حقيبة تدريبية

تنسيق المشروع و إدارته بفعالية

تركيز الجهد المبذول للحصول على أعلى درجة من الفعالية

5 أيام 25 ساعة تدريبية

مقدمة:                                                                                

سوف تُحسِّن هذه الدورة من مهارات المتدربين ومعارفهم، فكثيراً ما تفشل المشروعات وذلك ليس بسبب نقص المهارات الفنية لدى القائمين على المشروع، ولكن بسبب عدم كفاية التنسيق والتكامل والتواصل والتحكم في أنشطة المشروع والأشخاص وأصحاب المصلحة والمقاولين، يعزو ذلك في الأساس إلى عدم قدرة العديد من مديري المشروعات على تطبيق أدوات وأساليب تنسيق ومراقبة المشروعات الحديثة بما يضمن نجاح مشروعاتهم، فضلاً عن عدم قدرتهم على إدارة الموارد البشرية المخصصة للمشروع، وعدم قدرتهم على تحفيز تلك الموارد.

فبالإضافةً إلى الخسائر المالية التي تتكبدها المؤسسة، هناك العديد من هذه المشروعات التي تعجز عن تحقيق الجودة المطلوبة للنتائج المرجوَّة من المشروع، والذي يُعد نتيجة مباشرة لعدم الكفاية في تحديد متطلبات العملاء والمستخدمين النهائيين ومعرفتها والتخطيط لها ومراقبتها. عند هذا المستوى من مستويات الإدارة ، يتعامل مديرو المشروعات والبرامج مع المقاصد والأهداف الاستراتيجية للشركة بدرجة أكبر، والتي عادة ما تتعلق بالأعمال الاستراتيجية والقرارات المالية التي تؤثر في نجاح المؤسسة وكفاءتها بوجه عام. لذلك؛ يصبح كلٌ من: التكامل والاستفادة النافعة من الموارد المؤسسية، وتطبيق مهارات إدارة محفظة المشروعات، أمرين حاسمين في التنفيذ الفعَّال والناجح للمشروعات.

الموضوعات التي يُسلَّط عليها الضوءُ في الدورة التدريبية:

• تنسيق المشروعات وتكاملها والأشخاص والموردون وأصحاب المصلحة.
• تحديد متطلبات المشروع بشكل استباقي بناءً على أهداف العمل.
• فهم ما يلزم لتصبح منسقَ مشروعاتٍ ناجحاً وفعَّالاً.
• اختيار فرق العمل وإدارتها، والتخطيط للمشروعات، والتحكم فيها بنجاح.
• تجنب العوائق والمشكلات الشائعة التي تواجه إدارة المشروعات.
• فهم وممارسة الأساليب الفعَّالة لتنسيق المشروعات بما يمكن من إتمامها بنجاح وتسليمها في موعدها المُحدد.

الأهداف التدريبية:

• اكتساب المعرفة بشأن الأساليب المستخدمة في تخطيط المشروعات والتحكم فيها.
• تحديد متطلبات المستخدم النهائي وتصميمها ودمجها بمنهجية مُنظَّمة في المشروع.
• تحديد مصادر الخطر، وتعلُّم كيفية الحد من المخاطر المحتملة والتعامل مع الشكوك.
• التعرف على كيفية إدارة وثائق وتقارير المشروع.
• وضع أنظمة فعَّالة لمراقبة الأداء والتحكم فيه.
• اختيار الموارد البشرية وتطويرها وإدارتها بفعالية.

الفئة المستهدفة:

• مديري المشروعات.
• جميع الموظفين المهنيين المتخصصين في مجال المشروعات.
• مهندسي تخطيط المشروعات ومديريها.
• كبار الموظفين المهنيين المتخصصين في التحكم في المشروعات وخدمات الأعمال الذين يتحملون مسؤولية تخطيط الجداول الزمنية للمشروعات والتكاليف والتحكم فيها لدى العملاء والشركات المتعاقدة.

 المحاور التدريبية:

اليوم التدريبي الأول: إطار عمل إدارة المشروعات والهياكل التنظيمية والنظم والعمليات

• مُقدِّمة عن إدارة المشروعات.
• ما هو المشروع؟
• تعريف مدير المشروعات.
• أصحاب المصلحة.
• تهيئة الأوضاع لمواءمة المشروع مع الاستراتيجية.
• مجالات المعرفة وتدفق عمليات المشروع.
• القيود الثلاثة.
• إدارة البرامج وإدارة المحافظ.
• إدارة البرامج وإدارة المشروعات.
• العوامل البيئية المؤسسية.
• أصول العملية التنظيمية.

العناصر الأساسية في دورة حياة إدارة المشروعات

• عمليات إدارة المشروعات.
• مجموعة العمليات الأولية.
• مجموعة عمليات التخطيط.
• مجموعة عمليات التنفيذ.
• مجموعة عمليات المراقبة والتحكم.
• مجموعة العمليات الختامية.

إدارة تكامل المشروع

• ما هي إدارة تكامل المشروع؟
• إعداد ميثاق المشروع.
• الهياكل التنظيمية.
• التنظيم الوظيفي.
• التنظيم المصفوفي القوي والضعيف والمتوازن.
• التنظيم المشروعي.
• تأثيرات الهيكل التنظيمي على المشروعات.

اليوم التدريبي الثاني: تعريف متطلبات المستخدم النهائي وتطويرها وإدارة نطاق المشروعات

• ماذا تعرف عن إدارة نطاق المشروعات؟
• تخطيط النطاق.
• بيان النطاق.
• تعريف النطاق.
• تحليل أصحاب المصالح.
• الأهداف الرئيسية للمشروع.
• هيكل تقسيم العمل.
• التحقق من النطاق.
• التحكم في النطاق.

اختيار فريق عمل المشروع وتطويره

• حلقة التواصل.
• مراحل تطوير الفريق.
• آليات تطوير الفريق.
• أنواع السُلْطَة / الصلاحية.
• هرم ماسلو للاحتياجات الإنسانية.
• إدارة الموارد البشرية في المشروعات.
• تعريف الفريق.

اليوم التدريبي الثالث: طُرق اختيار المشروع وإدارة الوقت

• اختيارات المشروع.
• صافي القيمة الحالية.
• تكلفة الفرصة البديلة.
• معدل العائد الداخلي.
• فترة الاسترداد.
• نسبة الفائدة إلى التكلفة.
• ماذا تعرف عن إدارة وقت المشروع؟
• تعريف النشاط.
• التجزئة.
• قائمة الأنشطة.
• سمات وتسلسل النشاط.
• أسبقية أسلوب الرسم التخطيطي.
• طريقة المخطط السهمي.
• تحديد الاعتمادية.
• تطبيق نظام التعجيل و التأخير.
• جدول شبكة المشروعات.
• تقدير موارد النشاط.
• توفر الموارد.
• التقدير من أسفل إلى أعلى.
• متطلبات موارد النشاط.
• تقدير مدة النشاط.
• التقدير المُنَاظِر.
• التقدير البارامتري.
• التحليل الاحتياطي.
• التقديرات ثلاثية النقاط.
• تطوير الجدول الزمني.
• طريقة المسار الحرج.
• ضغط والتحكم في الجدول الزمني.

اليوم التدريبي الرابع: تعريف جودة المشروعات وتحليل المخاطر والطوارئ

• إدارة جودة المشروعات
• ما هي إدارة جودة المشروعات؟
• تخطيط الجودة.
• إدارة الجودة.
• ضمان ومراقبة جودة الأداء.
• مخطط السبب والتأثير.
• خرائط المراقبة.
• خارطة سير المعلومات.
• مخطط باريتو.
• مخطط الاتجاه.

تحليل المخاطر والطوارئ الخاصة بالمشروع

• ما هي المخاطر؟
• عملية إدارة المخاطر.
• نموذج إدارة المخاطر.
• تحديد حالات الخطر المحتملة.
• أساليب التحليل النوعي وشبه الكمي للمخاطر.
• مصفوفات المخاطر وتقييم المخاطر.
• تطوير خطة إدارة المخاطر التصاعدية.
• التحديد الكمي التفصيلي للمخاطر وتحديد أولوياتها.
• مفاهيم القيمة النقدية المتوقعة.
• تحديد المخاطر والقيمة النقدية المتوقعة.
• تسجيل المخاطر.
• مصفوفة الاحتمالات و التأثير.
• تخطيط الاستجابة للمخاطر.
• استراتيجيات تخطيط الاستجابة للمخاطر.
• خطة الطوارئ.

اليوم التدريبي الخامس: إدارة التقدم في المشروع والتحكم فيه وإتمام المشروع

• إعداد تقارير إدارة المشروع.
• القيم المكتسبة EV.
• مصطلحات القيمة المكتسبة الرئيسية.
• دمج الجدول الزمني والتكاليف.
• تقرير حالة المشروع.
• تباين الجدول الزمني SV.
• تباين التكاليف CV.
• مؤشر الأداء الزمني SPI.
• مخطط اتجاه مؤشر الأداء الزمني.
• مؤشر أداء التكلفة CPI.
• الفترة و التكلفة المُقدَّرة عند الانتهاء من المشروع.
• إتمام المشروع.