:
- فيديو تدريبي.
- تعريف الإدارة الرقمية.
- أهداف تطبيق الإدارة الرقمية.
- أنواع السكرتارية المتقدمة.
- فوائد السكرتارية الالكترونية.
- المهارات والفنون التي يتحلى بها السكرتير في السكرتارية الالكترونية.
- نشاط تدريبي.
- تمرين.
الجلسة الثانية: تكنولوجيا نظم المعلومات
محاور الجلسة:
- فيديو تدريبي.
- سمات وملامح عصر المعلومات (تكنولوجيا نظم المعلومات).
- ثورة المعلومات وأدواتها.
- التبادل الالكتروني للوثائق.
- الثورة التكنولوجية الرقمية في مجال أعمال السكرتارية والمكاتب.
- الادارة الاستراتيجية الرقمية DSL وتطبيقاتها في التخطيط اليومي.
- نشاط تدريبي.
- تمرين.
اليوم التدريبي الثالث:
الجلسة الأولى: تصنيف وحفظ الأوراق والوثائق
محاور الجلسة:
- فيديو تدريبي.
- أسس تصنيف المحفوظات.
- أنواع المعلومات وأهميتها.
- أهمية مصفوفة الأوراق وآليات التعامل معها.
- المشكلات المترتبة على تراكم الأوراق.
- تكاليف الأعمال الزائدة.
- نشاط تدريبي.
- تمرين.
الجلسة الثانية: آليات تطبيق السكرتارية الرقمية كأداة في جودة الأداء المكتبي
محاور الجلسة:
- فيديو تدريبي.
- تنظيم المحفوظات والأرشيف الإلكتروني.
- آليات تقليص العمل الورقي والروتين في المكاتب (الأتمتة).
- التوجه نحو الأرشيف الآلي من خلال عمل شبكات بين الإدارات.
- الخطوات العملية في استخدام المستندات الالكترونية.
- تصميم المنظومة الرقمية المتكاملة للعمل المكتبي.
- نشاط تدريبي.
- تمرين.
اليوم التدريبي الرابع:
الجلسة الأولى: الأساليب الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات
محاور الجلسة:
- فيديو تدريبي.
- المفهوم العلمي والعملي للأرشفة الالكترونية.
- الطرق العلمية في تنظيم وثائق المكتب.
- ميكنة العمل المكتبي.
- البريد الالكتروني وتقسيمه في العمل المكتبي.
- النشرات البريدية وكيفية إدارتها.
- نشاط تدريبي.
- تمرين.
الجلسة الثانية: البرامج التطبيقية والوسائل التكنولوجية الحديثة
محاور الجلسة:
- فيديو تدريبي.
- إعداد الأجندة الالكترونية باستخدام برنامج.Outlook
- إنشاء قواعد بيانات جهات الاتصال باستخدام برنامجOutlook .
- دمج المراسلات باستخدام الحاسوب.
- الشروط الشكلية والموضوعية لوسائل الاتصالات الكتابية الالكترونية.
- مستلزمات المكتب التكنولوجية من الأجهزة والمعدات.
- نشاط تدريبي.
- تمرين.
اليوم التدريبي الخامس:
الجلسة الأولى: تطبيقات الكترونية رقمية في إدارة الاجتماعات
محاور الجلسة:
- فيديو تدريبي.
- وسائل الاتصال الرقمية في المكتب المعاصر.
- مرتكزات نظم المعلومات في إدارة السكرتارية الفعالة.
- متطلبات فعالية حوسبة معلومات إدارة العمل المكتبي.
- مكونات لوائح العمل الالكترونية في العمل المكتبي Rules Business E-.
- تنظيم الاجتماع باستخدام برنامج .Outlook
- آليات التواصل الالكتروني باستخدام برامج المحادثة (مايكروسوفت تيمز، زووم، بيج بلو، سكايب).
- نشاط تدريبي.
- تمرين.
الجلسة الثانية: العمل الرقمي وتنظيم الوقت
محاور الجلسة:
- فيديو تدريبي.
- الخيارات التقنية للتحول إلى النظم الرقمية.
- إدارة الاجتماعات الرقمية.
- دور نظم المعلومات في تنظيم الوقت.
- توظيف الأدوات الرقمية في إدارة الوقت وإدارة المهام.
- توظيف مصفوفة أيزنهاور في تحديد الأولويات للمهام.
- الآليات والتقنيات الحديثة لمواجهة الصعوبات ومعوقات استخدام العمل الرقمي.
- نشاط تدريبي.
- تمرين.
- الخاتمة.
