حقيبة تدريبية
دورة المشتريات الطبية
Medical Procurement
5 أيام، 25 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل «التمارين والحالات العملية» Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- نموذج تقييم الدورة التدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم إنفوجرافيك)
الهدف العام:
تنمية قدرة المشاركين على تخطيط وشراء الأدوية والمستلزمات والأجهزة الطبية، وتقييم الموردين والعروض، ومتابعة التوريد بما يحقق الجودة وتوافر المنتجات وحسن استخدام الموارد.
الأهداف التفصيلية:
بنهاية الدورة، يُتوقع أن يكون المشارك قادرًا على:
- تصنيف المشتريات الطبية وتحديد متطلبات كل فئة.
- تقدير الاحتياجات وإعداد خطة شراء مرتبطة بالاستهلاك والمخزون والميزانية.
- صياغة مواصفات فنية واضحة بالتعاون مع المختصين السريريين والفنيين.
- تقييم أهلية الموردين والتحقق من وثائق المنتج ومتطلبات الجودة.
- مقارنة العروض على أساس الجودة والتكلفة الكلية وشروط التوريد.
- إعداد ضوابط الاستلام والفحص والتعامل مع حالات عدم المطابقة.
- متابعة أداء الموردين ومخاطر انقطاع الإمداد.
- استخدام البيانات والأدوات الرقمية لتحسين قرارات الشراء وإعداد التقارير.
الفئة المستهدفة:
- العاملون في المشتريات والتوريد بالمستشفيات والمجمعات الطبية
- مديرو المخازن
- الصيادلة المشاركون في لجان الشراء
- مهندسو الأجهزة الطبية
- العاملون في إدارات الجودة والمالية والعقود ذات الصلة بالمشتريات الطبية.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول: تخطيط المشتريات الطبية وتحديد الاحتياجات
الجلسة الأولى: مدخل إلى المشتريات الطبية ودورتها التشغيلية
أهداف الجلسة:
- التمييز بين فئات المشتريات الطبية ومتطلبات شرائها.
- تحديد أدوار الجهات المشاركة في قرار الشراء.
محاور الجلسة:
- خصوصية شراء الأدوية والمستلزمات والأجهزة الطبية والخدمات المرتبطة بها.
- مراحل دورة الشراء من طلب الاحتياج إلى تقييم أداء المورد.
- أدوار المشتريات والصيدلة والأقسام السريرية والهندسة الطبية والمالية والجودة.
- مبادئ النزاهة والشفافية وتوثيق القرارات وتضارب المصالح.
- العلاقة بين قرارات الشراء وسلامة المرضى واستمرارية الخدمة.
الجلسة الثانية: تقدير الاحتياجات وإعداد خطة الشراء
أهداف الجلسة:
- تحليل بيانات الاستهلاك والمخزون لتقدير الاحتياج.
- إعداد خطة شراء أولية تراعي الأولويات ومواعيد التوريد.
محاور الجلسة:
- مصادر بيانات الطلب: الاستهلاك التاريخي، حجم الخدمات، الخطط التشغيلية والمشروعات الجديدة.
- تحديد الحد الأدنى للمخزون ونقطة إعادة الطلب مع مراعاة مدة التوريد.
- تصنيف الأصناف بحسب أهميتها وقيمتها ومخاطر انقطاعها.
- مواءمة الاحتياجات مع الميزانية والقدرة التخزينية.
- تطبيق عملي: إعداد خطة شراء مختصرة لمجموعة أصناف طبية.
اليوم التدريبي الثاني: المواصفات الفنية وضمان الجودة
الجلسة الأولى: إعداد المواصفات وطلبات الشراء
أهداف الجلسة:
- صياغة مواصفات تسمح بالمقارنة العادلة بين العروض.
- تحديد متطلبات تشغيل الأجهزة الطبية ودعمها بعد الشراء.
محاور الجلسة:
- وصف الاستخدام السريري والمتطلبات الفنية ومستوى الأداء المطلوب.
- تحديد العبوة، ومدة الصلاحية المتبقية عند التسليم، وظروف النقل والحفظ عند الاقتضاء.
- مواصفات الأجهزة: التركيب، التدريب، الضمان، الصيانة وقطع الغيار.
- تجنب المواصفات المقيدة للمنافسة من دون مبرر فني.
- تطبيق عملي: مراجعة طلب شراء وتصحيح مواصفاته.
الجلسة الثانية: تأهيل الموردين والتحقق من جودة المنتجات
أهداف الجلسة:
- وضع معايير لتأهيل الموردين وتقييمهم.
- تحديد الوثائق وفحوص المطابقة المطلوبة بحسب نوع المنتج.
محاور الجلسة:
- تقييم قدرة المورد على التوريد والدعم والاستجابة للشكاوى.
- التحقق من وثائق المنتج والتسجيل أو الترخيص وفق المتطلبات المعمول بها.
- متطلبات التتبع والتشغيلات وتواريخ الصلاحية حيث تنطبق.
- ضمان الجودة في سلسلة التوريد، بما يشمل المنتجات الحساسة للحرارة.
- التعامل مع مؤشرات المنتجات غير المطابقة أو المشتبه بها.
اليوم التدريبي الثالث: المنافسة وتقييم العروض والتعاقد
الجلسة الأولى: طرح المشتريات وتحليل العروض
أهداف الجلسة:
- اختيار أسلوب شراء مناسب لطبيعة الاحتياج.
- بناء نموذج واضح لتقييم العروض الفنية والمالية.
محاور الجلسة:
- إعداد طلبات عروض الأسعار ووثائق المنافسة.
- معايير القبول الفني ومتطلبات الجودة ومواعيد التسليم.
- تقييم العروض وفق معايير محددة مسبقًا.
- التكلفة الكلية للملكية في شراء الأجهزة: الشراء والتشغيل والصيانة والتدريب.
- توثيق نتائج التقييم وأسباب الترسية.
- تطبيق عملي: مقارنة ثلاثة عروض لمستلزم أو جهاز طبي.
الجلسة الثانية: التفاوض وإدارة العقود الطبية
أهداف الجلسة:
- تحديد البنود التي تحتاج إلى تفاوض وتوثيق.
- صياغة مؤشرات لمتابعة التزامات المورد.
محاور الجلسة:
- التفاوض على السعر والجودة والتسليم والضمان وخدمات ما بعد البيع.
- بنود العقد المتعلقة بالمواصفات والقبول والاستبدال والجزاءات.
- اتفاقيات مستويات الخدمة للأجهزة والصيانة والتوريد المتكرر.
- إدارة تغيّر الاحتياجات والتأخر في التسليم.
- متابعة تنفيذ العقد وحفظ مراسلاته وسجلاته.
اليوم التدريبي الرابع: الاستلام والمخزون ومخاطر الإمداد
الجلسة الأولى: الاستلام والفحص وربط المشتريات بالمخازن
أهداف الجلسة:
- تطبيق خطوات الاستلام والتحقق من المطابقة.
- توثيق حركة المنتجات والتعامل مع عدم المطابقة.
محاور الجلسة:
- مطابقة أمر الشراء مع الكميات والوثائق والمنتجات المستلمة.
- فحص العبوات والصلاحية والتشغيلات وظروف النقل بحسب طبيعة الصنف.
- تسجيل المنتجات وربط بياناتها بنظام المخزون.
- إجراءات العزل والإرجاع والاستبدال عند عدم المطابقة.
- التنسيق بين المشتريات والمخازن والصيدلة والجهات المستخدمة.
- تطبيق عملي: معالجة حالة توريد تحتوي على أصناف غير مطابقة.
الجلسة الثانية: استمرارية التوريد وإدارة المخاطر
أهداف الجلسة:
- تحديد مخاطر انقطاع المنتجات الحرجة.
- وضع بدائل وإجراءات استجابة قابلة للتنفيذ.
محاور الجلسة:
- أسباب تأخر التوريد ونقص الأصناف وتقلب الطلب.
- تحديد الأصناف الحرجة والموردين البديلين.
- أثر مدة التوريد والصلاحية وظروف الحفظ في قرار الشراء.
- متابعة التنبيهات والشكاوى وعمليات السحب بالتنسيق مع المختصين.
- إعداد خطة استجابة لانقطاع صنف طبي أساسي.
اليوم التدريبي الخامس: التحول الرقمي وقياس أداء المشتريات
الجلسة الأولى: البيانات والأدوات الرقمية في المشتريات الطبية
أهداف الجلسة:
- توظيف البيانات لتحسين التخطيط والمتابعة.
- تحديد استخدامات مناسبة للذكاء الاصطناعي مع مراجعة النتائج بشريًا.
محاور الجلسة:
- أنظمة طلبات الشراء والموافقات والعقود والمخزون.
- لوحات متابعة الإنفاق والاستهلاك ومواعيد التوريد.
- استخدام التحليلات للتنبؤ الأولي بالاحتياجات ورصد الأنماط غير المعتادة.
- استخدام الذكاء الاصطناعي في تلخيص العروض والمساعدة في المقارنة، مع التحقق من المصادر والمواصفات.
- حماية بيانات المشتريات وضبط صلاحيات الوصول وسجل القرارات.
الجلسة الثانية: تقييم الموردين والتحسين المستمر
أهداف الجلسة:
- بناء مؤشرات لقياس أداء المشتريات والموردين.
- إعداد خطة تحسين انطلاقًا من نتائج التقييم.
محاور الجلسة:
- مؤشرات الأداء: الالتزام بالتسليم، المطابقة، توافر الأصناف، مدة دورة الشراء والتكلفة.
- تحليل شكاوى الجهات المستخدمة وحالات الإرجاع وعدم المطابقة.
- مراجعة أداء الموردين واتخاذ الإجراءات التصحيحية.
- إعداد تقرير موجز يربط النتائج بالتوصيات.
- المشروع الختامي: إعداد ملف شراء متكامل لصنف أو جهاز طبي، من تحديد الاحتياج حتى خطة متابعة المورد.
