حقيبة تدريبية
دورة استراتيجيات التخطيط والتنظيم الإداري والتوجيه وإدارة الأزمات
Strategies for Planning, Administrative Organizing, Directing and Crisis Management
5 أيام، 25 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل والحالات العملية Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- استمارة تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم إنفوجرافيك)
المقدمة:
تعمل المؤسسات اليوم في بيئات تتسم بالتغير السريع وتزايد المخاطر والاضطرابات، مما يجعل التكامل بين التخطيط والتنظيم والتوجيه وإدارة الأزمات ضرورة أساسية لضمان استمرارية الأعمال وتحقيق الأهداف. فالتخطيط يحدد الاتجاه والنتائج المطلوبة، والتنظيم يوزع الأدوار والموارد والصلاحيات، والتوجيه يحفز الأفراد ويقود التنفيذ، بينما توفر إدارة الأزمات القدرة على الاستعداد للمواقف الاستثنائية والاستجابة لها والتعافي من آثارها، تقدم الدورة منهجية متكاملة لبناء الخطط الاستراتيجية والتشغيلية، وتصميم الهياكل والعمليات، وقيادة الفرق وتوجيهها، وتحليل المخاطر وإعداد خطط الاستجابة واستمرارية الأعمال. كما تتناول تطبيقات التحول الرقمي وتحليل البيانات والذكاء الاصطناعي في استشراف المخاطر والإنذار المبكر ودعم القرارات أثناء الأزمات.
الهدف العام:
- تمكين المشاركين من تطبيق استراتيجيات متكاملة في التخطيط والتنظيم الإداري والتوجيه، وبناء قدرات مؤسسية فعّالة لإدارة المخاطر والأزمات واستمرارية الأعمال، بما يعزز سرعة الاستجابة وجودة القرارات والمرونة المؤسسية والقدرة على التعافي والتحسين المستمر.
الأهداف التفصيلية:
- تطبيق أدوات التخطيط الاستراتيجي والتشغيلي وتحويل الأهداف إلى خطط قابلة للتنفيذ والقياس.
- تصميم الهياكل والعمليات وتوزيع الأدوار والصلاحيات بما يرفع كفاءة الأداء المؤسسي.
- تطوير مهارات التوجيه والقيادة والتواصل والتحفيز وإدارة فرق العمل.
- تحديد المخاطر وتحليلها وبناء السيناريوهات ومؤشرات الإنذار المبكر.
- إعداد خطط إدارة الأزمات والطوارئ واستمرارية الأعمال والتعافي.
- توظيف التقنيات الرقمية والبيانات والذكاء الاصطناعي في المتابعة والاستجابة واتخاذ القرار.
الفئة المستهدفة:
- المديرون والقادة ورؤساء الأقسام والوحدات الإدارية.
- مديرو المكاتب والعمليات والمشروعات والمؤسسات الصغيرة والمتوسطة.
- العاملون في إدارات التخطيط الاستراتيجي والتطوير المؤسسي.
- مسؤولو إدارة المخاطر والأزمات والطوارئ واستمرارية الأعمال.
- المشرفون وقادة فرق الاستجابة والاتصال المؤسسي.
- الموظفون المرشحون لتولي المناصب الإدارية والقيادية.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول:
الجلسة الأولى: التخطيط الإداري والاستراتيجي في البيئات المتغيرة
أهداف الجلسة:
- التعرف على مستويات التخطيط وعلاقتها بالوظائف الإدارية.
- تحليل البيئة المؤسسية وتحديد القضايا والأولويات.
- الربط بين الأهداف الاستراتيجية والخطط التشغيلية.
محاور الجلسة:
- مفهوم التخطيط وخصائصه وأهميته في تحقيق الأهداف.
- مستويات التخطيط: الاستراتيجي والتكتيكي والتشغيلي.
- صياغة الرؤية والرسالة والقيم والأهداف المؤسسية.
- تحليل البيئة باستخدام PESTLE وSWOT وتحليل أصحاب المصلحة.
- صياغة الأهداف وفق SMART والأهداف والنتائج الرئيسية OKRs.
- تحويل الأهداف الاستراتيجية إلى مبادرات وخطط تشغيلية.
الجلسة الثانية: التخطيط المرن والسيناريوهات وإدارة المخاطر
أهداف الجلسة:
- توظيف الاستشراف والسيناريوهات في التخطيط.
- تحديد المخاطر والفرص المرتبطة بالأهداف.
- إعداد خطط بديلة تستجيب للتغيرات والاضطرابات.
محاور الجلسة:
- التخطيط بالسيناريوهات في حالات عدم اليقين.
- تحليل الافتراضات والمتغيرات الحرجة.
- تحديد المخاطر وتحليلها وتقييمها وفق ISO 31000.
- مصفوفة الاحتمالية والأثر وخريطة المخاطر.
- تصميم مؤشرات المخاطر الرئيسية ومؤشرات الإنذار المبكر.
- ورشة عمل: إعداد خطة مرنة مدعومة بالسيناريوهات والبدائل.
اليوم التدريبي الثاني:
الجلسة الأولى: التنظيم الإداري وتصميم الهياكل والصلاحيات
أهداف الجلسة:
- تطبيق خطوات التنظيم الإداري الفعّال.
- اختيار الهيكل التنظيمي الملائم لطبيعة العمل.
- تحديد العلاقات والأدوار والصلاحيات بوضوح.
محاور الجلسة:
- مفهوم التنظيم الإداري ومبادئه وعلاقته بالتخطيط.
- تحديد الأنشطة وتجميع الوظائف وبناء الوحدات التنظيمية.
- الهياكل الوظيفية والقطاعية والمصفوفية والشبكية والرشيقة.
- نطاق الإشراف والمركزية واللامركزية.
- مصفوفة المسؤوليات RACI ومصفوفة تفويض الصلاحيات.
- الحوكمة والمساءلة ومنع تضارب الأدوار والاختصاصات.
الجلسة الثانية: تنظيم العمليات والموارد وفرق العمل
أهداف الجلسة:
- تحليل العمليات وإعادة تنظيم إجراءات العمل.
- توزيع الموارد وفق الأولويات والاحتياجات.
- بناء فرق عمل مرنة قادرة على مواجهة الاضطرابات.
محاور الجلسة:
- رسم خرائط العمليات وتحليل تدفق العمل.
- تبسيط الإجراءات وإعادة هندسة العمليات.
- تصميم إجراءات العمل القياسية SOPs.
- تخطيط الموارد البشرية والمالية والتقنية.
- تشكيل فرق العمل وتحديد الأدوار وآليات التنسيق.
- التنظيم الرقمي وإدارة فرق العمل الحضورية والافتراضية.
اليوم التدريبي الثالث:
الجلسة الأولى: التوجيه والقيادة الفعّالة لتنفيذ الخطط
أهداف الجلسة:
- توضيح دور التوجيه في تحويل الخطط إلى نتائج.
- اختيار الأسلوب القيادي المناسب للأفراد والمواقف.
- تعزيز الالتزام والمساءلة داخل فرق العمل.
محاور الجلسة:
- مفهوم التوجيه وعناصره وعلاقته بالقيادة والإشراف.
- أنماط القيادة: التحويلية والتشاركية والظرفية.
- تحديد التوقعات وتوزيع المهام ومتابعة الإنجاز.
- التفويض والتمكين وبناء المساءلة.
- التحفيز المادي والمعنوي وتعزيز المبادرة.
- التغذية الراجعة وإدارة الأداء وتصحيح الانحرافات.
الجلسة الثانية: الاتصال واتخاذ القرار وإدارة الفرق تحت الضغط
أهداف الجلسة:
- تطوير الاتصال الفعّال في المواقف العادية والاستثنائية.
- إدارة الخلافات والضغوط داخل فرق العمل.
- اتخاذ قرارات رشيدة في ظل نقص المعلومات.
محاور الجلسة:
- الاتصال الإداري الفعّال وتدفق المعلومات.
- مهارات الاستماع وطرح الأسئلة وإدارة الاجتماعات.
- إدارة الصراعات والخلافات وضغوط العمل.
- بناء الثقة والسلامة النفسية داخل الفريق.
- اتخاذ القرار تحت الضغط وتجنب التحيزات المعرفية.
- محاكاة: توجيه فريق عمل يواجه موقفاً ضاغطاً.
اليوم التدريبي الرابع:
الجلسة الأولى: منظومة إدارة الأزمات والجاهزية المؤسسية
أهداف الجلسة:
- التمييز بين المخاطر والحوادث والطوارئ والأزمات والكوارث.
- تحديد مراحل إدارة الأزمة ومتطلبات الجاهزية.
- بناء قدرة مؤسسية للرصد والإنذار المبكر.
محاور الجلسة:
- مفاهيم المخاطر والحوادث والطوارئ والأزمات والكوارث.
- أنواع الأزمات وخصائصها ودورة حياتها.
- مراحل إدارة الأزمة: الوقاية، الاستعداد، الاستجابة والتعافي.
- تحليل أسباب الأزمات والعوامل المؤدية إلى تصاعدها.
- نظم الرصد والإنذار المبكر ومستويات التصعيد.
- تقييم مستوى النضج والجاهزية المؤسسية للأزمات.
الجلسة الثانية: بناء خطط الأزمات والطوارئ واستمرارية الأعمال
أهداف الجلسة:
- تحديد الخدمات والعمليات الحرجة للمؤسسة.
- إعداد خطة متكاملة للاستجابة واستمرارية الأعمال.
- تشكيل فرق إدارة الأزمة وتحديد صلاحياتها.
محاور الجلسة:
- متطلبات خطة إدارة الأزمات وفق ISO 22361.
- تحليل أثر انقطاع الأعمال BIA وتحديد العمليات الحرجة.
- أهداف زمن التعافي RTO ونقاط استعادة البيانات RPO.
- استراتيجيات استمرارية الأعمال وفق ISO 22301.
- تشكيل فريق إدارة الأزمة وهيكل القيادة والسيطرة.
- إعداد سيناريوهات الاستجابة وخطط الطوارئ والاتصال والتعافي.
اليوم التدريبي الخامس:
الجلسة الأولى: قيادة الاستجابة والاتصال أثناء الأزمات
أهداف الجلسة:
- تفعيل خطة الاستجابة وتنسيق الموارد والجهات المعنية.
- إدارة المعلومات والاتصال في أثناء الأزمة.
- اتخاذ القرارات وتحديثها وفق تطورات الموقف.
محاور الجلسة:
- تفعيل الخطة وتحديد مستويات التصعيد وإعلان الأزمة.
- قيادة الحوادث وتوزيع الأدوار وفق ISO 22320.
- إنشاء غرفة العمليات وإدارة سجل الأحداث والقرارات.
- إدارة الموارد وتنسيق الاستجابة مع الأطراف الخارجية.
- الاتصال أثناء الأزمات والتعامل مع الإعلام والشائعات.
- استخدام المنصات الرقمية والذكاء الاصطناعي في تحليل الموقف.
الجلسة الثانية: التعافي والتعلم المؤسسي والمحاكاة التطبيقية
أهداف الجلسة:
- إدارة التعافي واستعادة العمليات والخدمات.
- تقييم الاستجابة واستخلاص الدروس المستفادة.
- اختبار الخطة من خلال تمرين محاكاة متكامل.
محاور الجلسة:
- الانتقال من الاستجابة إلى التعافي واستعادة النشاط.
- ترتيب أولويات استعادة الخدمات والموارد والأنظمة.
- إدارة الآثار البشرية والتشغيلية والمالية والسمعة المؤسسية.
- تقييم ما بعد الأزمة وتحليل الأسباب الجذرية.
- تحديث الخطط والإجراءات وتنفيذ برامج التدريب والاختبار.
- المشروع الختامي: محاكاة أزمة وإعداد تقرير التحسين والتعافي.
