حقيبة تدريبية
دورة تخطيط وتحديد الاحتياجات لإدارة المشتريات
5 أيام، 25 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint.
- دليل المدرب Word.
- مذكرة المتدرب Word.
- أوراق العمل «التمارين والحالات العملية» Word.
- الاختبار القبلي والبعدي Word.
- الدليل التعريفي للحقيبة Word.
- نموذج تقييم دورة تدريبية Word.
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل "بتصميم إنفوجرافيك"
الهدف العام:
تمكين المشاركين من تحديد وتحليل الاحتياجات الشرائية وإعداد خطط مشتريات مرتبطة بالأهداف المؤسسية والموازنات، باستخدام تحليل البيانات والأدوات الرقمية والذكاء الاصطناعي، وتطبيق أساليب اختيار الموردين وإدارة التعاقدات والرقابة على الأداء؛ بما يحقق القيمة مقابل المال ويعزز الجودة واستمرارية التوريد.
الأهداف التفصيلية:
- تفسير الدور الاستراتيجي لإدارة المشتريات وعلاقتها بالإدارات الأخرى.
- تحديد الاحتياجات الشرائية والتحقق من مبرراتها وأولوياتها.
- صياغة مواصفات فنية ونطاقات عمل ومعايير قبول قابلة للقياس.
- تحليل بيانات الإنفاق والاستهلاك والمخزون لدعم التخطيط الشرائي.
- تطبيق أساليب التنبؤ بالاحتياجات وتحديد كميات وتوقيتات الشراء.
- إعداد خطة مشتريات سنوية مرتبطة بالموازنة ومواعيد التنفيذ.
- اختيار أساليب الشراء المناسبة وفق طبيعة الاحتياج والسياسات المعتمدة.
- تقييم الموردين والعروض باستخدام معايير فنية ومالية ومصفوفات موزونة.
- توظيف الأدوات الرقمية والذكاء الاصطناعي في أعمال المشتريات بضوابط واضحة.
- تحديد متطلبات الشراء الخارجي والدفع والشحن والتخليص الجمركي.
- إعداد مؤشرات أداء وخطط لمعالجة مخاطر المشتريات وتحسين إجراءاتها.
الفئة المستهدفة:
- مديرو ورؤساء أقسام المشتريات والعقود.
- أخصائيو ومشرفو المشتريات والتوريد.
- مسؤولو تخطيط الاحتياجات والمخزون والمستودعات.
- العاملون في سلاسل الإمداد والخدمات اللوجستية.
- أعضاء لجان إعداد المواصفات وفتح العروض وتقييمها.
- مسؤولو الموازنات والرقابة المالية المرتبطون بالمشتريات.
- الموظفون المرشحون لتولي مسؤوليات في إدارة المشتريات.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول: الدور الاستراتيجي للمشتريات وتحديد الاحتياجات
الجلسة الأولى: إدارة المشتريات الحديثة والحوكمة الشرائية
أهداف الجلسة:
- توضيح دور المشتريات في تحقيق الأهداف المؤسسية.
- تحديد المسؤوليات والضوابط المنظمة للعمل الشرائي.
محاور الجلسة:
- تطور وظيفة المشتريات من تنفيذ الطلبات إلى إدارة القيمة والمخاطر.
- أهداف إدارة المشتريات: الجودة والتكلفة والتوقيت واستمرارية التوريد.
- تنظيم إدارة المشتريات: المركزية واللامركزية والنموذج الهجين.
- التكامل بين المشتريات والمالية والمستودعات والإدارات الطالبة.
- دورة المشتريات من تحديد الاحتياج إلى الاستلام والدفع.
- الصلاحيات ومصفوفة المسؤوليات وفصل المهام.
- أدوار لجان إعداد المواصفات وفتح العروض والتقييم والترسية.
- أخلاقيات المهنة وتعارض المصالح وسرية المعلومات.
- تطبيق عملي: رسم دورة مشتريات وتحديد نقاط الرقابة والمسؤوليات.
الجلسة الثانية: جمع الاحتياجات وتحليلها وصياغة المواصفات
أهداف الجلسة:
- تحديد الاحتياجات الفعلية والتحقق من ضرورتها.
- إعداد متطلبات شراء واضحة وقابلة للتقييم.
محاور الجلسة:
- مصادر الاحتياجات: الخطط التشغيلية والمشروعات والصيانة والاستهلاك.
- جمع احتياجات الإدارات باستخدام نماذج موحدة وورش عمل مشتركة.
- التمييز بين الاحتياج الفعلي والرغبة الشرائية والطلب غير المبرر.
- مراجعة المخزون والعقود القائمة قبل اعتماد طلبات الشراء.
- تصنيف الاحتياجات حسب الأهمية والإلحاح وتأثيرها في استمرارية العمل.
- صياغة المواصفات الفنية والوظيفية ونطاق العمل.
- تحديد الكميات ومواعيد التسليم ومعايير الفحص والقبول.
- تجنب المواصفات المقيدة للمنافسة والمتطلبات الزائدة.
- تطبيق عملي: تحويل طلب شراء غير مكتمل إلى وثيقة احتياج قابلة للاعتماد.
اليوم التدريبي الثاني: تحليل البيانات والتنبؤ بالاحتياجات
الجلسة الأولى: تحليل الإنفاق والاستهلاك والمخزون
أهداف الجلسة:
- تحليل البيانات لتحديد أنماط الإنفاق وفرص التحسين.
- استخدام بيانات المخزون في ترشيد الاحتياجات الشرائية.
محاور الجلسة:
- مصادر بيانات المشتريات وجودتها وطرق تنظيفها وتوحيدها.
- تحليل الإنفاق حسب الفئة والمورد والإدارة والفترة الزمنية.
- تصنيف الأصناف باستخدام تحليل ABC وتحديد أولويات المتابعة.
- تحليل تكرار الطلبات والمشتريات الطارئة والشراء خارج العقود.
- ربط الاستهلاك بالمخزون المتاح والطلبات المفتوحة.
- تحديد الأصناف الراكدة وبطيئة الحركة وبدائل استخدامها.
- تحليل تركز الإنفاق والاعتماد على مورد واحد.
- استخدام Excel وPower Query في إعداد تقارير المشتريات.
- تطبيق عملي: تحليل بيانات إنفاق واستخراج فرص لتجميع الطلبات وخفض التكلفة.
الجلسة الثانية: التنبؤ بالطلب وتحديد كميات وتوقيتات الشراء
أهداف الجلسة:
- تطبيق أساليب مناسبة للتنبؤ بالاحتياجات.
- تحديد توقيتات وكميات شراء تراعي مستوى الخدمة والمخاطر.
محاور الجلسة:
- الفرق بين الطلب المستقل والطلب المرتبط بخطط الإنتاج أو المشروعات.
- أساليب التنبؤ: المتوسطات المتحركة والاتجاهات والموسمية وتقديرات الخبراء.
- قياس دقة التنبؤ وتحديث التقديرات عند تغير الظروف.
- أثر زمن التوريد وتذبذب الطلب في التخطيط الشرائي.
- نقطة إعادة الطلب ومخزون الأمان والحدود الدنيا والعليا.
- كمية الطلب الاقتصادية وافتراضاتها وحدود استخدامها.
- تخطيط احتياجات المواد MRP وعلاقته بالمشتريات.
- استخدام أدوات التحليل والذكاء الاصطناعي لدعم التنبؤ ومقارنة السيناريوهات.
- تطبيق عملي: إعداد توقع للاحتياجات وجدول شراء في ثلاثة سيناريوهات للطلب.
اليوم التدريبي الثالث: إعداد خطة المشتريات واختيار أساليب الشراء
الجلسة الأولى: بناء خطة المشتريات والموازنة الشرائية
أهداف الجلسة:
- إعداد خطة مشتريات قابلة للتنفيذ والمتابعة.
- ربط الاحتياجات بالموازنة والأولويات المؤسسية.
محاور الجلسة:
- مكونات خطة المشتريات السنوية والربع سنوية.
- تجميع احتياجات الإدارات والتحقق من عدم الازدواجية.
- تقسيم المشتريات إلى فئات وتحديد استراتيجية كل فئة.
- المفاضلة بين الشراء والتأجير والاستعانة بمصادر خارجية.
- تقدير التكلفة الكلية للملكية: الشراء والتشغيل والصيانة والتخلص.
- إعداد الموازنة ومراعاة التضخم وتقلب الأسعار والعملات.
- الجدولة العكسية من موعد الحاجة إلى موعد بدء إجراءات الشراء.
- الاتفاقيات الإطارية وتجميع الطلبات لتحقيق وفورات مناسبة.
- تطبيق عملي: إعداد خطة مشتريات تتضمن التكلفة والتوقيت والمسؤوليات والمخاطر.
الجلسة الثانية: أساليب الشراء وإعداد وثائق طلب العروض
أهداف الجلسة:
- اختيار أسلوب الشراء الملائم لطبيعة الاحتياج.
- إعداد وثائق واضحة تدعم المنافسة والتقييم الموضوعي.
محاور الجلسة:
- المناقصات والممارسات وطلب عروض الأسعار والشراء المباشر.
- ضوابط اختيار أسلوب الشراء وفق النظام والسياسات المعمول بها.
- الفرق بين طلب المعلومات RFI وطلب الأسعار RFQ وطلب المقترحات RFP.
- إعداد وثائق المنافسة: النطاق والمواصفات والشروط والجدول الزمني.
- تحديد معايير التقييم وأوزانها قبل استقبال العروض.
- إدارة الاستفسارات والتعديلات وضمان تكافؤ المعلومات للموردين.
- إجراءات استقبال العروض وفتحها وتوثيقها إلكترونياً.
- التمييز بين المنافسة على أقل سعر والمنافسة على أفضل قيمة.
- تطبيق عملي: إعداد طلب عروض ومصفوفة تقييم لاحتياج شرائي محدد.
اليوم التدريبي الرابع: الموردون والتعاقد والشراء الخارجي
الجلسة الأولى: تأهيل الموردين وتقييم العروض والتفاوض
أهداف الجلسة:
- تقييم الموردين والعروض وفق معايير قابلة للقياس.
- إعداد تفاوض شرائي يستند إلى البيانات والتكلفة الكلية.
محاور الجلسة:
- البحث عن الموردين وبناء قاعدة بيانات وتحديثها.
- التأهيل المسبق والتحقق من القدرات الفنية والمالية والتشغيلية.
- تقييم الجودة والطاقة الإنتاجية وزمن التوريد وخدمة ما بعد البيع.
- تحليل مخاطر الموردين والاستدامة واستمرارية الأعمال.
- فصل التقييم الفني عن المالي وفق إجراءات الجهة.
- استخدام المصفوفات الموزونة وتحليل التكلفة الكلية للعروض.
- إعداد أهداف التفاوض والبدائل وحدود الصلاحية.
- توثيق نتائج التقييم والتفاوض والتوصية بالترسية.
- تطبيق عملي: مقارنة ثلاثة عروض وإعداد توصية شراء مبررة.
الجلسة الثانية: إدارة التعاقدات ومتطلبات الشراء الخارجي
أهداف الجلسة:
- تحديد الشروط الأساسية التي تضبط تنفيذ عقد الشراء.
- فهم متطلبات الشحن والدفع والمستندات في المشتريات الدولية.
محاور الجلسة:
- الفروق التشغيلية بين الشراء المحلي والشراء الخارجي.
- بنود العقد: النطاق والسعر والتسليم والقبول والضمان والتغيير.
- مؤشرات أداء المورد واتفاقيات مستوى الخدمة ومعالجة الإخلال.
- توزيع التكاليف والمخاطر ومسؤوليات التسليم وفق Incoterms® 2020.
- أساسيات الاعتمادات المستندية والقواعد UCP 600.
- ضمانات الطلب والقواعد URDG 758، مع التمييز بينها وبين الاعتمادات المستندية.
- مستندات الشحن والفاتورة التجارية وقائمة التعبئة وشهادة المنشأ.
- إجراءات التخليص الجمركي بالتنسيق مع المختصين وفق متطلبات بلد الاستيراد.
- مخاطر النقل والتأمين وتقلب العملات والتأخر في التسليم.
- تطبيق عملي: إعداد قائمة تحقق لعملية شراء خارجي من التعاقد إلى الاستلام.
اليوم التدريبي الخامس: المشتريات الرقمية والرقابة والتحسين
الجلسة الأولى: التحول الرقمي والذكاء الاصطناعي في المشتريات
أهداف الجلسة:
- تحديد فرص رقمنة إجراءات المشتريات وأتمتتها.
- استخدام الذكاء الاصطناعي في مهام محددة مع التحقق من المخرجات.
محاور الجلسة:
- تكامل المشتريات مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسة ERP.
- منصات المشتريات الإلكترونية وبوابات الموردين والكتالوجات الرقمية.
- أتمتة طلبات الشراء والموافقات وأوامر الشراء.
- المطابقة الثلاثية بين أمر الشراء والاستلام والفاتورة.
- استخدام الذكاء الاصطناعي في مسودات المواصفات وطلبات العروض.
- تلخيص العروض والعقود واستخراج المعلومات للمراجعة البشرية.
- كشف أنماط الإنفاق غير المعتادة والتكرار في الطلبات.
- حماية بيانات الأسعار والموردين والتحقق من الدقة والتحيز.
- تطبيق عملي: إعداد مسودة وثيقة شراء بمساعدة الذكاء الاصطناعي ومراجعتها بقائمة تحقق.
الجلسة الثانية: قياس الأداء وإدارة المخاطر والمشروع الختامي
أهداف الجلسة:
- تصميم مؤشرات لقياس كفاءة التخطيط والتنفيذ الشرائي.
- إعداد خطة مشتريات متكاملة تتضمن الرقابة والتحسين.
محاور الجلسة:
- مؤشرات الأداء: زمن دورة الشراء والتسليم في الموعد ونسبة المشتريات الطارئة.
- قياس دقة التخطيط والالتزام بالموازنة ونسبة الشراء ضمن العقود.
- التمييز بين الوفورات المحققة وتجنب التكلفة وتحديد طريقة احتسابهما.
- إعداد لوحة متابعة للمشتريات باستخدام Excel أو Power BI.
- سجل مخاطر المشتريات وخطط التخفيف والبدائل.
- الرقابة على التجزئة غير المبررة للطلبات وتجاوز الصلاحيات.
- تطبيق مبادئ إدارة الجودة الشاملة والتحسين المستمر على إجراءات المشتريات.
- المشروع الختامي: إعداد وعرض خطة مشتريات تشمل الاحتياجات والموازنة والجدول الزمني وأسلوب الشراء ومعايير تقييم الموردين ومؤشرات الأداء.
- تقييم المشروع وتحديد إجراءات التحسين القابلة للتطبيق في جهة العمل.
