حقيبة تدريبية
الدورة المستندية للمخازن والمستودعات والرقابة عليها
Documentation Workflow and Controls for Stores and Warehouses
5 أيام، 25 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل "التمارين والحالات العملية" Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- نموذج تقييم الدورة التدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم إنفوجرافيك)
الهدف العام:
تمكين المشاركين من تصميم الدورة المستندية للمخازن وتنفيذها والرقابة عليها، بما يضمن توثيق حركة الأصناف، ودقة الأرصدة، وإمكانية تتبع العمليات واكتشاف الأخطاء ومعالجتها.
الأهداف التفصيلية:
بنهاية الدورة، يُتوقع أن يكون المشارك قادرًا على:
- رسم مسار المستندات من طلب الصنف حتى صرفه أو إرجاعه أو استبعاده.
- تحديد البيانات والموافقات والمسؤوليات المطلوبة لكل عملية مخزنية.
- مراجعة مستندات الاستلام والفحص والإيداع والصرف والتحويل والمرتجعات.
- مطابقة المستندات مع الحركة الفعلية وسجلات المخزون.
- تنظيم سجلات الأصناف وإجراءات الجرد وتسوية الفروقات.
- تطبيق ضوابط الفصل بين المهام وصلاحيات الاعتماد والتعديل.
- استخدام الأنظمة الإلكترونية والترميز لدعم التوثيق والتتبع.
- إعداد تقارير رقابية تكشف العمليات غير المكتملة والتأخير والفروقات.
الفئة المستهدفة:
- مديرو المستودعات ومشرفوها
- أمناء المخازن
- العاملون في مراقبة المخزون والمشتريات والاستلام
- المحاسبون والمراجعون الداخليون المعنيون بحركة المخزون وضبطها.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول: تصميم الدورة المستندية والضوابط الأساسية
الجلسة الأولى: مدخل إلى الدورة المستندية للمخازن
أهداف الجلسة:
- تحديد دور المستندات في ضبط حركة الأصناف.
- التمييز بين مستند العملية وسجل المخزون والتقرير الرقابي.
محاور الجلسة:
- مفهوم الدورة المستندية وعلاقتها بالدورة الفعلية للصنف.
- مراحل حركة الصنف: الطلب، الشراء، الاستلام، التخزين، الصرف والتسوية.
- المستندات الورقية والسجلات الإلكترونية.
- خصائص المستند الجيد: الرقم المرجعي، التاريخ، الصنف، الكمية، الجهة، والتوقيعات أو الاعتمادات.
- تطبيق عملي: رسم خريطة مستندية لصنف من طلبه حتى صرفه.
الجلسة الثانية: المسؤوليات والصلاحيات والرقابة الداخلية
أهداف الجلسة:
- توزيع مسؤوليات إعداد المستندات ومراجعتها واعتمادها.
- تحديد نقاط الرقابة في مسار المستند.
محاور الجلسة:
- الفصل بين طلب الصنف واعتماده واستلامه وحفظه وتسجيله.
- مستويات الموافقة وحدود الصلاحيات.
- ضبط تسلسل أرقام المستندات ومنع التكرار أو الحذف غير المبرر.
- معالجة المستندات الناقصة والعمليات التي تتم خارج الإجراء المعتمد.
- تطبيق عملي: إعداد مصفوفة مسؤوليات وموافقات لعملية مخزنية.
اليوم التدريبي الثاني: مستندات التوريد والاستلام والإيداع
الجلسة الأولى: طلبات الاحتياج وأوامر الشراء والاستلام
أهداف الجلسة:
- مراجعة ترابط مستندات الطلب والشراء والتسليم.
- توثيق الكميات المستلمة والفروقات.
محاور الجلسة:
- طلب الاحتياج ومستند الموافقة وأمر الشراء.
- إشعار وصول المواد ومحضر الاستلام الأولي.
- مطابقة الصنف والكمية والمواصفات مع أمر الشراء.
- توثيق النقص والزيادة والتلف والتسليم الجزئي.
- الربط بين أمر الشراء وإثبات الاستلام وفاتورة المورد.
- تطبيق عملي: مراجعة ملف توريد يحتوي على فروقات في الكميات.
الجلسة الثانية: الفحص والإيداع وتحديث سجلات الأصناف
أهداف الجلسة:
- توثيق نتيجة الفحص والقبول أو الرفض.
- تسجيل المواد المقبولة في موقعها ورصيدها الصحيحين.
محاور الجلسة:
- محضر الفحص وإشعار قبول المواد أو عدم مطابقتها.
- سند الإضافة إلى المخزون وتحديد موقع التخزين.
- بطاقة الصنف والسجل الإلكتروني وحركة الرصيد.
- توثيق أرقام التشغيلات أو الأرقام التسلسلية وتواريخ الصلاحية عند الحاجة.
- حفظ الروابط بين مستندات الشراء والاستلام والفحص والإيداع.
اليوم التدريبي الثالث: مستندات الصرف والتحويل والمرتجعات
الجلسة الأولى: طلبات الصرف والتسليم الداخلي
أهداف الجلسة:
- تنفيذ الصرف بموجب طلب معتمد.
- إثبات خروج الصنف وتسلمه وتحديث رصيده.
محاور الجلسة:
- طلب صرف المواد وسند الصرف وإثبات التسليم.
- التحقق من الجهة الطالبة والصنف والكمية والصلاحية.
- الصرف الكلي والجزئي والطلبات العاجلة.
- ربط الصرف بمركز التكلفة أو المشروع أو الجهة المستفيدة.
- معالجة الصرف غير الموثق أو تأخر تسجيله.
- تطبيق عملي: استكمال ملف صرف ناقص وتحديد مواضع الخلل.
الجلسة الثانية: التحويلات والمرتجعات والاستبعاد
أهداف الجلسة:
- توثيق انتقال الأصناف بين المواقع.
- التمييز بين الإرجاع للمخزن والإرجاع للمورد والاستبعاد.
محاور الجلسة:
- سند التحويل بين المخازن وإثبات استلام الجهة المنقول إليها.
- سند إرجاع المواد غير المستخدمة إلى المخزن.
- مستندات الإرجاع إلى المورد وأسبابها.
- محاضر التلف أو الفقد أو انتهاء الصلاحية وإجراءات اعتماد الاستبعاد.
- أثر كل عملية في الأرصدة والتقارير والمحاسبة.
اليوم التدريبي الرابع: الجرد والتسويات والمراجعة الرقابية
الجلسة الأولى: مستندات الجرد ومطابقة الأرصدة
أهداف الجلسة:
- إعداد ملف جرد قابل للمراجعة.
- تحديد الفروقات بين الرصيد الدفتري والفعلي.
محاور الجلسة:
- أوامر الجرد وكشوف العد ومحاضر إعادة العد.
- الجرد الشامل والجرد الدوري الجزئي.
- وقف الحركة أو ضبطها أثناء الجرد.
- مطابقة الكميات والمواقع وحالة الأصناف.
- توثيق الفروقات قبل إجراء أي تعديل في الرصيد.
- تطبيق عملي: تحليل كشف جرد واستخراج الفروقات.
الجلسة الثانية: تسوية الفروقات والتحقق من الالتزام
أهداف الجلسة:
- تحليل أسباب فروقات المخزون.
- إعداد تسوية موثقة ومعتمدة.
محاور الجلسة:
- أسباب الزيادة والعجز: أخطاء الإدخال، التأخر في التسجيل، الفقد، أو الصرف غير المكتمل.
- محضر التحقيق في الفروقات ومستند التسوية.
- صلاحيات الموافقة على تعديل الأرصدة.
- عينات المراجعة وتتبع العملية إلى مستندها الأصلي.
- مؤشرات رقابية: المستندات المعلقة، العمليات المتأخرة، والفروقات المتكررة.
اليوم التدريبي الخامس: الدورة الإلكترونية والتطوير العملي
الجلسة الأولى: أتمتة المستندات والتتبع الإلكتروني
أهداف الجلسة:
- تحويل خطوات الدورة المستندية إلى إجراءات إلكترونية.
- تحديد متطلبات التتبع وسجل التعديلات.
محاور الجلسة:
- إنشاء الطلبات والموافقات وسندات الحركة في النظام.
- ترميز الأصناف والمواقع واستخدام الباركود عند ملاءمته.
- ربط عمليات الاستلام والصرف والتحويل والجرد بالسجلات الإلكترونية.
- صلاحيات المستخدمين، وسجل التعديلات، والمرفقات الرقمية.
- تقارير التنبيه عن العمليات غير المعتمدة أو غير المكتملة.
الجلسة الثانية: تصميم دورة مستندية متكاملة ومراجعتها
أهداف الجلسة:
- إعداد دورة مستندية واضحة لمستودع نموذجي.
- اختبار قدرتها على كشف الأخطاء وتتبع العمليات.
محاور الجلسة:
- تحديد النماذج والسجلات المطلوبة ونقاط الربط بينها.
- إعداد مخطط سير الإجراءات ومصفوفة المسؤوليات.
- تحديد نقاط الاعتماد والمطابقة والتقارير الرقابية.
- مراجعة حالات الاستثناء: استلام جزئي، صرف عاجل، مرتجع، وفارق جرد.
- المشروع الختامي: تقديم دورة مستندية متكاملة لصنف من طلب شرائه حتى جرده، مع تحديد المستند والمسؤول ونقطة الرقابة في كل مرحلة.
