حقيبة تدريبية
دورة أساليب إعداد وترسـية العطاءات والمناقصات
Tender Preparation, Evaluation and Award: Methods and Skill
5 أيام، 25 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل "التمارين والحالات العملية" Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- نموذج تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم إنفوجرافيك)
المقدمة:
تعتمد كفاءة المناقصات على جودة التخطيط والوثائق، ووضوح معايير التقييم، وسلامة إجراءات المفاضلة والترسية. وتؤكد الممارسات الحديثة أهمية إعلان منهجية التقييم وأوزانها مسبقًا، وتقييم عناصر الجودة والمخاطر والتكلفة بما يلائم طبيعة المنافسة ويحقق القيمة مقابل المال، تطوّر الحقيبة مهارات المشاركين في إدارة دورة المناقصة من تحديد الاحتياج إلى الترسية وإبرام العقد، مع توظيف المنصات الرقمية والذكاء الاصطناعي لدعم إعداد الوثائق والتحليل، وتكييف التطبيقات النظامية وفق الدولة والجهة المستهدفة.
الهدف العام:
تمكين المشاركين من إعداد وإدارة العطاءات والمناقصات وتقييم العروض وترسيتها بكفاءة وشفافية، باستخدام الأساليب المهنية والأدوات الرقمية، بما يحقق المنافسة العادلة والقيمة مقابل المال ويحد من المخاطر والثغرات الإجرائية والتعاقدية.
الأهداف التفصيلية:
بنهاية الدورة، يُتوقع أن يكون المشارك قادرًا على:
- التمييز بين أساليب المنافسة والتعاقد واختيار المناسب منها.
- تخطيط المناقصة وتحديد الاحتياج والتكلفة التقديرية والجدول الزمني.
- إعداد كراسة شروط ومواصفات واضحة ومتكاملة.
- صياغة شروط التأهيل ومعايير التقييم وأوزانها.
- إدارة الطرح الإلكتروني والاستفسارات والتعديلات واستقبال العروض.
- تطبيق إجراءات فتح العروض وفحص استيفائها.
- تقييم العروض الفنية والمالية وفق المعايير المعلنة.
- استخدام الأدوات الرقمية والذكاء الاصطناعي مع التحقق من المخرجات.
- إدارة الإيضاحات والتفاوض في الحالات المسموح بها.
- إعداد تقارير التقييم وتوصيات الترسية بصورة موثقة.
- ربط العرض الفائز والالتزامات المتفق عليها بوثائق العقد.
- تحليل مخاطر المنافسة وإعداد إجراءات لتحسينها.
الفئة المستهدفة:
- مديرو وموظفو المشتريات والمناقصات والعقود.
- رؤساء وأعضاء لجان إعداد الوثائق وفتح العروض وتقييمها.
- المختصون الفنيون المشاركون في إعداد المواصفات.
- المستشارون والباحثون القانونيون المعنيون بالتعاقد.
- مسؤولو المشاريع والمالية والميزانية.
- المراجعون الداخليون ومسؤولو الحوكمة والامتثال.
- مسؤولو إعداد العروض لدى الجهات الموردة.
- المرشحون للعمل في المشتريات والمناقصات.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول: حوكمة المناقصات والتخطيط للمنافسة
الجلسة الأولى: الإطار المهني والنظامي للعطاءات والمناقصات
أهداف الجلسة:
- توضيح مفاهيم المناقصات وأساليب التعاقد.
- تحديد مسؤوليات اللجان وأصحاب الصلاحية.
- تطبيق مبادئ النزاهة والشفافية وتكافؤ الفرص.
محاور الجلسة:
- مفهوم المناقصة والعطاء والفرق بين المناقصات والمزايدات.
- المنافسة العامة والمحدودة وطلب عروض الأسعار والتعاقد المباشر وضوابط كل أسلوب.
- التشريعات والسياسات المنظمة وفق الدولة والجهة المستهدفة.
- أدوار لجان الإعداد والفتح والتقييم والترسية وفصل المهام.
- تعارض المصالح وسرية المعلومات وعدالة التعامل مع المتنافسين.
- المتطلبات الأساسية للتوثيق والمراجعة ومسار التدقيق.
- تطبيق عملي: تحليل حالة منافسة وتحديد أسلوب التعاقد ومواطن المخاطر.
الجلسة الثانية: التخطيط للمناقصة وتحليل الاحتياج والسوق
أهداف الجلسة:
- تحديد نطاق الاحتياج والنتائج المطلوبة.
- تحليل السوق والتكلفة ومخاطر التوريد.
- إعداد خطة زمنية واقعية للمنافسة.
محاور الجلسة:
- مراجعة الاحتياج والمخزون والعقود القائمة والبدائل.
- تحديد نطاق العمل والكميات والمخرجات والجهات المستفيدة.
- دراسة سوق الموردين وقدراتهم ومستوى المنافسة.
- إعداد التكلفة التقديرية وتحليل التكلفة الكلية للملكية.
- اختيار التأهيل المسبق أو اللاحق وفق طبيعة المنافسة.
- الجدولة والاعتمادات والموافقات ومخاطر التأخير.
- تطبيق عملي: إعداد خطة مناقصة تتضمن النطاق والتكلفة والمواعيد والمخاطر.
اليوم التدريبي الثاني: إعداد وثائق المنافسة ومعايير التقييم
الجلسة الأولى: صياغة كراسة الشروط والمواصفات
أهداف الجلسة:
- إعداد وثائق مترابطة تقلل الغموض والخلافات.
- صياغة مواصفات قابلة للتحقق والقبول.
- تحديد الشروط المؤثرة في التنفيذ والتكلفة.
محاور الجلسة:
- مكونات كراسة الشروط والمواصفات وتعليمات المتنافسين.
- المواصفات الفنية والوظيفية ومتطلبات الأداء.
- صياغة نطاق العمل والمخرجات والجداول والكميات.
- تجنب الاشتراطات غير المبررة والمواصفات الموجهة لمورد معين.
- شروط التسليم والفحص والقبول والدفع والضمان.
- استخدام الذكاء الاصطناعي لإعداد مسودات وكشف التناقضات، مع المراجعة الفنية والنظامية.
- تطبيق عملي: مراجعة كراسة افتراضية وتصحيح الثغرات والغموض فيها.
الجلسة الثانية: تصميم شروط التأهيل ومنهجية تقييم العروض
أهداف الجلسة:
- التمييز بين شروط القبول ومعايير المفاضلة.
- اختيار معايير ترتبط مباشرة بأولويات المنافسة.
- بناء نموذج تقييم واضح وقابل للتطبيق.
محاور الجلسة:
- شروط الأهلية والقدرة الفنية والمالية والخبرة.
- معايير الاستيفاء بنظام القبول أو الرفض.
- المعايير الفنية النوعية والأوزان وأدلة الإثبات المطلوبة.
- تقييم الجودة والمنهجية وفريق العمل والمخاطر والاستدامة عند ملاءمتها.
- اختيار منهجية المفاضلة المالية واحتساب تكلفة دورة الحياة.
- اختبار النموذج قبل الطرح لمنع التكرار والتحيز وصعوبة التطبيق.
- تطبيق عملي: بناء مصفوفة تقييم واختبارها على عروض تجريبية.
اليوم التدريبي الثالث: الطرح الرقمي واستقبال العروض وفحصها
الجلسة الأولى: إدارة الإعلان والاستفسارات والتعديلات إلكترونيًا
أهداف الجلسة:
- إدارة الطرح الإلكتروني بصورة منظمة.
- ضمان إتاحة المعلومات بالتساوي للمتنافسين.
- ضبط إصدارات الوثائق والمواعيد.
محاور الجلسة:
- إعداد إعلان المنافسة وإتاحة الوثائق عبر المنصات المعتمدة.
- تنظيم الزيارات الميدانية والاجتماعات التوضيحية عند الحاجة.
- استقبال الاستفسارات وإصدار إيضاحات موحدة.
- إدارة تعديلات الوثائق وتمديد المواعيد وفق الضوابط.
- متطلبات تقديم العروض الفنية والمالية والضمانات.
- صلاحيات الوصول وسرية الملفات وإثبات وقت التقديم.
- تطبيق عملي: محاكاة طرح إلكتروني وإدارة استفسار يستلزم تعديل وثيقة المنافسة.
الجلسة الثانية: فتح العروض والتحقق من الاستيفاء
أهداف الجلسة:
- تطبيق إجراءات فتح العروض وتوثيقها.
- فحص المستندات ومتطلبات الاستيفاء.
- التعامل مع الحالات الاستثنائية وفق الضوابط المعتمدة.
محاور الجلسة:
- إجراءات الفتح ومحاضره والفصل بين الملفات بحسب منهجية المنافسة.
- التحقق من صلاحية العرض والتوقيع والضمان والمستندات.
- العروض المتأخرة وسحب العروض وتعديلها وفق النظام.
- التمييز بين النقص الجوهري والنقص القابل للاستكمال وفق القواعد المعتمدة.
- طلب الإيضاحات دون السماح بتغيير جوهر العرض أو منح أفضلية.
- توثيق المطابقة الأولية وأسباب الاستبعاد.
- تطبيق عملي: فحص حزمة عروض وإعداد محضر فتح وقائمة تحقق للاستيفاء.
اليوم التدريبي الرابع: التقييم الفني والمالي ودعم القرار
الجلسة الأولى: التقييم الفني وإدارة عمل اللجان
أهداف الجلسة:
- تطبيق المعايير المعلنة باتساق وموضوعية.
- توثيق الدرجات بالأدلة والمبررات.
- استخدام الأدوات الرقمية لدعم التحليل.
محاور الجلسة:
- توزيع أعمال التقييم وإدارة السرية وتعارض المصالح.
- فحص المطابقة الفنية وتقييم الحلول والمنهجيات والقدرات.
- توثيق أسباب الدرجات وربطها بأدلة العرض.
- معالجة اختلاف تقديرات المقيمين وفق آلية معتمدة.
- منع إدخال معايير جديدة أو تغيير الأوزان بعد الطرح.
- استخدام الذكاء الاصطناعي لاستخراج البنود وتلخيصها، مع حماية البيانات والتحقق البشري.
- تطبيق عملي: تقييم عروض فنية وإعداد تقرير مسبب بنتائج اللجنة.
الجلسة الثانية: التقييم المالي والإيضاحات والتفاوض المسموح
أهداف الجلسة:
- مقارنة العروض المالية على أساس موحد.
- تحليل الأسعار والمخاطر والتكلفة الكلية.
- تحديد حدود الإيضاحات والتفاوض أثناء المنافسة.
محاور الجلسة:
- مراجعة الأسعار والكميات والحسابات ومعالجة الأخطاء وفق الوثائق.
- توحيد أسس المقارنة للعملة والضرائب والخصومات حيث يلزم.
- احتساب التكلفة الكلية وتطبيق معادلات التقييم المعلنة.
- فحص العروض المنخفضة بصورة غير معتادة وطلب تبريراتها.
- التمييز بين الإيضاح والتفاوض وتعديل العرض.
- ضوابط التفاوض والعرض النهائي الأفضل في الحالات التي يسمح بها الإطار المعتمد.
- تطبيق عملي باستخدام Excel: مقارنة عروض وإعداد ترتيب نهائي موثق.
اليوم التدريبي الخامس: الترسية وإبرام العقد وتحسين الأداء
الجلسة الأولى: إعداد توصية الترسية واستكمال إجراءات التعاقد
أهداف الجلسة:
- إعداد توصية ترسية تستند إلى نتائج التقييم.
- استكمال الموافقات والإشعارات والمتطلبات السابقة للتعاقد.
- ضمان اتساق العقد مع وثائق المنافسة والعرض الفائز.
محاور الجلسة:
- عناصر تقرير التقييم النهائي ومبررات اختيار العرض.
- التحقق من الاعتمادات والصلاحيات وصلاحية العرض.
- معالجة التعادل أو عدم وجود عرض مستوفٍ وفق القواعد المعتمدة.
- إشعار النتائج وفترة التوقف والتظلمات حيث تنطبق.
- استكمال الضمان النهائي والمستندات والتوقيع وفق الإجراءات المعتمدة.
- إدراج الالتزامات والمخرجات المتعهد بها في العقد وتسليم ملفه لفريق التنفيذ.
- تطبيق عملي: إعداد ملف ترسية ومراجعة اتساق مسودة العقد مع العرض الفائز.
الجلسة الثانية: الرقابة الرقمية وقياس الأداء والمشروع الختامي
أهداف الجلسة:
- تحديد مؤشرات لقياس جودة دورة المناقصة وكفاءتها.
- تحليل المخاطر والدروس المستفادة.
- إعداد خطة تحسين قابلة للتنفيذ.
محاور الجلسة:
- مؤشرات زمن المنافسة وعدد العروض ونسبة الاستيفاء والإلغاء.
- تحليل أسباب ضعف المشاركة والتظلمات وتأخر الترسية.
- الأرشفة الرقمية وسجلات القرارات وإدارة إصدارات الوثائق.
- رصد أنماط العروض والمنافسات التي تستدعي التحقق والمراجعة.
- حوكمة الذكاء الاصطناعي: السرية والإنصاف وقابلية التفسير والمساءلة؛ وهي متطلبات تؤكدها OECD في تطبيقات المشتريات العامة. OECD
- تحديث النماذج وقوائم التحقق وإعداد خطة تحسين لمدة 90 يومًا.
- مشروع ختامي: إعداد ملف منافسة متكامل يتضمن كراسة شروط، ومصفوفة تقييم، ومحضر فتح، وتقرير تقييم، وتوصية ترسية.
